Mniej stresu przy PPK – pomoc dla działów kadr i biur rachunkowych

Wdrożeniem PPK w mniejszych firmach zwykle zajmuje się dział kadr lub księgowość. Wiele firm zleca temat swoim biurom rachunkowym. Prawie każda osoba, która ma odpowiadać za PPK, na początku ma obawy. Potem szuka praktycznej wiedzy i pomocy. Jeśli trafi na dobrego partnera, okazuje się, że nie taki diabeł straszny, jak go malują. Pod warunkiem, że wcześnie wybierze instytucję finansową i zaplanuje czas na wdrożenie. Przy dobrej współpracy okazuje się, że… większość zadań może wykonać instytucja finansowa i  system kadrowo-płacowy.

Najpierw warto zapoznać się z podstawowymi informacjami o PPK na oficjalnym portalu mojeppk.pl. Potem trzeba wybrać instytucję finansową, która poprowadzi nasze PPK. Wybór powinien być skonsultowany z pracownikami. Dobrym wyborem będzie Aviva Investors TFI – wiarygodna i doświadczona instytucja finansowa, która zapewnia duże wsparcie kadrowym i biurom rachunkowym.

Kolejnym krokiem jest zawarcie umowy o zarządzanie PPK. Określa ona warunki prowadzenia planu, ale nie zawiera jeszcze danych pracowników ani nie uruchamia obowiązku przekazywania wpłat do PPK. Nie ma więc sensu z tym zwlekać. Umowę z Aviva Investors TFI można zawrzeć całkowicie online, bez konieczności składania podpisów, a pracodawca otrzymuje potwierdzenie.

Na początek indywidualnego opiekuna klienta, który ma praktyczne doświadczenie przy wdrażaniu PPK w kilkudziesięciu firmach. Specjalista znany z imienia i nazwiska, do którego można  zadzwonić pod konkretny numer telefonu lub napisać maila, aby otrzymać potrzebne na danym etapie wsparcie techniczne i prawne.

Aviva udostępnia instruktaże i materiały wspierające pracodawcę, w tym wzorce wszystkich formularzy oraz harmonogramy wdrażania PPK. Są też gotowe materiały informacyjne dla pracowników oraz instrukcje dla księgowych i kadrowych. Eksperci Avivy organizują bezpłatne szkolenia online dla pracowników działów kadrowo-płacowych oraz webinaria dla pracowników. 

W rozmowach z kadrowymi o PPK dość szybko przechodzimy do sedna sprawy, czyli – jak przygotować system kadrowo-płacowy? Jak ograniczyć żmudną pracę?

Na początku warto sprawdzić, czy mamy aktualne i kompletne dane o pracownikach. W małej firmie nie zajmie to dużo czasu, a pozwoli uniknąć błędów i korekt.

Najlepiej, żeby stosowany system umożliwiał bezpośredni (bezplikowy) transfer danych i wpłat do systemu stosowanego przez instytucję finansową. Aviva zintegrowała swoje systemy do PPK z systemami Sage i Comarch. Jeśli firma posługuje się jednym z nich – będzie naprawdę łatwo. Można wręcz mówić o automatyzacji, co ułatwia też obsługę biurom rachunkowym. To oszczędność czasu, szybka i bezpieczna wymiana informacji oraz zmniejszenie kosztów. Jeśli firma ma inny system, przygotowaliśmy bezpłatną aplikację Serwis PPK do przekazywania plików z danymi i listami składek.

Potem zawieramy umowę o prowadzeniu PPK (do 10 listopada 2020 r.), do której załącznikiem jest lista pracowników-uczestników PPK. Pozostaje zebranie deklaracji w sprawie PPK i comiesięczne przekazywanie wpłat pracowników i pracodawcy do instytucji finansowej.

Aviva przejmuje też na siebie obowiązki związane z informowaniem pracowników na temat stanu ich indywidualnych rachunków PPK. Najwygodniejszy jest serwis online MojaAviva, który umożliwia pełny wgląd 24/7 w rachunek, a więc możliwość śledzenia wpłat pracownika i pracodawcy oraz bonusów od państwa, a także aktualną wartość zebranych środków. Są też dostępne zniżki dla uczestników PPK na inne produkty Avivy oraz platforma benefitowa.

Raz w roku Aviva wysyła do klientów pełną informację o ich wpłatach i stanie konta (tzw. list rocznicowy), a raz na kwartał newsletter inwestycyjny z informacją o wynikach i prostym opisem wydarzeń na rynku finansowym w danym kwartale.

Artykuł partnerski