PPK w jednostkach publicznych. Jak zadbać o właściwą integrację systemu kadrowo-płacowego z programem instytucji finansowej
Przygotowanie do wdrożenia PPK obejmuje również dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do obsługi programu. Mniejsze podmioty być może nie muszą korzystać z rozbudowanych funkcjonalności systemowych w tym zakresie, ale większe z pewnością powinny zadbać o komfort obsługi PPK i wdrożyć u siebie procedury, które pozwolą im w przyszłości ograniczać czas na czynności z tym związane. Warto, aby każdy pracodawca – już na początku drogi związanej z PPK – odpowiedział sobie na pytanie, czy jego system informatyczny został odpowiednio przygotowany do wdrażania tego projektu.
Przypomnijmy, że na początku 2021 roku do PPK przystępują – zgodnie z ustawą – kolejni pracodawcy. Tym razem są to jednostki sektora finansów publicznych oraz firmy zatrudniające poniżej 20 pracowników.
Dostosowanie systemów ważnym elementem wdrożenia PPK
Wdrożenie PPK u pracodawcy wiąże się m.in. z dostosowaniem systemu kadrowo-płacowego. Z reguły nie powinno to stanowić problemu. Każdy podmiot ma program do obsługi kadrowo-płacowej pracowników, który jest na bieżąco aktualizowany przez jego dostawcę. Warto więc zadać pytanie swojemu dostawcy oprogramowania: czy mój system kadrowo-płacowy jest już przygotowany do obsługi PPK i czy zmiana tej funkcjonalności będzie wiązała się z dodatkowymi kosztami.
Prawidłowe przygotowanie systemu pozwoli nam na bieżąco i w sposób automatyczny dbać o przesyłanie informacji do instytucji finansowej, która prowadzi PPK, zarządzać listami pracowników, uczestniczących w programie, a także terminowo odprowadzać wpłaty do PPK.
Z doświadczenia wiemy, że warto zwrócić uwagę na trzy aspekty związane z parametryzacją systemu:
1) wymianę plików z wybraną instytucją finansową,
2) ewidencję i rozliczanie wpłat,
3) obsługę wniosków składanych przez pracownika u pracodawcy.
Zwróćmy uwagę na sposób komunikacji
Warto, już na etapie wyboru partnera do zarządzania PPK, zastanowić się nad kwestią dostosowania swojego systemu księgowego do systemu udostępnianego przez instytucję finansową do obsługi PPK. Należy zwrócić uwagę na rozwiązania dostarczane przez nią w zakresie systemu oraz na to, czy i w jaki sposób umożliwia automatyzacje wymiany danych między systemami, naszym i instytucji finansowej.
Takie możliwości komunikacji daje między innymi interfejs API (application programming interface), który łączy system kadrowo-księgowy z aplikacją instytucji finansowej, bez konieczności dodatkowego logowania do tej aplikacji.
Innym rozwiązaniem umożliwiającym wymianę danych dotyczących PPK jest wymiana danych poprzez wczytywanie plików z danymi. Raport z takimi danymi generuje się w systemie kadrowym, a następnie zaczytuje się do udostępnionej przez instytucję finansową aplikacji. Oczywiście taki raport musi zostać przygotowany w ustalonym z nią formacie i zakresie danych.
Na rynku wiele podmiotów bazuje na standardzie wypracowanym przez Grupę Roboczą PPK, bazującym na formatach: xml i csv. Ale niektóre instytucje finansowe wprowadziły dodatkowe formaty, aby ułatwić pracodawcom zaczytywanie plików do aplikacji np. PKO TFI korzysta z szerokiego zakresu formatów, i obok wspominanych „xml” i „csv”, raporty można również przygotowywać w wersji Excel (xls i xlsx) oraz w formacie plików tekstowych („txt”). W ramach PPK w PKO TFI można również przygotować pełną integrację systemów za pośrednictwem API, aby wszystkie czynności związane z obsługą PPK realizować bezpośrednio w swoim systemie kadrowym.
