Naliczanie i rozliczanie wpłat do PPK wraz z kalkulatorem PPK – odpowiedzi na 20 pytań

Naliczanie i rozliczanie wpłat do PPK wraz z kalkulatorem PPK – odpowiedzi na 20 pytań
Dokument aktualny

Maciej Karpiński

19.10.2020

Wpłaty podstawowe, a także – jeśli je zadeklarowano – wpłaty dodatkowe do PPK są finansowane przez podmiot zatrudniający i uczestnika PPK. Wysokość wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych określa się procentowo od wynagrodzenia uczestnika PPK. Poznaj terminy, obowiązki pracodawcy i sprawdź, jak rozliczać wpłaty z ZUS i urzędem skarbowym.

Środki gromadzone w PPK stanowią prywatną własność uczestnika PPK.

Podmioty zatrudniające (którymi są w szczególności pracodawcy) są zobowiązane do tworzenia PPK i zapisania do PPK osób zatrudnionych (uczestników PPK). W tym celu podmioty zatrudniające muszą zawrzeć:

  • umowę o zarządzanie PPK – z instytucją finansową dopuszczoną do oferowania PPK (umieszczoną w ewidencji PPK) i prezentującą swoją ofertę na portalu emerytalnym (czyli w systemie teleinformatycznym, utworzonym w celu gromadzenia i udzielania informacji o funkcjonowaniu PPK) – w tej umowie określa się najważniejsze zasady gromadzenia i zarządzania środkami na rachunkach PPK;
  • umowę o prowadzenie PPK – z instytucją finansową, z którą wcześniej zawarto umowę o zarządzanie PPK – ta umowa określa szczegółowe warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi, deklarowania wpłat dodatkowych oraz składania dyspozycji dotyczących gromadzonych środków.

1. Czy trzeba być uczestnikiem PPK

Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne.

Ważne! 

Aby zapobiec ewentualnej presji, która mogłaby być wywierana na pracowników, przy podejmowaniu przez nich decyzji dotyczącej uczestnictwa w PPK, ustawodawca wprowadził zapis, zgodnie z którym osoby zatrudnione powinny być równo traktowane, bez względu na to, czy są one czy nie są uczestnikami PPK.

2. W jakich okolicznościach można skorzystać ze zwolnienia z obowiązku finansowania wpłat do PPK

Zarówno podmiot zatrudniający, jak i uczestnik PPK nie muszą finansować wpłat do PPK:

  • w okresie przestoju ekonomicznego, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 669), oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 2 pkt 2 tej ustawy,
  • w przypadku zaistnienia przesłanek niewypłacalności pracodawcy, o których mowa w ustawie z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 7),
  • w okresie przejściowego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej lub ograniczenia jej prowadzenia na skutek powodzi i braku środków na wypłatę wynagrodzeń dla pracowników, o których mowa w art. 23 ustawy z 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz.U. z 2019 r. poz. 1317 oraz z 2020 r. poz. 782).

W wyżej opisanych okolicznościach uczestnik PPK może jednak, jeżeli zechce, zadeklarować podmiotowi zatrudniającemu finansowanie przez siebie wpłaty podstawowej i wpłaty dodatkowej.

3. Jaka jest wysokość wpłat do PPK finansowanych przez podmiot zatrudniający

Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5% wynagrodzenia uczestnika PPK.

Ważne! 

Przez wynagrodzenie będące podstawą naliczenia wpłat do PPK należy rozumieć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, jednakże bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy (czyli ograniczenia dotyczącego rocznej podstawy wymiaru składek), oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

W związku z powyższym, w przypadku uczestników PPK będących pracownikami, podstawą naliczenia wpłat do PPK jest ich przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Podmiot zatrudniający może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Wpłata dodatkowa może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy obowiązujących w podmiocie zatrudniającym.

Przykład 1.

