Wdrożenie PPK i co dalej? Obowiązki pracodawcy związane z obsługą PPK
Każda osoba pracująca w dziale personalnym zdaje sobie sprawę, że oprócz bieżących zadań, dojdą nowe obowiązki związane z obsługą PPK. Ich częstotliwość i rozmiar zależą oczywiście od wielkości podmiotu, w którym się pracuje i liczby zgłoszonych przez niego do PPK pracowników.
PPK jest tematem, który przez ostatni rok z pewnością spędza sen z powiek pracownikom działów kadrowo – płacowych. Wiele się mówi i pisze o wdrożeniach PPK i pracy jaką trzeba włożyć, aby przygotować odpowiednio firmę lub instytucję do wdrożenia PPK. Natomiast znacznie mniej już się mówi, jak będzie wyglądała bieżąca obsługa programu już po wdrożeniu. Ile będzie dodatkowych czynności z tym związanych i jak dużo czasu będziemy musieli poświęcić na nie. Dlatego postaram się w tym artykule nieco bardziej przybliżyć te zagadnienia.
Przekazywanie informacji o naliczonych składnikach na PPK
Do listy zdań wykonywanych cyklicznie, w każdym miesiącu, należy dodać przekazywanie informacji do instytucji zarządzającej PPK, na temat naliczonych składek za uczestników PPK i wykonywanie jednego zbiorczego przelewu. Większą część tej pracy, zespół kadrowy będzie wykonywał w systemie kadrowo-płacowym, którego używa do codziennej obsługi spraw pracowniczych i naliczania wynagrodzenia. Jeżeli ten system zostanie odpowiednio sparametryzowany również pod kątem obsługi PPK i współpracy z aplikacją dostarczoną przez instytucję finansową, to praca w zakresie rozliczania składek do PPK nie będzie wymagała wiele wysiłku.
Dobrze skonfigurowany system kadrowo–płacowy będzie większość czynności wykonywał za pracodawcę i w odpowiedni sposób komunikował się z systemami instytucji finansowej zarządzającej PPK. Natomiast jeżeli aplikacja kadrowo – płacowa nie posiada rozbudowanego modułu dotyczącego PPK, większość czynności pracodawca będzie musiał wykonywać ręcznie, jak również osobiście przestrzegać terminów związanych z zapisem pracowników do PPK i odprowadzaniem dla nich wpłat.
Idealnym rozwiązaniem może być skorzystanie z narzędzia jakim jest API (application programming interface), które może zapewnić pełną automatyzację procesów związanych z PPK wykonywanych w ramach systemu kadrowo-placowego, bez konieczności korzystania z dodatkowych aplikacji. Niestety ze względu na pracochłonność z tym związaną i koszty nie każdy pracodawca będzie mógł sobie na to pozwolić. Niektórzy dostawcy oprogramowania kadrowo-placowego sami wprowadzają do swoich systemów takie funkcjonalności. Czasami trzeba dodatkowo za nie płacić, czasami są dodawane w ramach istniejących umów serwisowych. Na pewno warto zapytać swojego dostawcę jakie zapewnia funkcjonalności w zakresie PPK.
Czynności „okazjonalne”
Kolejną grupą czynności wykonywanych w ramach PPK, są takie, które można określić jako „okazjonalne”. Do nich zaliczymy przede wszystkim:
- rejestrację do PPK „nowozatrudnionych” pracowników oraz
- obsługę zleceń od pracowników dotyczącą dodatkowych składek, rezygnacji z odprowadzania wpłat do PPK i ich odwieszania.
Przy tym nie możemy zapominać o obowiązku informacyjnym wobec nowozatrudnionych osób i procedowania transferu środków z PPK, w którym uczestniczyli u poprzedniego pracodawcy do PPK pracodawcy, u którego są zatrudniani.
Częstotliwość tych wszystkich czynności trudno jest dokładnie określić, natomiast możemy być pewni, że się pojawią, a wpływ na to ma głównie wielkość podmiotu zatrudniającego i liczba zapisanych do PPK pracowników.
Pewnym „ułatwieniem” ze strony ustawodawcy dla działów personalnych jest to, że pracownik składa do pracodawcy tylko niektóre dyspozycje związane z obsługą PPK, a pozostałe bezpośrednio do instytucji finansowej zarządzającej programem. Dobrze jest wybrać taką instytucję, która gwarantuje pracownikom szeroki dostęp do ich rachunków PPK i możliwość składania dyspozycji.
Większość instytucji zapewnia dostęp do rachunków za pośrednictwem platform internetowych. Jednak nie każdy pracownik ma dostęp do internetu (choć takich osób jest już co raz mniej). Wiele jest także osób, które nie chcą korzystać z takich narzędzi w zakresie finansowym i chcą dyspozycje składać bezpośrednio u pracowników instytucji finansowej, zarządzającej PPK. Dlatego w procesie wyboru instytucji finansowej warto sprawdzić wcześniej, iloma oddziałami z obsługą PPK dysponują instytucje składające ofertę na zarządzanie PPK. Wybierając PPK w PKO TFI uczestnicy mogą liczyć na wsparcie doradców PKO Banku Polskiego w blisko 1000 oddziałach na terenie w całego kraju. Dodatkowo mają też oczywiście możliwość dostępu do rachunku online za pośrednictwem serwisu internetowego PKO TFI (i-fundusze.pl) oraz platformy PKO Banku Polskiego: iPKO.
Unikajmy tych błędów
W ramach obsługi PPK mogą się też przydarzyć nam przypadki błędów i konieczność ich naprawienia. Takim błędem może być zgłoszenie do PPK pracownika, który nie ma uprawnień do uczestnictwa w programie lub złożył wniosek o rezygnację przed rejestracją. Takie przypadki nie powinny mieć miejsca, a jak się przydarzą pracodawca powinien pilnie poinformować o tym instytucję finansową zarządzającą PPK. Niektóre instytucje w ramach udostępnianych aplikacji oferują funkcjonalność pozwalającą dane takiej osoby bezpiecznie zanonimizować i anulować umowę o prowadzenie PPK dla takiego pracownika. Taka funkcjonalność jest w aplikacji udostępnianej przez PKO TFI, ale nie jest to powszechne na rynku.
Trochę inaczej sprawa wygląda z błędnie przekazanymi wpłatami do PPK. Oczywiście te błędy również można korygować, ale zgodnie z interpretacją ustawodawcy na zasadach bilansowania. Powyższe oznacza, że nadpłaty lub niedopłaty powinny być wyrównywane przy okazji kolejnego rozliczenia, przez odpowiednie zwiększenie wpłaty do PPK za kolejny miesiąc lub odpowiednie jej pomniejszenie. Natomiast tylko w sytuacjach, w których była nadpłata, a pracownik już nie pracuje lub odprowadzono składkę za osobę, która złożyła wcześniej wniosek o rezygnacje z wpłat do PPK, powinno się składać do instytucji finansowej zarządzającej PPK dyspozycję korekty.
Przy tym musimy być świadomi faktu, iż w ramach PPK za każdą składkę nabywane są jednostki uczestnictwa funduszy inwestycyjnych, które praktycznie codziennie zmieniają swoją wartość. Ta zmiana wartości jednostek może mieć wpływ na kwotę korekty. Dlatego korekty nie są zwyczajowo praktykowane, a stosowane tylko w sytuacjach wyjątkowych, z ryzykiem, że zwrócona kwota po korekcie, może nie stanowić równowartości kwoty nadpłaty.
Obsługa PPK staje się codziennością pracodawców
Niezależnie od wielkości firmy i sposobów promowania PPK wśród pracowników (są podmioty, w których niewiele osób zdecydowało się pozostać w programie), nawet przy zarejestrowaniu kilkunastu pracowników ta praca związana z obsługą PPK będzie musiała zostać wykonywana.
PPK jest i pozostanie z nami na długo, stając się powoli standardem u każdego pracodawcy. Dlatego im wcześniej posiądziemy wiedzę na jego temat, tym lepiej dla nas, w szczególności gdy zajmujemy się na co dzień sprawami kadrowymi i płacowymi. Czy to u obecnego, czy u innego pracodawcy, nie uciekniemy od tego tematu, a popularność PPK, jak pokazują doświadczenia krajów zachodnich, wraz ze wzrostem aktywów w programie, będzie rosła z każdym rokiem.
Jakub Plizga,
Regionalny Manager ds. Rozwoju Produktów Emerytalnych PKO TFI
PKO TFI lider rynku PPK w Polsce
