Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2023 r. – komu i kiedy przysługuje, jak ustalić wysokość

Zasady nabywania prawa oraz ustalania wysokości i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników jednostek sfery budżetowej reguluje ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 1690). Ustawa ma zastosowanie do pracowników:

1. państwowych jednostek sfery budżetowej, dla których środki na wynagrodzenia są kształtowane na podstawie odrębnej ustawy;

2. zatrudnionych w urzędach organów władzy publicznej, kontroli, ochrony prawa oraz sądach i trybunałach, wymienionych w art. 139 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (pracownicy m.in. Kancelarii Sejmu, Senatu, NIK, TK, SN);

3. samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych;

4. biur poselskich, senatorskich lub poselsko-senatorskich oraz klubów, kół albo zespołów parlamentarnych.

Natomiast wskazana ustawa nie odnosi się do :

1. osób, o których mowa w art. 2 ustawy z 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (m.in. Prezydenta RP, Marszałka Sejmu, Prezesa Rady Ministrów, Prezesa NBP, Rzecznika Praw Obywatelskich, Prezesa PAN)

2. żołnierzy oraz funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Celno-Skarbowej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej oraz Służby Ochrony Państwa.

Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Prawo do trzynastki jest więc uzależnione od długości okresu przepracowanego u konkretnego pracodawcy, w danym roku kalendarzowym, za który ona przysługuje. Zatem, nie ma znaczenia ogólny staż pracy ani też dotychczasowy cały okres zatrudnienia w danej jednostce.

Za cały przepracowany rok uważa się także okres pracy trwający od 2 stycznia do ostatniego dnia roboczego danego roku, przy czym nie musi to być okres ciągły na podstawie jednej umowy o pracę z daną jednostką. Jeżeli w ciągu roku były zawierane krótsze umowy następujące po sobie lub z przerwą przypadającą w dzień ustawowo wolny od pracy, to również należy te umowy zaliczyć do rocznego stażu.

Na prawo do trzynastki nie wpływa wymiar czasu pracy czy rodzaj umowy o pracę (terminowa, bezterminowa, na zastępstwo). Do stażu pracowniczego nie wlicza się natomiast pracy na podstawie umów cywilnych jak umowa zlecenia, o dzieło czy kontrakt menedżerski, a także czasu odbywania praktyk absolwenckich, pracy na roli, pobierania zasiłku dla bezrobotnych czy zawodowej służby wojskowej.

Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy pełnego roku kalendarzowego, też może nabyć prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, ale pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy.

Do tego okresu zalicza się:

• dni faktycznie wykonywanej pracy,

• urlop wypoczynkowy, który traktuje się jak czas przepracowany,

• niedziele i święta,

• dni wolne z tytułu zachowania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (np. soboty), a także dni wolne udzielone w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych,

• dni zwolnienia od pracy udzielone związkowcowi z tytułu udziału w zarządzie organizacji związkowej.

Jeżeli pracownik zawarł w poprzednim roku więcej niż jeden stosunek pracy ze swoją jednostką budżetową, to dla celów ustalenia czy przepracował przynajmniej te 180 dni sumuje się wszystkie okresy pracy z każdej z umów w 2023 r., bez względu na ewentualne przerwy między nimi, rodzaj umowy czy zajmowane stanowiska pracy.

Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach wymienionych w art. 2 ust. 3 omawianej ustawy, tj.:

1. nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);

2. zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące;

3. powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;

4. rozwiązania stosunku pracy w związku z:

a) przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,

b) przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,

c) likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,

d) likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;

5. podjęcia zatrudnienia:

a) w wyniku przeniesienia służbowego,

b) na podstawie powołania lub wyboru,

c) w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,

d) w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,

e) po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;

6. korzystania:

a) z urlopu wychowawczego,

b) z urlopu macierzyńskiego,

c) z urlopu ojcowskiego,

d) z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

e) z urlopu opiekuńczego,

f) z urlopu dla poratowania zdrowia,

g) przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego;

h) z urlopu rodzicielskiego;

7. wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.

Okresem przepracowanym, który decyduje o powstaniu prawa do trzynastki bądź nie, jest okres faktycznego świadczenia pracy, a nie tylko pozostawania w zatrudnieniu. Pojęcie „okres przepracowany”, zostało zdefiniowane w orzecznictwie sądowym. Przykładowo, SN w uchwale z 25 lipca 2003 r. (sygn. aktIII PZP 7/03, OSNP 2004/2/26) uznał, że okres przepracowany to czas tylko rzeczywistej pracy i realizowania zakresu obowiązków. Podobnie wypowiedział się SN w uchwale z 7 lipca 2011 r. (sygn. akt III PZP3/11, OSNP 2012/1-2/3).

Przykładowe okresy nieprzepracowane, które skracają staż „trzynastkowy”:

• niezdolności do pracy spowodowanych chorobą,

• zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14 lat na podstawie art. 188 kp.

• okresy pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego, w tym świadczenia rehabilitacyjnego,

• urlopy: bezpłatne, szkoleniowe, okolicznościowe,

• inne zwolnienia od pracy np. krwiodawcy na oddanie krwi,

• zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej,

• zwolnienie od pracy na udział w pracach obwodowych lub terytorialnych komisjach wyborczych.

Pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia rocznego w przypadkach:

1. nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni;

2. stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości;

3. wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby;

4. rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

Podstawę dodatkowego wynagrodzenia rocznego oblicza się więc z wyłączeniem pozycji wymienionych w§ 6rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.), tj. m.in.:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

• wynagrodzenia za czas innej niż urlop wypoczynkowy usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia

• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Nie uwzględnia się także nagród uznaniowych, wypłacanych wyłącznie z dobrej woli pracodawcy, a także wynagrodzeń za czas zwolnień od pracy np. z tytułu opieki nad dzieckiem do 14 lat, działania siły wyższej, wynagrodzenia za urlop okolicznościowy, za urlop szkoleniowy, świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zasiłków z ubezpieczenia społecznego, wynagrodzeń z dodatkowych umów cywilnoprawnych zawartych z pracownikami, jednorazowych dodatków specjalnych.

Co do dodatku stażowego, to należy zaznaczyć, że u pracowników budżetowych np. samorządowych, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ich wynagradzania przysługuje on pracownikowi za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

Do podstawy trzynastki należy przyjmować dodatek tylko w części przypadającej na dni pracy, a nie pełną jego kwotę.

Wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie.Pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, wynagrodzenie roczne wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Zatem, poza wymienionym wyjątkiem, trzynastki wypłaca się po zakończeniu roku kalendarzowego, gdyż dopiero wtedy można podliczyć okres przepracowany. Nie ma jednak przeszkód by wcześniej uregulować dodatkowe wynagrodzenie np. w dniu rozwiązania umowy o pracę w trakcie roku.

Trzynastka stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu oraz oskładkowaniu na zasadach ogólnych.

Warto też pamiętać, aby trzynastkę wypłaconą w 2024 r. należną za 2023 r. wykazać w raporcie ZUS RPA. Jest to imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej, który dołącza się do kompletu dokumentów tj. deklaracji ZUS DRA oraz imiennych raportów rozliczeniowych (ZUS RCA, ZUS RSA) za dany miesiąc. Jeżeli więc pracodawca wypłacił w styczniu 2024 r. trzynastkę za 2023 r., to wypełnia dodatkowo raport ZUS RPA za styczeń i w nim, w bloku III.B. wpisuje poprzedni rok oraz kwotę wypłaconego wynagrodzenia.