Pracownik, będący uczestnikiem PPK, otrzymał za dany miesiąc wynagrodzenie obejmujące następujące składniki: wynagrodzenie zasadnicze – 3.100 zł, dodatek funkcyjny – 400,00 zł i nagrodę – 1.000,00 zł, co w sumie daje kwotę 4.500,00 zł. W związku z tym, wpłata podstawowa do PPK finansowana przez pracodawcę wyniesie za ten miesiąc 67,50 zł (4.500,00 zł x 1,5%).

Przykład 2.

Pracodawca, korzystając z możliwości zróżnicowana wysokości wpłaty dodatkowej, którą wnosi na rzecz pracowników – uczestników PPK, ustalił, że kwota tej dopłaty będzie uzależniona od długości okresu zatrudnienia u tego pracodawcy, w następujący sposób:

  • pracownicy o okresie zatrudnienia od 0 do 5 lat – wpłata dodatkowa w wysokości 1,5% wynagrodzenia,
  • pracownicy o okresie zatrudnienia od 5 do 10 lat – wpłata dodatkowa w wysokości 2% wynagrodzenia,
  • pracownicy o okresie zatrudnienia powyżej 10 lat – wpłata dodatkowa w wysokości 2,5% wynagrodzenia.

4. Czy podmiot zatrudniający może zmienić wysokość wpłaty dodatkowej

Podmiot zatrudniający może zmienić wysokość wpłaty dodatkowej lub nawet zrezygnować z jej dokonywania – w formie zmiany umowy o zarządzanie PPK. Zmieniona wysokość wpłaty dodatkowej obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana zmiana.

5. Jaka jest wysokość wpłat do PPK finansowanych przez uczestnika PPK

Wpłata podstawowa do PPK, finansowana przez uczestnika PPK, wynosi – co do zasady –   2% wynagrodzenia. Może ona jednak ulec obniżeniu i wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 2 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2018 r. poz. 2177 oraz z 2019 r. poz. 1564).

Uczestnik PPK może ponadto zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia.

6. W jakiej formie należy określić wysokość obniżonej wpłaty podstawowej lub wpłaty dodatkowej uczestnika PPK

Wysokość wpłaty podstawowej w obniżonej kwocie (w przedziale: mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia) lub fakultatywnej wpłaty dodatkowej uczestnik PPK określa w deklaracji składanej podmiotowi zatrudniającemu.

Deklarację obniżonej wysokości wpłaty podstawowej uczestnik PPK może złożyć tylko w miesiącu, w którym jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł nie przekroczyło kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia.

Przykład 3.

W listopadzie pracownik otrzymał wynagrodzenie w kwocie 3.200,00 zł. Jeżeli przyjmiemy, że w okresie, w którym wypłacane jest pracownikowi to wynagrodzenie, kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę wynosi 2.800,00 zł (wysokość obowiązująca od 1 stycznia 2021 r.), to wynagrodzenie w kwocie 3.200,00 zł nie przekracza 1,2-krotności wynagrodzenia minimalnego (2.800,00 zł x 1,2 = 3.360,00 zł). W związku z powyższym w  miesiącu listopadzie pracownik może złożyć deklarację o obniżonej wysokości wpłaty podstawowej, wskazując np., że wyniesie ona 1% wynagrodzenia, czyli w omawianym przypadku 32,00 zł.

7. Czy uczestnik PPK może dokonać zmian w deklaracji o wysokości wpłat

Tak, uczestnik PPK może, w formie zmiany deklaracji:

  • zmienić wysokość obniżonej wpłaty podstawowej lub
  • zrezygnować z dokonywania wpłaty dodatkowej.

8. Czy uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK

Uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Deklaracja zawiera dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia. Rezygnacja z dokonywania wpłat do PPK nie wymaga zmiany umowy o prowadzenie PPK.

9. Co dalej w przypadku rezygnacji

O złożeniu deklaracji w sprawie rezygnacji z wpłat podmiot zatrudniający niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia deklaracji, informuje wybraną instytucję finansową prowadzącą PPK. Podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat za uczestnika PPK, który złożył deklarację, począwszy od miesiąca, w którym deklarację złożono. Wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi.

