ZFŚS: czy weryfikować dane dotyczące dochodów wnioskodawcy
Okres przedświąteczny wiąże się z większą liczbą wniosków o przyznanie świadczeń z funduszu socjalnego. Przed przyznaniem świadczenia pracodawca musi zbadać sytuację socjalną wnioskodawcy. Sprawdź, czy w tym celu musi zweryfikować dokumentację dotyczącą jego dochodów.
Znaczenie ma sytuacja socjalna
Przyznawanie świadczeń ulgowych z ZFŚS, takich jak np. zapomoga, inny bonus finansowy, karta podarunkowa czy nawet paczka świąteczna, zależy od sytuacji socjalnej wnioskodawcy (innymi słowy – kryterium socjalnego).
Czym jest kryterium socjalne beneficjenta ZFŚS? Otóż bierzemy tu pod uwagę łącznie jego sytuację:
-
rodzinną,
-
życiową,
-
materialną.
W praktyce najlepiej obrazuje to kryterium dochodu na osobę w rodzinie. I takie też rozwiązanie przyjmowane jest przez zdecydowaną większość pracodawców. Kryterium to ma wpływ na wysokość przyznawanych świadczeń ulgowych na zasadzie: „im lepsza sytuacja socjalna, tym niższe świadczenie”.
Beneficjent przedkłada oświadczenie
Prawidłowe ustalenie wysokości i przyznanie świadczenia ulgowego z ZFŚS wymaga zatem weryfikacji kryterium socjalnego. Ustawa o ZFŚS przewiduje szczególne rozwiązanie w zakresie pozyskiwania danych osobowych na potrzeby ustalenia prawa do świadczenia z funduszu. W pierwszej kolejności udostępnienie pracodawcy danych osobowych beneficjenta ZFŚS, w celu przyznania i ustalenia wysokości świadczenia ulgowego, powinna nastąpić w formie własnoręcznego oświadczenia.
Możliwość weryfikacji podanych danych osobowych w ramach ZFŚS
Pracodawca może mieć jednak wątpliwości co do prawdziwości danych osobowych podanych w tym oświadczeniu.
Przykład
Wnioskodawca w oświadczeniu złożonym wraz z wnioskiem o przyznanie bonusu finansowego na święta podał wyłącznie swój dochód, nie wskazując dochodu małżonka.
W takim przypadku pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych, ale jedynie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może zaś odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej beneficjenta (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS).
Przykład
Pracodawca może więc – w celu potwierdzenia danych dochodowych – zażądać takich dokumentów jak np. zeznanie podatkowe PIT, zaświadczenie z banku.
Rozwiązanie takie jest możliwe tylko w takim zakresie, w jakim przewidziano je w regulaminie ZFŚS.
Udokumentowanie nie zawsze konieczne
Zauważmy, że ustawa stanowi o możliwości żądania udokumentowania danych osobowych, a nie o takim obowiązku. Dlatego pracodawca nie musi żądać od każdego wnioskodawcy takiego udokumentowania. Z drugiej strony nie możemy tu pomijać ważnego aspektu odpowiedzialności pracodawcy za prawidłowe wydatkowanie środków z ZFŚS.
Konsekwencją nieprawidłowości jest m.in. możliwość żądania przez organizację związkową zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków na rachunek bankowy funduszu socjalnego.
Dlatego w praktyce pracodawca powinien weryfikować podane przez wnioskodawcę dane osobowe w każdym przypadku, w którym nabiera wątpliwości dotyczących ich prawdziwości.
