Dojazdy pracownika do pracy z innej miejscowości a możliwość stosowania przez pracodawcę podstawowych kosztów uzyskania przychodów
Czy pracodawca jako płatnik podatku może nie brać pod uwagę faktu, że pracownicy mieszkają poza miejscem wykonywania pracy i przy naliczaniu wynagrodzeń odliczać podstawowe koszty uzyskania przychodu (111,25 zł)? Pracodawca będzie informował pracowników, że sami mogą odliczyć wyższe koszty uzyskania przychodu (139,06 zł) po zakończeniu roku podatkowego. Czy jest to zgodne z prawem?
Pracodawca stosuje miesięcznie zamiejscowe koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że pracownik złożył w tej sprawie pisemne oświadczenie. Jeżeli nie ma oświadczenia, pracodawca odlicza koszty podstawowe. Jednak gdy pracownik spełnia warunki uprawniające do wyższych kosztów, a w ciągu roku płatnik mu ich nie potrącał, to pracownik może je uwzględnić w zeznaniu rocznym.
1. Podwyższone koszty uzyskania przychodów - po spełnieniu ustawowych warunków
Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy wynoszą w 2011 r. 111,25 zł miesięcznie.
Jednak w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podwładny nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, koszty te mają wysokość 139,06 zł miesięcznie.
Zakład pracy, przy obliczaniu zaliczki na podatek, stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku dotyczącego miejsca zamieszkania. Oświadczenie pracownik może złożyć w dowolnym momencie roku podatkowego, a wówczas pracodawca stosuje zwiększone koszty począwszy od miesiąca złożenia oświadczenia (nie koryguje wcześniejszych miesięcy). Pracownik nie musi składać go ponownie, jeżeli stan faktyczny wynikający z pisma złożonego wcześniej nie uległ zmianie. Dopiero gdy pracownik powiadomi zakład pracy o przeprowadzce, która skutkuje brakiem prawa do wyższych kosztów, płatnik zaprzestaje uwzględniania ich przy obliczaniu miesięcznych zaliczek.
Zatem pracodawca może stosować uprzywilejowane koszty uzysku, jeżeli spełnione zostaną następujące warunki:
- miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
- pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
- pracownik złożył pisemne oświadczenie o miejscu zamieszkania.
2. Pracownik (podatnik) może wykazać podwyższone koszty w zeznaniu rocznym
Jeżeli pracownik nie dostarczy oświadczenia, pracodawca nie ma podstawy do rozliczania w ciągu roku kosztów dla osób dojeżdżających do pracy z innej miejscowości.
W sytuacji, gdy pracownik nie złożył w pracy oświadczenia, że dojeżdża, i w ciągu roku pracodawca przy obliczaniu zaliczek potrącał mu koszty w podstawowej wysokości, to pracownik w zeznaniu rocznym ma prawo wykazać zwiększone koszty, o ile oczywiście faktycznie dojeżdżał do pracy z innej miejscowości.
» art. 22 ust. 2 pkt 1, pkt 3, art. 32 ust. 3a, ust. 4, ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307).
Izabela Nowacka
