Zwrot kosztów podróży służbowej pracownikowi, który nie posiada biletu za przejazd

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Szczegółowe warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych regulują 2 rozporządzenia:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Jeśli takie postanowienia nie zostały zawarte w przepisach wewnątrzzakładowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej na podstawie przepisów wyżej wymienionych rozporządzeń.

Z tytułu krajowej podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów,
• noclegów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz
• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeżeli z jakichś powodów uzyskanie dokumentu (rachunku) nie jest możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Powyższe oznacza, że brak biletu za przejazd nie pozbawia pracownika możliwości uzyskania zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. Wysokość zwrotu kosztów przejazdu zależy od rodzaju środka transportu, jakim podróżuje pracownik, i obejmuje cenę biletu określonego środka transportu. Pracownikowi, który nie przedstawił biletu, należy się zwrot kosztów podróży w wysokości aktualnie stosowanych cen przez PKP lub PKS na podstawie załączonego dowodu wewnętrznego zwanego „rozliczeniem podróży służbowej” (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 11 września 2008 r. ILPB3/423-359/08-2/KS).