Urlop zaległy pracownicy korzystającej z urlopów rodzicielskich
Pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim od 30 kwietnia do 16 września 2014 r. Wnioskuje o dodatkowy urlop macierzyński od 17 września do 28 października 2014 r. i urlop rodzicielski od 29 października 2014 do 28 kwietnia 2015 r. Proszę o odpowiedź jak liczyć wymiar urlopu takiej pracownicy za rok 2014 i za rok 2015? Za rok 2013 zostało pracownicy 9 dni urlopu – czy musimy wypłacić ekwiwalent?
Za okres przebywania na urlopach związanych z rodzicielstwem (urlopie macierzyńskim, dodatkowym macierzyńskim i rodzicielskim) pracownicy przysługuje urlop wypoczynkowy w pełnym wymiarze. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop jest możliwa wyłącznie w razie rozwiązania stosunku pracy.
Za urlopy rodzicielskie – pełny wymiar urlopu wypoczynkowego
Przepisy Kodeksu pracy określają katalog przesłanek, których wystąpienie powoduje proporcjonalne zmniejszenie wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika. Oprócz sytuacji nawiązania lub ustania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego (kiedy to wymiar urlopu oblicza się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w tym roku), roczny wymiar urlopu pracownika jest pomniejszany w razie trwającego co najmniej 1 miesiąc:
- urlopu bezpłatnego,
- urlopu wychowawczego,
- odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
- tymczasowego aresztowania,
- odbywania kary pozbawienia wolności,
- nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Jeżeli któryś z tych okresów (poza urlopem wychowawczym) przypada po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu – chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.
Wymieniony wyżej katalog jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że żadne inne nieobecności pracownika w pracy nie pomniejszają przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego. Zatem zarówno za okres przebywania na urlopie macierzyńskim, dodatkowym macierzyńskim, jak i rodzicielskim pracownica zachowuje prawo do pełnego rocznego wymiaru urlopu: 20 dni – jeśli posiada staż pracy krótszy niż 10 lat lub 26 dni – gdy ten staż wynosi co najmniej 10 lat.
Ekwiwalent tylko w razie ustania zatrudnienia
Zasadą jest, że pracownik wykorzystuje urlop wypoczynkowy, do którego nabył prawo, w trakcie trwania zatrudnienia w naturze. Dopiero w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Jeśli zatem pracownica po zakończeniu korzystania z urlopów będzie nadal pozostawała w stosunku pracy, nie ma podstaw do wypłaty ekwiwalentu za urlop z 2013 roku. Warto zauważyć, że ostateczny termin jego wykorzystania przypada na koniec III kwartału 2014 roku. Dopiero od następnego dnia (czyli od 1 października 2014 r.) zaczyna bieg 3-letni termin przedawnienia tego urlopu.
Urlop zaległy przedawnia się trochę później
Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 kp), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 kp), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 kp) – (wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38).
Ponieważ po zakończeniu urlopu rodzicielskiego pracownica ma prawo skorzystać z całego przysługującego jej urlopu, i jeśli złoży taki wniosek – pracodawca ma obowiązek go uwzględnić – urlop zaległy za 2013 rok pracownica wykorzysta dopiero po zakończeniu urlopu rodzicielskiego.
Wprawdzie w myśl art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (nie dotyczy to urlopu na żądanie), to jednak niewywiązanie się z tego obowiązku nie powoduje konieczności wypłaty ekwiwalentu w trakcie trwania stosunku pracy. Zwłaszcza, że w opisanej sytuacji zaistniały przesłanki obiektywnie usprawiedliwiające nieudzielenie pracownicy urlopu zaległego za 2013 rok (poród i korzystanie przez zatrudnioną z urlopów z tytułu urodzenia dziecka).
Emilia Wawrzyszczuk