10. Czy można odwołać rezygnację z wpłat

Uczestnik PPK, który złożył deklarację w sprawie rezygnacji z wpłat do PPK, może w każdym czasie złożyć podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej wniosek o dokonywanie wpłat do PPK.

11. W jaki sposób dokonywane są wpłaty uczestnika PPK

Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu.

Ważne! 

Wpłaty uczestnika PPK, określone jako procent jego wynagrodzenia, są naliczane są od wynagrodzenia „brutto”, natomiast potrąca się je z wynagrodzenia „netto”, tzn. po potrąceniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne.

12. Kiedy należy rozpocząć dokonywanie wpłat do PPK

Wpłat do PPK, finansowanych przez podmiot zatrudniający i przez uczestnika PPK dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny między osobą zatrudnioną a instytucją finansową, wynikający z umowy o prowadzenie PPK.

13. Kto jest płatnikiem wpłat do PPK

Rolę płatnika ustawodawca powierzył podmiotowi zatrudniającemu, który jest zobowiązany do:

  • obliczenia i dokonania wpłat, finansowanych przez ten podmiot, do wybranej instytucji finansowej oraz
  • obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłat, finansowanych przez uczestnika PPK, do wybranej instytucji finansowej.

Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający.

14. W jakim terminie dokonuje się wpłat

Wpłaty do PPK dokonywane są w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

15. Kiedy następuje przedawnienie roszczeń z tytułu wpłat do PPK

Roszczenia z tytułu wpłat ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne.

Dotyczy to w szczególności roszczeń uczestników PPK w stosunku do podmiotów zatrudniających – z tytułu wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający. Roszczenia mogą też dotyczyć wpłaty podstawowej i dodatkowej, finansowanych przez samego uczestnika PPK, jeśli np. podmiot zatrudniający dokona obliczenia takich wpłat, a następnie potrąci je z wynagrodzenia uczestnika PPK, lecz nie odprowadzi ich do instytucji finansowej.

Przykład 4.

Jeżeli pracodawca nie dokona, na rzecz pracownika będącego uczestnikiem PPK, wpłat do PPK obliczonych w sierpniu 2022 r., to termin przedawnienia roszczenia pracownika o dokonanie wspomnianych wpłat zacznie biec od dnia 15 września 2022 r. (czyli od dnia, w którym najpóźniej należało przekazać wpłaty) i zakończy swój bieg w dniu 15 września 2027 r., czyli po 5 latach.

16. Kto rozstrzyga spory ze stosunków prawnych dotyczących PPK

Spory ze stosunków prawnych dotyczące obowiązków wynikających z ustawy oraz umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK rozstrzygają sądy powszechne. Powództwo wytacza się przed sąd pierwszej instancji, w którego okręgu uczestnik PPK ma miejsce zamieszkania lub w którego okręgu znajduje się siedziba podmiotu zatrudniającego albo siedziba jego oddziału.

17. Czym są wpłata powitalna i dopłata roczna

Obok wpłat podstawowych i dodatkowych, odprowadzanych przez podmiot zatrudniający i uczestnika PPK, w ustawie o PPK przewidziano zasilanie rachunku uczestnika PPK z trzeciego źródła – Funduszu Pracy – w formie jednorazowej wpłaty powitalnej oraz dopłaty rocznej, mającej charakter powtarzalny.

Wpłata powitalna została określona przez ustawodawcę jako stała kwota w wysokości 250,00 zł. Jest ona równa dla wszystkich uczestników PPK. Uprawnienie do tej wpłaty przysługuje uczestnikowi PPK, w imieniu i na rzecz którego zawarto umowę lub umowy o prowadzenie PPK i który przez co najmniej 3 pełne miesiące kalendarzowe jest uczestnikiem PPK, jeżeli w okresie uczestnictwa w PPK dokonano wpłat podstawowych finansowanych przez uczestnika PPK za co najmniej 3 miesiące.

