W jaki sposób pracodawca powinien udokumentować wybór instytucji finansowej i co stanowi potwierdzenie realizacji obowiązku terminowego zawarcia umowy o zarządzanie PPK
Jakie dokumenty powinien posiadać pracodawca, aby zawrzeć umowę o zarządzanie PPK oraz przedstawić je na potrzeby kontroli inspekcji pracy?
Zgodnie z postanowieniami ustawy o PPK wyboru instytucji finansowej dokonuje się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie zatrudniającym. Zatem niezbędnym jest udokumentowanie zawarcia porozumienia, albo podjęcia prób jego osiągnięcia, gdy nie zostanie zawarte.
Ponadto, skoro ustawodawca wymaga stosowania określonych kryteriów wyboru instytucji finansowej, należy posiadać dokument (uchwała zarządu, raport, wyciąg z analizy rynku, itp.) potwierdzający przeprowadzenie analizy ofert. Wreszcie podmiot zatrudniający powinien posiadać także egzemplarz umowy o zarzadzanie PPK określający strony umowy oraz datę jej zawarcia.
Oznacza to, że komplet dokumentów potwierdzających spełnienie obowiązków związanych z zawarciem umowy o zarzadzanie PPK powinien obejmować:
-
porozumienie o wyborze instytucji finansowej, lub dokument o braku porozumienia
-
raport z analizy ofert, wskazujący stosowanie ustawowych kryteriów
-
egzemplarz umowy o zarzadzanie PPK zawartej z instytucją finansową.
Możliwym jest także uzyskanie od instytucji finansowej potwierdzenia przekazania do Ewidencji PPK zgłoszenia zawarcia umowy o zarządzanie PPK.
-
art. 7, art. 10 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1342 ze zm.).
