Dokumenty dla pracownika przechodzącego na emeryturę – co wydać poza świadectwem pracy
Jakie dokumenty, poza świadectwem pracy, pracodawca powinien przygotować dla pracownika przechodzącego na emeryturę?
Przejście na emeryturę nie wiąże się wyłącznie z obowiązkiem wydania świadectwa pracy. Pracownik powinien otrzymać także dokumenty potrzebne do ustalenia prawa do emerytury lub jej wysokości. W zależności od okoliczności może to być przede wszystkim zaświadczenie ERP-7 o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
- Jakie dokumenty pracodawca powinien przekazać pracownikowi przechodzącemu na emeryturę poza świadectwem pracy
- Kiedy potrzebne jest zaświadczenie ERP-7 oraz dokumenty potwierdzające pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
- Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z przechowywaniem dokumentacji, wyrejestrowaniem z ZUS i przygotowaniem dokumentów emerytalnych
Sprawdź też:
Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
Wraz ze świadectwem pracy pracownik otrzymuje informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
- możliwości jej odbioru po upływie tego okresu
- skutkach nieodebrania dokumentacji
Informację można przekazać w postaci papierowej albo elektronicznej.
Zaświadczenia potrzebne do ustalenia emerytury
Pracodawca ma obowiązek współdziałać przy kompletowaniu dokumentacji potrzebnej do przyznania emerytury oraz wydawać zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia i jego wysokości.
Najczęściej chodzi o formularz ERP-7. Nie jest on jednak potrzebny w każdym przypadku. Zależy to od tego, czy ZUS ma już dane niezbędne do ustalenia świadczenia oraz jakie okresy zatrudnienia i wynagrodzenia mają zostać uwzględnione.
Dokumenty potwierdzające pracę w szczególnych warunkach
Jeżeli pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze, należy zadbać także o dokumenty potwierdzające te okresy. Mogą one mieć znaczenie przy ustalaniu prawa do określonych świadczeń emerytalnych.
Wyrejestrowanie pracownika z ZUS
Po zakończeniu zatrudnienia pracodawca wyrejestrowuje pracownika z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na formularzu ZUS ZWUA. Dokumentu tego nie przekazuje się jednak pracownikowi.
Kto składa wniosek o emeryturę
Rola pracodawcy polega przede wszystkim na przygotowaniu dokumentacji potrzebnej do ustalenia uprawnień emerytalnych. W przypadku większości osób przechodzących obecnie na emeryturę wniosek o świadczenie składa do ZUS sam ubezpieczony.
Dodatkowe dokumenty na wniosek pracownika
W zależności od sytuacji potrzebne mogą być również kopie dokumentacji pracowniczej, w szczególności dokumentów potwierdzających:
- okresy zatrudnienia,
- wysokość wynagrodzenia,
- charakter wykonywanej pracy.
Dokumenty te wydaje się na wniosek pracownika albo byłego pracownika.
- art. 94 pkt 9b, art. 94⁶, art. 94¹² oraz art. 97 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.),
- art. 116, art. 125, art. 125a, art. 182 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 1749 ze zm.),
- art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2026 r. poz. 367 ze zm.).
Jakub Pioterek