Dopłatę roczną uczestnik PPK otrzymuje corocznie w wysokości 240,00 zł. Wspomniana dopłata przysługuje, jeżeli kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający oraz uczestnika PPK w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej kwocie wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku, co jest weryfikowane na podstawie informacji przekazanych przez ZUS.

Uczestnikowi PPK, który dokonuje wpłat podstawowych w obniżonej wysokości – w związku z osiąganiem wynagrodzenia w kwocie nie przekraczającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia – dopłata roczna przysługuje w przypadku, gdy kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający oraz uczestnika PPK w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej 25% kwoty wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku.

Za dany rok kalendarzowy uczestnik PPK może nabyć prawo tylko do jednej dopłaty rocznej, niezależnie od liczby prowadzonych dla niego rachunków PPK.

18. Czy przepisy określają maksymalny limit wpłat i dopłat

Tak, maksymalny limit wpłat i dopłat możliwych do dokonania na wszystkie rachunki PPK uczestnika PPK wynosi w danym roku kalendarzowym równowartość w złotych kwoty 50.000,00 dolarów amerykańskich, według średniego kursu dolara amerykańskiego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok kalendarzowy. Po przekroczeniu tego limitu dalsze wpłaty i dopłaty na rachunek PPK uczestnika PPK nie są dokonywane.

Ważne! 

W celu ustalenia, czy osiągnięto maksymalny limit wpłat i dopłat należy zsumować wszystkie wpłaty, finansowane zarówno przez podmiot zatrudniający, uczestnika PPK, jak i Fundusz Pracy – wpłaty podstawowe, wpłaty dodatkowe, wpłatę powitalną i dopłatę roczną.

19. Czy wpłaty do PPK podlegają oskładkowaniu i opodatkowaniu

Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. To oznacza, że wpłaty te nie są wynagrodzeniem w rozumieniu ustawy o PPK, w której wskazano, że przez wynagrodzenie rozumie się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Wpłaty podstawowe i dodatkowe, finansowane przez podmiot zatrudniający są przychodem uczestnika PPK w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podmiot zatrudniający jest zatem zobowiązany do naliczania i pobierania od tych wpłat zaliczek na podatek.

Przychód pracownika powstaje z chwilą przekazania wpłaty do instytucji finansowej. Zaliczkę na podatek należy pobrać od łącznych przychodów ze stosunku pracy.

20. Jak postąpić, gdy wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc nastąpi przed przekazaniem wpłaty do PPK

W przypadku, gdy pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za dany miesiąc, a wpłata do PPK finansowana przez pracodawcę została dokonana po wypłacie wynagrodzenia, płatnik nie ma już możliwości pobrania zaliczki. Wówczas płatnik nie może dokonać poboru zaliczki na podatek w następnym miesiącu (czy też w miesiącach kolejnych) po miesiącu, w którym dokonano wpłaty do PPK, gdyż nie ma ku temu podstawy prawnej. Nie ma również możliwości pobrania zaliczki na podatek przed powstaniem przychodu.

Jedynym dopuszczalnym rozwiązaniem jest w takich okolicznościach doliczenie przychodu pracownika z tytułu wpłaty do PPK (od którego nie odprowadzono zaliczki) do przychodu ze stosunku pracy wykazywanego w informacji PIT-11 za rok, w którym przychód powstał. Może to skutkować koniecznością wniesienia przez podatnika dopłaty podatku w rozliczeniu rocznym.

Autorem odpowiedzi jest: 

Maciej Karpiński

Maciej Karpiński

Maciej Karpiński

Specjalista z zakresu prawa pracy, zarządzania pracownikami i funkcjonowania samorządu terytorialnego. Prawnik. Wykładowca na kursach kadrowo-płacowych. Jego doświadczenie zawodowe obejmuje m. in. pracę na kierowniczych stanowiskach w działach personalnych banków oraz w komórkach audytu i kontroli, w samorządzie terytorialnym.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel