Wynagrodzenie chorobowe a zasiłek chorobowy – 10 różnic i wskazówek dla pracodawcy

Wynagrodzenie za czas choroby jest świadczeniem, o którym mowa w art. 92 kp. Nie jest świadczeniem z ubezpieczeń społecznych, lecz finansowanym wyłącznie ze środków płatnika składek. Ze względu na jego ścisły związek z podleganiem ubezpieczeniu chorobowemu i wypłatą zasiłku chorobowego, w niniejszym opracowaniu zostaną omówione najważniejsze zasady jego przyznawania i wypłaty.

Wynagrodzenie za czas choroby przysługuje niektórym ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu za czas niezdolności do pracy z powodu:

- choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

-  wypadku w drodze do pracy lub z pracy,

-  poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.

Prawo do wynagrodzenia za czas choroby zachowują:

-  pracownicy – na podstawie art. 92 kp,

-  osoby wykonujące pracę nakładczą, w praktyce nazywani chałupnikami – na podstawie § 12 ust. 5 rozporządzenia Rady Ministrów z 31 grudnia 1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. (Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 280),

-  osoby odbywające służbę zastępczą – na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z 28 listopada 2003 r. o służbie zastępczej (tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 223, poz. 2217 ze zm.).

Wynagrodzenie za czas choroby nie przysługuje, jeżeli niezdolność pracownika do pracy jest następstwem wypadku przy pracy lub stwierdzonej choroby zawodowej. W takim przypadku pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego, nawet gdy wynagrodzenie za czas choroby nie zostało mu w danym roku kalendarzowym jeszcze wypłacone.

Do wynagrodzenia za czas choroby stosuje się niektóre zasady obowiązujące dla zasiłku chorobowego:

-  przysługuje po wymaganym okresie wyczekiwania, tj. podlegania ubezpieczeniu chorobowemu,

-  wypłaca się za każdy dzień orzeczonej niezdolności do pracy z powodu choroby, w tym za niedziele i święta oraz inne dni wolne od pracy objęte zaświadczeniem lekarskim,

-  nie przysługuje i następuje jego utrata w przypadkach określonych dla zasiłku chorobowego,

-  oblicza się na zasadach obowiązujących dla zasiłku chorobowego.

Jeżeli niezdolność pracownika do pracy trwa w roku kalendarzowym dłużej niż 33 lub 14 dni, to ma on prawo do zasiłku chorobowego finansowanego z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Wynagrodzenie za czas choroby wypłaca i finansuje z własnych środków pracodawca. W związku z tym nie podlega ono rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

Okres wypłaty wynagrodzenia za czas choroby zależy od wieku pracownika. Pracownik, który nie ukończył 50. roku życia, zachowuje prawo do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego. Pracownik, który ukończył 50. rok życia – do 14 dni w roku kalendarzowym.

Okres 33 lub 14 dni, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas choroby, ustala się, sumując wszystkie niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Rozpoczyna się od pierwszej niezdolności do pracy w tym roku kalendarzowym, niezależnie od występujących między nimi przerw.

Okres wypłaty wynagrodzenia za czas choroby (33 lub 14 dni) sumuje się w danym roku kalendarzowym bez względu na to, czy pracownik w tym roku kalendarzowym jest zatrudniony u jednego pracodawcy, czy pracował w dwóch albo w kilku zakładach pracy.

Okres 14 dni wypłaty wynagrodzenia za czas choroby dotyczy niezdolności do pracy przypadającej po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył 50 lat. Zatem pracownik, który 50 lat ukończył np. w lutym 2025 roku, zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas choroby w tym roku kalendarzowym w wymiarze do 33 dni. Dopiero w roku następnym, tj. 2026, zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego za łączny okres do 14 dni.

Jeżeli w trakcie roku kalendarzowego pracodawca rozwiązuje z pracownikiem umowę o pracę, to ma obowiązek w wydawanym świadectwie pracy zamieścić informację o liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie z tytułu niezdolności do pracy z powodu choroby. Obowiązek taki wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z  30 grudnia 2026 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1016).

Limit wypłaty wynagrodzenia za czas choroby (33 lub 14 dni) obowiązuje w każdym roku kalendarzowym odrębnie. Niewykorzystanego okresu wypłaty tego wynagrodzenia nie przenosi się na kolejny rok kalendarzowy.

