akta osobowe pracownika

Zatrudniamy pracownika, który jest zatrudniony od czerwca 2021 r. na zastępstwo. W trakcie zatrudnienia zwolniło się miejsce na innym stanowisku w związku z czym wystartował w konkursie. Konkurs został zakończony z wynikiem pozytywnym dla pracownika. Pracownik złożył wypowiedzenie za porozumieniem stron dla umowy na zastępstwo i został przyjęty od 1 lipca 2022 r. na umowę o pracę. Czy akta osobowe takiej osoby mogą być kontynuowane? Czy mogę oddzielić okres dotyczący umowy na zastępstwo przekładką i kontynuować umowę o pracę na czas określony? Czy numerację dokumentów muszę zacząć od początku czy może być kontynuowana?

Zatrudniamy pracownika samorządowego zatrudnionego po raz pierwszy na stanowisku urzędniczym. Pracownik ten zobowiązany był do odbycia służby przygotowawczej zakończonej egzaminem. Proszę o informację, czy dokumenty tj. zaświadczenie o zdaniu egzaminu i związane ze złożeniem ślubowania należy przechowywać w aktach osobowych?

Pracownik był u nas zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w okresie od 2000 r. do początku lipca 2020 r. Zwolnił się za porozumieniem stron. Teraz ponownie chciałby podjąć u nas pracę na czas nieokreślony. Przyjęcie do pracy nastąpi prawdopodobnie w sierpniu 2020 r. Czy wobec przerwy w zatrudnieniu będziemy prowadzić dalej te same akta osobowe? Ile będzie wynosił okres przechowywania akt osobowych tego pracownika?

Nigdzie w przepisach nie spotkałam się z zapisem, że nie mogę numerować ołówkiem kolejnych dokumentów w teczce osobowej pracownika. W prowadzonych przeze mnie aktach części A, B i C wypisywane są długopisem, ale poszczególne dokumenty numeruję już ołówkiem (podaję numery stron w narożnikach, w kółku). Dotychczas nie zastanawiałam się na tym, że może to być błąd. Czy jest to nieprawidłowe i czy wiążą się z tym jakieś konsekwencje ze strony PIP?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami w części A akt osobowych nie umieszczamy CV ani ksero dowodu osobistego pracownika. W jaki sposób wprowadzić zmiany w spisie akt, jeżeli te dokumenty nieprawidłowo znalazły się w aktach osobowych i powinny być z nich usunięte? Czy należy nadać nową numerację dokumentom, czy też powykreślać i zostawić starą numerację z lukami (usuniętymi dokumentami)?

Prowadzę akta osobowe pracowników zatrudnionych już od lat 70-tych. W teczkach akt osobowych, w części A bądź B, znajdują się niejednokrotnie dokumenty z dawnych lat, których zakres danych o pracowniku znacznie wykracza poza obecnie obowiązujące wytyczne prawa pracy i GIODO. Jak postąpić z „historycznymi” dokumentami znajdującymi się w tych aktach? Czy właściwe jest np. usunięcie starego kwestionariusza osobowego pracownika z części A i zastąpienie go nowym kwestionariuszem kandydata? Czy powinno się m.in. usunąć odpis maszynowego świadectwa ukończenia szkoły i zastąpić go w miarę możliwości kserokopią świadectwa?

W urzędzie miejskim przechowywane są akta osobowe dyrektorów przedszkoli. W gminie jest powołany Zespół Ekonomiczno – Administracyjny Szkół, którego przedmiotem jest prowadzenie obsługi finansowo – księgowej i administracyjnej jednostek oświatowych. Czy takie rozwiązanie jest właściwe? Kto ma obowiązek prowadzenia i przechowywania akt osobowych dyrektorów przedszkoli?

Na podstawie jakiego dokumentu należy zaliczyć pracownikowi do wysługi lat i nagrody jubileuszowej okres odbywania zasadniczej służby wojskowej? Czy w aktach pracowniczych można przechowywać kserokopię książeczki wojskowej?