Ewidencja i rozliczanie wpłat do PPK
Podobnie sprawa wygląda z ewidencją i rozliczaniem wpłat do PPK. Większość systemów kadrowo-płacowych jest raczej do tego dostosowana, gdyż firmy informatyczne, na bazie doświadczeń z wcześniejszych etapów wdrażania PPK, zaimplementowały już tę funkcjonalność w swoich systemach. Niemniej kwestia ta wymaga z pewnością potrzeby przeanalizowania jej przez dział IT.
Większość systemów placowych, zakładamy, uwzględnia nowe składniki wynagrodzenia (składki na PPK) i prawidłowo je nalicza, ale już z przekazywaniem danych do instytucji finansowej – może być różnie.
Koniecznie trzeba sprawdzić czy naliczone składki automatycznie będą widoczne w systemach instytucji finansowej, czy też trzeba wygenerować z systemu płacowego raport ze składkami, a później zaczytać go w aplikacji udostępnionej przez instytucję finansową i czy jest w ogóle dodana taka funkcjonalność. Dla naszego bezpieczeństwa warto to wszystko sprawdzić.
Obsługa dyspozycji uczestników PPK
Trzecim elementem jest obsługa dyspozycji związanych z PPK składanych przez pracowników u pracodawcy. Najczęściej są to dyspozycje wpłat dodatkowych, rezygnacji z odprowadzania wpłat do PPK, aktualizacja danych, dyspozycje finansowe, tj. zwroty i wypłaty. Trzeba wiedzieć, że większość systemów kadrowo-płacowych takich funkcjonalności z pewnością nie ma.
Zgodnie z ustawą o PPK, część dyspozycji jest składanych przez pracowników u pracodawcy, a część bezpośrednio w instytucji finansowej zarządzającej PPK. Te pierwsze dotyczą informacji, o których pracodawca musi wiedzieć, aby prawidłowo naliczać wpłaty do PPK tj. czy pracownik chce, aby były za niego odprowadzana wpłaty i w jakiej wysokości mają być odprowadzane wpłaty dodatkowe do PPK.
Wszelkie zamiany w tym temacie muszą być składane do pracodawcy. Ale jest też wiele dyspozycji, o których pracodawca nie musi koniecznie wiedzieć, tj. wskazanie uposażonych, zmiana subfunduszu, aktualizacja danych, a w niektórych przypadkach wręcz nie powinien wiedzieć np. wypłata związana z poważnym zachorowaniem. Takie dyspozycje są składane przez uczestników PPK bezpośrednio do instytucji finansowej. Większość zarządzających PPK udostępnia w tym celu swoje serwisy internetowe oraz zaprasza do swoich oddziałów.
Na pewno warto wybrać takiego partnera do PPK, który będzie gwarantował uczestnikom szeroki dostęp do rachunków PPK i ich obsługi. Przykładowo w ramach PPK w PKO TFI istnieje dostęp do rachunku zarówno za pośrednictwem strony PKO TFI (i-fundusze.pl), jak również serwisie transakcyjnym iPKO (www.ipko.pl) prowadzonym przez PKO Bank Polski oraz w ok. 1 000 oddziałów tego banku na terenie całego kraju. Łatwy dostęp do rachunku, możliwość skonsultowania zakresu dyspozycji z doradcą, na pewno zwiększa poczucie bezpieczeństwa dla uczestników PPK. I o ten aspekt obsługi PPK również warto zadbać.
Podsumowując wdrożenie i obsługa PPK dla wielu podmiotów będzie pewnym wyzwaniem. Z doświadczenia jednak wiem, że choć poważne jest to wyzwanie, każda firma daje sobie radę bez większych trudności. Zachęcam do wcześniejszego zgłębienia tematu PPK, tak aby z odpowiednim wyprzedzeniem zacząć przygotowania do wdrożenia. Wtedy nic nas nie zaskoczy w tym projekcie.
Marcin Urbański
Menedżer ds. Programów Emerytalnych
PKO TFI lider rynku PPK w Polsce