Jeżeli niezdolność pracownika do pracy przypada na przełomie roku kalendarzowego (np. od 27 grudnia 2024 r. do 10 stycznia 2025 r.), to o tym, jaki rodzaj świadczenia z tytułu choroby (wynagrodzenie za czas choroby czy zasiłek chorobowy) będzie otrzymywał od 1 stycznia nowego roku kalendarzowego, decyduje rodzaj świadczenia pobieranego 31 grudnia poprzedniego roku kalendarzowego.
Jeżeli:

-  31 grudnia pracownik miał prawo do wynagrodzenia za czas choroby, to od 1 stycznia także zachowuje prawo do tego wynagrodzenia, ale liczonego od 1 stycznia z nowego limitu odpowiednio 33 lub 14 dni. Nie ma przy tym znaczenia, za ile dni zostało mu wypłacone wynagrodzenie za czas choroby do 31 grudnia (włącznie z tym dniem), ponieważ był to limit za poprzedni rok.

-  31 grudnia pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego, to od 1 stycznia nadal przysługuje mu zasiłek chorobowy za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy.

Prawo do wynagrodzenia za czas choroby w nowym roku kalendarzowym (33 lub 14 dni) nabywa wtedy, gdy w niezdolności do pracy z powodu choroby wystąpi przerwa. Okres wypłaty wynagrodzenia w limicie przysługującym dla nowego roku kalendarzowego liczy się nie od 1 stycznia, lecz od pierwszego dnia niezdolności do pracy przypadającej po przerwie.

Wynagrodzenie za czas choroby przysługuje w wysokości 80% wynagrodzenia stanowiącego jego podstawę wymiaru.

Pracodawca może określić w obowiązujących przepisach płacowych, że w okresie 33 lub 14 dni niezdolności do pracy pracownika w roku kalendarzowym wynagrodzenie to będzie wypłacał w wysokości wyższej niż 80%. Przepisy art. 241¹³ § 1 kp dopuszczają bowiem tworzenie przez pracodawcę lub grupę pracodawców własnych zasad wynagradzania pracowników, które mogą być korzystniejsze niż zawarte w Kodeksie pracy.

Zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego.

Zasiłek przysługuje również za okresy, które traktuje się na równi z niezdolnością do pracy z powodu choroby, tj.:

-  niemożność wykonywania pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot, na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (ustawa z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi; tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 924 ze zm.),

-  niemożność wykonywania pracy wskutek poddania się obowiązkowi kwarantanny, o której mowa w przepisach o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (ustawa z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi),

-  okresy przebywania ubezpieczonego w stacjonarnym zakładzie lecznictwa odwykowego w celu leczenia uzależnienia alkoholowego (ustawa z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi; tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2151),

-  okresy przebywania w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne w celu leczenia uzależnienia od środków odurzających lub substancji psychotropowych (ustawa z 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii; tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1939 ze zm.),

-  niemożność wykonywania pracy z powodu poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów (ustawa z 1 lipca 2005 r. o pobieraniu, przechowywaniu i przeszczepianiu komórek, tkanek i narządów; tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1185).

Warunek powstania niezdolności do pracy w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego uważa się za spełniony także, gdy nieprzerwana niezdolność do pracy powstała w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego z innego tytułu. Na przykład, gdy równolegle istniały dwa tytuły do ubezpieczeń społecznych, a ubezpieczony podlegał tylko jednemu z nich.

Pracownicy, osoby wykonujące pracę nakładczą i osoby odbywające służbę zastępczą mają prawo do zasiłku chorobowego finansowanego ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych po wypłacie wynagrodzenia za czas choroby za łączny okres 33 lub 14 dni w roku kalendarzowym. Oznacza to, że zasiłek chorobowy przysługuje tym ubezpieczonym od 34. lub 15. dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym. Pozostali ubezpieczeni (np. zleceniobiorcy, prowadzący pozarolniczą działalność, duchowni), którzy nie zachowują prawa do wynagrodzenia za czas choroby, po spełnieniu określonych warunków mają prawo do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia niezdolności do pracy.

Gdy dana osoba jest objęta ubezpieczeniem chorobowym z dwóch lub więcej tytułów, to zasiłek chorobowy w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego przysługuje jej odrębnie z każdego tytułu. Na przykład pracownik zatrudniony u dwóch pracodawców w razie choroby od każdego z nich otrzyma najpierw wynagrodzenie za czas choroby (33 lub 14 dni), a następnie zasiłek chorobowy z FUS.

