Ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego – warunki podatkowo-składkowego zwolnienia
Pracodawca zarządzeniem wewnętrznym ustalił dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia do celów służbowych. Odzież ta jest wykorzystywana za zgodą pracownika, zgodnie z jego oświadczeniem o spełnianiu wymogów w zakresie bhp. Pracownikom przysługuje ekwiwalent, który wypłacany jest na podstawie pisemnej informacji na koniec każdego miesiąca kończącego okres używalności odzieży. Czy od wypłaconej kwoty ekwiwalentu należy pobrać zaliczkę na podatek i składki ZUS?
Aby ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego korzystał ze zwolnienia podatkowo-składkowego musi być wypłacany na podstawie przepisów prawa pracy z dziedziny bhp i faktycznie spełniać przesłanki „ekwiwalentu” rozumianego jako rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości (odpowiednik, równoważnik).
Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Z kolei podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego (...).
Obowiązek dostarczenia środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie:
1) środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy,
2) odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
-
jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
-
ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca może wyznaczyć stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Jednak nie dotyczy to stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.
Za używanie własnej odzieży i obuwa roboczego należy się ekwiwalent
Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 2377 § 4 k.p.).
Ze względu na to, że przepisy kp nie określają wysokości ekwiwalentów, a także częstotliwości ich wypłacania, powinny być one uregulowane wewnętrznie przez pracodawcę.
Ustalanie wysokości ekwiwalentu i okresy jego wypłaty
Wysokość ekwiwalentu powinna jednak odpowiadać aktualnym cenom konkretnego rodzaju odzieży czy obuwia roboczego. Pracownikowi należy się bowiem rekompensata wydatków poniesionych na odzież/obuwie robocze załatwiowne we własnym zakresie. W praktyce pracodawcy ustalają wartość ekwiwalentu na podstawie bieżących cen rynkowych stosowanych przez sklepy oferujące taką odzież. Można również wypłacić pracownikowi ekwiwalent na podstawie przedłożonego przez niego dokumentu zakupu odzieży (zwrot faktycznie poniesionych na ten cel wydatków).
Częstotliwość wypłaty ekwiwalentu zależy od przewidywanych okresów używalności odzieży i obuwia roboczego. Ekwiwalent powinien być wypłacany przed upływem ustalonego przez pracodawcę okresu używalności tych rzeczy. Pracodawca nie może bowiem pozwolić, aby pracownik przystąpił do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.
Reasumując, ekwiwalent za używanie przez pracownika jego własnej odzieży roboczej ustalany w oparciu o aktualne ceny rynkowe oraz np. rewaloryzowany w okresach rocznych w oparciu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszany przez GUS, jest objęty zwolnieniem podatkowym oraz składkowym.
Obowiązkowe ekwiwalenty dotyczą wyłącznie odzieży roboczej. Zwykłych, codziennych ubrań służbowych np. koszul, garniturów, nie można uznać za odzież roboczą.
Izabela Nowacka
