Pomniejszanie ryczałtu na jazdy lokalne za podróż służbową trwającą krócej niż 8 godzin, ale obejmującą harmonogramową dniówkę pracownika

Pracownikowi wykorzystującemu prywatny samochód do załatwiania spraw służbowych przysługuje od pracodawcy zwrot kosztów tych jazd, np. w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Podstawą wypłaty ryczałtu jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracownikiem a pracodawcą o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z § 4 tego rozporządzenia zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za kilometr przebiegu, określonej w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Ryczałt samochodowy ulega więc obniżeniu nie tylko w przypadku absencji w pracy, ale także w razie niewykorzystywania auta służbowo. Może być bowiem tak, że pracownik jest w pracy, ale po prostu nie wyjeżdża samochodem w interesie zakładu pracy.

Podróż służbowa jest wyjazdem zamiejscowym, a nie lokalnym, skoro zatem trwa co najmniej 8 godzin obniża ryczałt o 1/22. Natomiast jeżeli podróż trwa krócej i mieści się w normie 8 godzin, to nie stanowi podstawy do zmniejszenia świadczenia. Pracownik w taki dzień, oprócz udania się w krótkotrwałą podróż, może również korzystać z auta lokalnie, dla potrzeb jednostki.

W Państwa przypadku, pracownik pojechał w podróż służbową trwającą mniej niż 8 godzin, ale akurat w dzień, kiedy miał zaplanowaną pracę na 7, a nie 8 godzin. W związku z tym, wyjazd zamiejscowy zajął mu całą dniówkę roboczą, co oznacza że w ten piątek już nie wyjeżdżał autem lokalnie. Zatem, podstawą do obniżenia ryczałtu będzie niedysponowanie w tym dniu samochodem miejscowo, dla celów służbowych, a nie podróż służbowa. Ta bowiem trwała krócej niż 8 godzin, a o takiej liczbie godzin mówi powołane rozporządzenie z 25 marca 2002 r.