Zasiłek chorobowy wypłaca się za każdy dzień orzeczonej niezdolności do pracy z powodu choroby, w tym za niedziele i święta oraz inne dni wolne od pracy objęte zaświadczeniem lekarskim. Przy ustalaniu prawa do zasiłku chorobowego oraz jego wysokości okres oznaczony jest w miesiącach, za miesiąc uważa się 30 dni.

Ubezpieczony nabywa prawo do zasiłku chorobowego po tzw. okresie wyczekiwania. To oznacza, że nie od razu po objęciu ubezpieczeniem chorobowym. Trzeba pamiętać o wyjątkach od tej zasady. Okres wyczekiwania na prawo do zasiłku jest uzależniony od charakteru podlegania ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo czy dobrowolnie. Zatem ubezpieczony, który podlega temu ubezpieczeniu:

• obowiązkowo – nabywa prawo do zasiłku chorobowego po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego; nie ma znaczenia wymiar czasu pracy, w jakim pracownik został zatrudniony ani też rodzaj zawartej umowy o pracę; oprócz umowy o pracę na czas nieokreślony dotyczy to także umów o pracę na okres próbny i na czas określony; zasadę tę stosuje się także do wynagrodzenia za czas choroby;
• dobrowolnie – po upływie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego.

Do okresu ubezpieczenia chorobowego wlicza się poprzednie okresy podlegania ubezpieczeniu chorobowemu (zarówno obowiązkowo, jak i dobrowolnie), jeżeli przerwa między nimi:

-  nie przekroczyła 30 dni lub

-  była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego.

Uchwałą Sądu Najwyższego z 29 października 2002 r. (III UZP 8/02) do okresu ubezpieczenia chorobowego wlicza się okres podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników. Oznacza to, że okres podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników wlicza się do okresu wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego oraz do 10-letniego okresu obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego, którego posiadanie uprawnia pracownika do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia niezdolności do pracy.

Do okresu wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego wlicza się okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownika oraz okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. Zatem okres niezdolności do pracy, za który pracownik nie otrzymał zasiłku chorobowego ze względu na zbyt krótki okres ubezpieczenia chorobowego, wlicza się do okresu ubezpieczenia chorobowego.

Do okresu ubezpieczenia chorobowego wlicza się poprzednie okresy tego ubezpieczenia mimo przerwy trwającej dłuższej niż 30 dni, jeżeli przerwa w ubezpieczeniu chorobowym była spowodowana:

-  urlopem wychowawczym,

-  urlopem bezpłatnym,

-  odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego.

Do okresu wyczekiwania nie wlicza się okresu:

-  pozostawania zarejestrowanym jako osoba bezrobotna po 31 grudnia 1998 r., ponieważ osoby bezrobotne nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu (nie ma znaczenia, czy osoba bezrobotna miała prawo do zasiłku dla bezrobotnych, czy prawo takie nie istniało),

-  pobierania zasiłku chorobowego, zasiłku macierzyńskiego lub świadczenia rehabilitacyjnego, przysługujących za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego.

Niezdolność do pracy przypadająca na okres ciąży nie powoduje szczególnego traktowania jej w zakresie posiadania okresu wyczekiwania. W takim przypadku stosuje się zatem ogólne zasady dotyczące okresu wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego. Oznacza to, że ubezpieczona będąca pracownicą, aby otrzymać zasiłek chorobowy, musi pozostawać w ubezpieczeniu chorobowym co najmniej 30 dni. W przypadku ciężarnej prowadzącej własną działalność gospodarczą lub wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia jest to 90 dni.

Jeżeli niezdolność do pracy z powodu choroby powstała przed 1 stycznia danego roku kalendarzowego i trwa nieprzerwanie po tej dacie, od nowego roku kalendarzowego należy wypłacać pracownikowi zasiłek chorobowy, jeżeli miał prawo do tego zasiłku 31 grudnia. Zasiłek chorobowy należy wypłacać wtedy za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy. Dopiero wtedy, gdy wystąpi przerwa w tej niezdolności i pracownik zachoruje ponownie, będzie miał prawo do wynagrodzenia za czas choroby (33 lub 14 dni). Okres 33 lub 14 dni w tym przypadku liczy się od pierwszego dnia niezdolności do pracy z powodu choroby przypadającej po przerwie.

