Zmiana wynagrodzeń pracowników samorządowych – jak wpłynęła m.in. na świadczenia chorobowe i wynagrodzenie za czas urlopu

Z dniem 1 lipca 2023 roku weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów z 22 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1102) – dalej rozporządzenie nowelizujące. Wprowadziło ono zmiany do załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (dalej: rozporządzenie). Zmianie uległo wiele stanowisk pracy, wymagania niezbędne dla zatrudnienia na poszczególnych stanowiskach oraz przypisane do nich kategorie zaszeregowania i stawki wynagrodzenia.

W § 2, 3 i 4 rozporządzenia nowelizującego przewidziano także przepisy przejściowe. Ich celem jest zachowanie trwałości stosunku pracy pracowników samorządowych oraz gwarancja, że w wyniku wprowadzenia nowelizacji ich wynagrodzenie nie może zostać obniżone. I tak:

1) Pracownik samorządowy, który nie spełnia minimalnych wymagań kwalifikacyjnych w zakresie wykształcenia, umiejętności zawodowych lub stażu pracy, przewidzianych dla stanowiska zajmowanego przez niego w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, może być nadal zatrudniony na tym stanowisku.

2) Pracownik samorządowy zatrudniony w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na stanowisku nieprzewidzianym w tym rozporządzeniu może być nadal zatrudniony, z tym że na innym stanowisku określonym w rozporządzeniu zmienianym, w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem.

3) Wynagrodzenie pracownika samorządowego ustalone na podstawie przepisów rozporządzenia zmienianego w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem nie może być niższe od wynagrodzenia ustalonego temu pracownikowi przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

Powołane przepisy oznaczają w praktyce, że po dniu wejścia w życie rozporządzenia nowelizującego:

1) pracownik samorządowy zachowuje swoje dotychczasowe stanowisko, nawet jeżeli od 1 lipca 2023 r. nie posiada odpowiednich kwalifikacji wymaganych na to stanowisko,

2) pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku nieprzewidzianym od 1 lipca 2023 r. może być nadal zatrudniony, z tym że na innym odpowiednim dla niego stanowisku,

3) wynagrodzenie pracownika samorządowego ustalone od 1 lipca 2023 r. nie może być niższe od wynagrodzenia otrzymywanego do 30 czerwca 2023 r. W konsekwencji, jeżeli nowa stawka wynagrodzenia przewidziana dla danego stanowiska jest wyższa, pracownik powinien otrzymać podwyżkę, jeśli natomiast jest niższa, jego wynagrodzenie pozostaje bez zmian. Ponieważ minimalne stawki wskazane w rozporządzeniu zawsze dotyczą płacy zasadniczej, oczywiste jest, że wraz z jej wzrostem zwiększa się również kwota wszystkich składników wynagrodzenia, których wysokość jest ustalana jako procent od płacy zasadniczej. Procentowo od tej płacy zawsze jest wyliczany dodatek stażowy, natomiast dodatek funkcyjny, dodatek specjalny i premia – jeżeli tak stanowi regulamin danej jednostki.

W związku z nowelizacją, pracodawcy samorządowi są zobowiązani do poczynienia zmian w regulaminie wynagradzania jednostki, w celu dostosowania tego regulaminu do nowych przepisów.Wymusza je wprowadzona od 1 lipca 2023 roku nowelizacja rozporządzenia. Jak bowiem wynika z art. 39 ustawy o pracownikach samorządowych, dla pracowników samorządowych zatrudnionych w ramach umowy o pracę pracodawca w regulaminie wynagradzania musi określić:

• wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych,

• szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego.

może określić:

• warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa,

• warunki i sposób przyznawania dodatków funkcyjnego, specjalnego oraz innych dodatków

Na marginesie warto dodać, że maksymalne miesięczne wynagrodzenie kierowników i zastępców kierowników jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych określa w drodze zarządzenia wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek. Najczęściej wprowadza on regulamin wynagradzania jednolity dla kierowników wszystkich podległych mu jednostek organizacyjnych.

Wracając do tematu, regulamin wynagradzania musi zawierać postanowienia w kwestiach, których nie regulują przepisy rozporządzenia. Z kolei rozporządzenie określa:

1. wykaz stanowisk, z uwzględnieniem podziału na stanowiska kierownicze urzędnicze, urzędnicze oraz pomocnicze i obsługi,

2. minimalne wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach,

3. warunki i sposób wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru oraz maksymalny poziom dodatku funkcyjnego,

4. maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie powołania oraz maksymalny poziom dodatku funkcyjnego,

5. warunki i sposób wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w tym minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego na poszczególnych stanowiskach,

6. wysokość dodatku specjalnego dla wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starosty oraz marszałka województwa,

7. warunki przyznawania i wypłacania dodatku za wieloletnią pracę,

8. warunki ustalania prawa do nagrody jubileuszowej i jej wypłacania,

9. warunki ustalania prawa do jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy i jej wypłacania.

