Numeracja akt osobowych w sytuacji, gdy zachodzi potrzeba usunięcia z nich zbędnych dokumentów
Zgodnie z obowiązującymi przepisami w części A akt osobowych nie umieszczamy CV ani ksero dowodu osobistego pracownika. W jaki sposób wprowadzić zmiany w spisie akt, jeżeli te dokumenty nieprawidłowo znalazły się w aktach osobowych i powinny być z nich usunięte? Czy należy nadać nową numerację dokumentom, czy też powykreślać i zostawić starą numerację z lukami (usuniętymi dokumentami)?
Przepisy nie regulują jednolitego sposobu postępowania w przypadku gdy zachodzi potrzeba usunięcia z akt osobowych jakiegoś dokumentu. Powszechnie przyjmuje się, że usunięcie z teczki akt osobowych dokumentów omyłkowo w niej zamieszczonych lub wówczas gdy jest to wymagane przepisami (np. usunięcie zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową) powoduje konieczność dokonania modyfikacji numeracji zarówno samych dokumentów, które w teczce pozostają, jak również numeracji w wykazie dokumentów.
Dokumenty zawarte w aktach osobowych powinny być ułożone chronologicznie oraz ponumerowane. Każda teczka powinna ponadto zawierać wykaz dokumentów. Zatem należy przyjąć, że usunięcie dokumentu np. nr 5 spowoduje, że następny w kolejności dokument uzyska nr 5 – numer ten powinien zostać umieszczony zarówno na dokumencie jak i w wykazie dokumentów.
Część A akt osobowych
W części A pracodawca powinien umieścić więc ogół dokumentów o których mowa w § 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia akt osobowych – czyli wypełniony przez przyszłego pracownika kwestionariusz osobowy, kwestionariusz wypełniany przez pracownika oraz świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Ponadto w części A należy przechowywać dokumentację potwierdzającą kwalifikacje zawodowe do wykonywania pracy na danym stanowisku. Mowa tu o dokumentach potwierdzających kwalifikacje jakimi legitymuje się kandydat na pracownika a nie tych które stanowią potwierdzenie uzyskanych kwalifikacji w trakcie zatrudnienia. Nie ma podstaw do przechowywania w części A akt osobowych innych dokumentów niż te, które wynikają z przepisów rozporządzenia.
Właściwa numeracja oraz spis dokumentów
Przepisy nie regulują szczegółowo kwestii numerowania zawartości teczek akt osobowych. Przyjmuje się, że wraz z dołączaniem kolejnych dokumentów powinno się nadawać im kolejny numer. Każda teczka akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Nie jest to wykaz sporządzony raz na zawsze. Mogą bowiem wystąpić sytuacje, które będą wymuszały modyfikację wykazu – np. pracownik doniesie dokument lub pracodawca usunie z części b akt osobowych odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika karą porządkową.
Niestety przepisy nie dają precyzyjnej odpowiedzi jak pracodawca powinien w tym wypadku postąpić. Przyjmuje się jednak, że w takim jak również w każdym innym wypadku w którym zachodzi potrzeba usunięcia z danej teczki akt osobowych dokumentu powinno się dokonać modyfikacji w zakresie numeracji poszczególnych dokumentów – oraz wykazu dokumentów. Nie zaleca się pozostawienia starej numeracji, która będzie naruszona w związku z usunięciem dokumentu.
Sebastian Kryczka