Zasiłek chorobowy nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy, w których ubezpieczony na podstawie przepisów o wynagradzaniu zachowuje prawo do wynagrodzenia. Zasada ta dotyczy tych grup pracowników, do których (w przypadku ich nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych w czasie trwania zatrudnienia, np. z powodu choroby) nie stosuje się przepisów ustawy zasiłkowej, ponieważ na podstawie odrębnych przepisów za okresy tych nieobecności otrzymują wynagrodzenie. Nie mają zatem prawa do zasiłku chorobowego np. asesorzy prokuratury, którzy na podstawie art. 115 w związku z art. 174 ustawy z 28 stycznia 2016 r. – Prawo o prokuraturze (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 390 zm.) w okresie nieobecności w pracy z powodu choroby zachowują prawo do wynagrodzenia.

Zasiłek chorobowy przysługuje po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego osobie, która stała się niezdolna do pracy:

1) w czasie trwania ubezpieczenia i niezdolność ta trwa nieprzerwanie po jego ustaniu,

2) po ustaniu ubezpieczenia, jeżeli niezdolność do pracy trwa bez przerwy co najmniej 30 dni i powstała nie później niż:

-  w ciągu 14 dni od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego albo

-  nie później niż w ciągu 3 miesięcy (90 dni) od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego – w razie choroby zakaźnej, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni lub innej choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby – w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności do pracy zamieszczony jest kod literowy „E”.

Okres wypłaty zasiłku chorobowego za okres przypadający po ustaniu zatrudnienia wynosi 91 dni.

Jeżeli prawo do zasiłku za okres przypadający po ustaniu zatrudnienia przypada na okres ciąży, jest spowodowany gruźlicą lub przysługuje w związku z poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów, wtedy zasiłek chorobowy przysługuje za okres wynoszący 182 dni.

Pracownik, który był zatrudniony równocześnie na podstawie kilku umów o pracę, a jedna z tych umów zakończyła się, nie traci uprawnień do zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy z powodu choroby przypadającej po ustaniu zatrudnienia. I to zarówno gdy niezdolność do pracy powstała w czasie trwania zatrudnienia, jak i po jego ustaniu. W takim przypadku rozwiązanie umowy o pracę z jednym z pracodawców nie powoduje ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego. Tytułem tym jest w dalszym ciągu trwające zatrudnienie i tytuł ten istnieje do czasu rozwiązania stosunku pracy ze wszystkimi pracodawcami. Sytuacja takiego pracownika jest wyjątkowa i została rozstrzygnięta przez Sąd Najwyższy w postanowieniu z 7 maja 2003 r. (III UZP 3/03).

Zasiłku chorobowego po ustaniu ubezpieczenia chorobowego nie otrzyma osoba, która kontynuuje lub podjęła działalność zarobkową, nawet gdy z tytułu tej działalności nie przystąpi do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Na zasadzie równego traktowania świadczeń, dochodów, okoliczności lub zdarzeń – art. 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 2004.166.1) – prawo do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy wypłacanej na podstawie ustawodawstwa innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej pozbawia prawa do zasiłku chorobowego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego w Polsce. Należy dodać, że kwota emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy wypłacanej na podstawie ustawodawstwa unijnego nie ma znaczenia.

Nie ma prawa do zasiłku chorobowego po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego osoba, której ubezpieczenie chorobowe ustało po wyczerpaniu prawa do zasiłku chorobowego.

Prawo do zasiłku chorobowego po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego ubezpieczonego jest uzależnione od tego:

-  jak duże jest gospodarstwo rolne oraz

-  kiedy powstała niezdolność do pracy z powodu choroby.

Zasiłek chorobowy po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego nie przysługuje osobie, która podlega obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu rolników. Jeżeli zatem niezdolność do pracy powstanie po co najmniej jednodniowej przerwie po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego i gospodarstwo rolne jest o powierzchni przekraczającej 1 ha przeliczeniowy, to zasiłek chorobowy nie przysługuje. W takiej sytuacji istnieje bowiem obowiązek ubezpieczenia społecznego z tytułu bycia rolnikiem. O ewentualne świadczenia z tytułu choroby osoba ta powinna wystąpić do KRUS.

Inaczej jest w przypadku osoby, która zachorowała w czasie trwania ubezpieczenia lub następnego dnia po ustaniu ubezpieczenia. W takim przypadku nabywa ona prawo do zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia. Mimo że osoba ta posiada gospodarstwo rolne, to objęcie ubezpieczeniem społecznym z tytułu bycia rolnikiem jest możliwe dopiero po okresie pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia.