Dokumentacja związana z PPK – gdzie i jak długo ją przechowywać
Proszę o informację, przez jaki okres czasu i w którym miejscu powinniśmy przechowywać złożone przez pracowników dokumenty oraz oświadczenia związane z PPK (np. dotyczące przystąpienia lub rezygnacji z programu). Czy możliwe jest ich przechowywanie w aktach osobowych? Jeżeli tak, to w której części akt?
Okres przechowywania dokumentów związanych z PPK wynosi 10 lat. Dokumenty przechowujemy oddzielnie od akt osobowych.
- Jaki zakres obejmuje dokumentacja związana z PPK?
- Jak długo należy przechowywać dokumenty związane z uczestnictwem w PPK?
- Czy dokumenty związane z PPK można gromadzić w ramach akt osobowych?
W przepisach ustawy o PPK brak jest definicji „dokumentacji” oraz wskazania okresu jej przechowywania. Kwestia ta nie została też szczegółowo uregulowana w przepisach ustawy. W art. 107 ustawy o PPK zawarte zostały jednak przepisy penalizujące nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.
Okres przechowywania dokumentacji PPK
W związku z powyższym niezbędne jest określenie, czym jest dokumentacja związana z obliczaniem wpłat do PPK. Należy tu wymienić przede wszystkim dyspozycje dotyczące uczestnictwa w PPK, wysokości wpłaty podstawowej i wpłaty dodatkowej uczestnika, a także dokumentację wskazującą na podstawę wymiaru wpłaty do PPK.
Odnosząc się do okresu przechowywania dokumentacji należy wskazać, że zgodnie z art. 29 ustawy o PPK roszczenia z tytułu wpłat ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne. Oznacza to, że niezbędnym okresem przechowywania dokumentacji dotyczącej wpłat jest okres 5 lat po upływie, którego następuje przedawnienie roszczeń.
Jednak zgodnie ze stanowiskiem UODO zawartym w „Newsletterze dla inspektorów ochrony danych” okres przechowywania dokumentacji dotyczącej uczestnika PPK jest ściśle powiązany z dokumentacją dotyczącą ustalania wymiaru wynagrodzenia, zatem okres przechowywania takiej dokumentacji wynosił będzie 10 lat, zgodnie z przepisami ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (art. 125a ust. 4a).
Dokumentacja w PPK nie jest częścią dokumentacji pracowniczej
Należy podkreślić, że funkcjonowanie pracowniczych planów kapitałowych nie jest częścią szeroko pojętego prawa pracy. Ustawodawca nie zdecydował się na włączenie dokumentacji w obszarze PPK do zakresu uregulowanego rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Co więcej, oszczędzanie w PPK dotyczy nie tylko pracowników, ale także zleceniobiorców, członków rad nadzorczych, czy innych osób obowiązkowo podlegających ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu.
Przeczytaj również:
- Obowiązek tworzenia pracowniczych planów kapitałowych >>
- Zawieranie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK >>
Wobec tego zasadnym jest przechowywanie dokumentacji dotyczącej PPK osobno od dokumentacji pracowniczej, w formie pozwalającej na jej odtworzenie w dowolnej chwili.