Ponadto, w rozporządzeniu ustalono:

1. wykaz stanowisk, kwoty wynagrodzenia zasadniczego oraz kwoty maksymalnego poziomu dodatku funkcyjnego na poszczególnych stanowiskach dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, które są określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia,

2. wykaz stanowisk, kwoty maksymalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego oraz minimalne wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie powołania, które są określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia,

3. kwoty minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego ustalonego w kategoriach zaszeregowania i wykaz stanowisk, minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego ustalony w kategoriach zaszeregowania oraz minimalne wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, które są określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

Z powyższego wynika zatem, że kwotę minimalnego wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wskazuje rozporządzenie, natomiast maksymalny poziom tego wynagrodzenia pracodawca samorządowy jest zobowiązany określić w regulaminie wynagradzania. W regulaminie tym uwzględnia jedynie te stanowiska pracy, które występują w jego jednostce, przy czym nie może tworzyć innych stanowisk niż przewidziane w rozporządzeniu. Musi także określić wymagania kwalifikacyjne dla poszczególnych stanowisk oraz maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego, z zastrzeżeniem jednak, że jedne i drugie nie mogą być niższe od wskazanych w rozporządzeniu. 

Stosownie do art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu pracy. Regulamin wynagradzania wchodzi zatem w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przy czym regulacje prawa zakładowego, które są dla pracowników mniej korzystne niż wynikające z Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych nie mają mocy prawnej. Zasadniczo, regulamin lub wprowadzone do niego zmiany wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od chwili umożliwienia zatrudnionym zapoznania się z ich treścią. Jednak moment, w którym zmiany uznaje się za obowiązujące zależy od ich charakteru. Jeśli bowiem są one korzystne dla pracowników, to po 2 tygodniach automatycznie wpisują się w treść indywidualnych umów o pracę. Natomiast w przeciwnym przypadku, konieczne jest zawarcie z pracownikami porozumienia zmieniającego lub wręczenie im wypowiedzenia warunków pracy i/lub płacy. O ile zgodzą się oni na zawarcie porozumienia, zmodyfikowane umowy o pracę będą obowiązywać od daty uzgodnionej między stronami. Pracownicy, którzy go nie podpiszą muszą otrzymać wypowiedzenie zmieniające.

Obowiązek wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego lub zawarcia z nim porozumienia wystąpi jedynie wtedy, gdy w wyniku zmiany kategorii zaszeregowania dochodzi do obniżenia wynagrodzenia. W przypadku, gdy płaca pozostaje na dotychczasowym poziomie modyfikacja warunków zatrudnienia nie jest konieczna.

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Jeśli więc pomimo zmiany nazwy stanowiska zatrudniony wykonuje dokładnie te same czynności co uprzednio, a termin badań okresowych nie upłynął, wówczas nie ma potrzeby kierowania go do lekarza medycyny pracy.

Wzrost wynagrodzenia może mieć także rzutować na podstawę wymiaru świadczeń chorobowych. W przypadku pracowników, którzy przebywali na długotrwałych zwolnieniach lekarskich, podwyżka wynagrodzenia nie będzie miała wpływu na wysokość przysługującego świadczenia chorobowego, ponieważ miesiące objęte tą podwyżką nie wchodzą do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego/zasiłku, do których prawo powstało przed 1 sierpnia 2023 r. Wyjątek dotyczy dodatku stażowego, który zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik samorządowy otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Dodatek ten jest więc wypłacany „obok” zasiłku chorobowego, opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego, a tym samym zalicza się do kategorii wynagrodzeń. W związku z tym, pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim powinien od 1 lipca 2023 r. (lub z wyrównaniem od tej daty) otrzymywać go w kwocie naliczonej od wynagrodzenia zasadniczego po podwyżce.

Jak wynika z § 10 rozporządzenia urlopowego, w razie zmiany w stałych lub zmiennych miesięcznych składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Podwyżka pensji będzie miała zatem wpływ na wysokość wynagrodzenia urlopowego pracowników, którzy rozpoczęli urlop nie wcześniej niż 1 lipca 2023 r.