Zawieranie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK

Zawieranie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK

Oskar Sobolewski

21.06.2019

Zgodnie z przepisami ustawy o pracowniczych planach kapitałowych pracodawcy tworzący PPK będą mieli obowiązek zawierania dwóch umów tj.:
1) umowy o zarządzanie PPK – jest to umowa zawarta między podmiotem zatrudniającym a instytucją finansową w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku,
2) umowy o prowadzenie PPK – to umowa zawarta w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej przez podmiot zatrudniający z instytucją finansową.

Terminy istotne dla podmiotu zatrudniającego

Ustawa o PPK nie wskazuje wprost terminów koniecznych do zawarcia umów w ramach PPK. Do określenia ostatecznych terminów, w których pracodawcy będą mieli obowiązek zawierania umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzanie PPK, należy zastosować wykładnię kilku przepisów ustawy o PPK. Przede wszystkim istotne jest określenie ostatecznego terminu na zawarcie umowy o prowadzenie, z  którego pracodawca może wywieść to, kiedy powinien najpóźniej zawrzeć umowę o zarządzanie PPK.

Dla każdego z pracodawców w zależności od jego wielkości mierzonej liczbą pracowników istotny jest jeden termin związany z obowiązkiem zawierania umów w ramach PPK.

1. Dzień powstania obowiązku tworzenia PPK

Dla pracodawców zatrudniających:

  • co najmniej 250 osób – 1 lipca 2019 r.,

  • co najmniej 50 osób – 1 stycznia 2020 r.,

  • co najmniej 20 osób – 1 lipca 2020 r.,

  • pozostałych pracodawców – 1 stycznia 2021 r.

Licząc począwszy od wskazanych wyżej dat, kolejne grupy pracodawców (w zależności od ich wielkości) będą uprawnione do zawierania umów w PPK (przykładowo nie jest możliwe zawarcie umowy o zarządzanie pracodawcy zatrudniającego 45 osób przed dniem 1 lipca 2020 r.).

2. Termin, do którego pracodawca powinien zawrzeć porozumienie z reprezentacją pracowników o wyborze usługodawcy PPK

Termin ten nie jest wprost określony w ustawie – przypada on na miesiąc przed zawarciem umowy o zarządzanie. W zależności od wielkości (liczebności) podmiotu zatrudniającego będzie to odpowiednio: 25 września 2019 r., 24 marca 2020 r., 27 września 2020 r. i 23 marca 2021 r. Przed upływem tych odpowiednich terminów pracodawcy, którzy nie osiągną porozumienia z reprezentacją pracowników, nie powinni zawierać umów o zarządzanie w ramach PPK.

3. Ostateczny termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK

Ostateczne terminy na zawarcie umów o zarządzanie PPK to odpowiednio: 25 października 2019 r., 24 kwietnia 2020 r., 27 października 2020 r. i 23 kwietnia 2021 r. W razie uchybienia tym terminom pracodawcy mogą zostać ukarani przez Państwową Inspekcję Pracy grzywną za nieterminowe zawarcie umowy o zarządzanie PPK. To oznacza że np. 25 kwietnia 2020 roku pracodawca zatrudniający 111 osób może otrzymać karę grzywny w wysokości 1,5% budżetu wynagrodzeń za poprzedni rok obrotowy.

4. Końcowy termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK

Ostatni ważny termin to ostateczny dzień na zawarcie umowy o prowadzenie PPK (jest to odpowiednio: 12 listopada 2019 r., 11 maja 2020 r., 10 listopada 2020 r. i 10 maja 2021 r.).

Tabela. Terminy zawarcia umów o zarządzanie i prowadzenie PPK

 

Obowiązek tworzenia PPK

Ostateczny termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK

Ostateczny termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK

Podmiot zatrudniający co najmniej 250 osób

1 lipca 2019 r.

25 października 2019 r.

12 listopada 2019 r.

Podmiot zatrudniający co najmniej 50 osób

1 stycznia 2020 r.

24 kwietnia 2020 r.

11 maja 2020 r.

Podmiot zatrudniający co najmniej 20 osób

1 lipca 2020 r.

27 października 2020 r.

10 listopada 2020 r.

Podmiot zatrudniający poniżej 20 osób

1 stycznia 2021 r.

23 kwietnia 2021 r.

10 maja 2021 r.

Podmiot sektora finansów publicznych

1 stycznia 2021 r.

1 stycznia 2021 r. (29 marca 2021 r. według części interpretacji)

10 kwietnia 2021 r.

Uwaga: Na przełomie 2018 i 2019 roku zmieniła się interpretacja w zakresie ustalania terminów zawierania umów w ramach PPK dokonana przez Polski Fundusz Rozwoju. W tabeli przedstawiono terminy, które aktualnie są prezentowane m.in. przez PFR. Nie jest to oficjalna wykładnia przepisów (na oficjalne potwierdzenie nadal należy poczekać), jednakże biorąc pod uwagę, że od stycznia 2019 roku nie pojawiły się żadne nowe interpretacje liczenia terminów, można uznać, że staną się ostateczne i w takich terminach pracodawcy powinni zawrzeć umowy w ramach PPK.

Umowa o zarządzanie PPK

W momencie, kiedy pracodawca dokona już wyboru usługodawcy (instytucji finansowej) – w porozumieniu z reprezentacją, albo bez osiągnięcia takiego porozumienia – będzie miał obowiązek zawarcia dwóch umów składających się na PPK. W pierwszej kolejności pracodawca zawrze umowę o zarządzanie PPK.

Można powiedzieć, że umowa o zarządzanie PPK jest pewnego rodzaju „konstytucją”, regulującą najważniejsze aspekty pracowniczego planu kapitałowego. Umowa jest zawierana przez pracodawcę z instytucją finansową i są to jedyne strony tej umowy. Powinna określać w szczególności:

  • strony umowy,

  • nazwę funduszy zdefiniowanej daty,

  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,

  • warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,

  • wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych,

  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK,

  • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie,

  • warunki zmiany umowy i okres wypowiedzenia umowy.

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na nośniku. W praktyce umowy będą prawdopodobnie podpisywane na papierze i następnie przesyłane w formie skanu w formacie PDF albo na pendrive’ie. Trwały nośnik to takie narzędzie, które pozwala na utrwalanie umowy w sposób uniemożliwiający zmianę jej treści przez jedną ze stron bez wiedzy drugiej. Ustawodawca chciał ułatwić w ten sposób stronom umowy sprawny sposób jej zawierania. O ile bowiem w pierwszej grupie (pracodawcy 250+) proces zawierania umów będzie przebiegał sprawnie, o tyle już w przypadku mniejszych podmiotów, przy wzięciu pod uwagę liczby pracodawców i bardzo krótki czas na zawarcie tych umów, mogą się pojawić problemy w wymianie tych umów. Warto nie zostawiać zawierania umowy o zarządzanie PPK na ostatni możliwy dzień, tak, żeby bez żadnych zakłóceń zawrzeć umowę w ustawowym terminie nie narażając się na konsekwencje karne.

Umowa o prowadzenie PPK

Umowa o prowadzenie PPK – w odróżnieniu od drugiej z umów zawieranych w ramach PPK – będzie zawierana przez podmiot zatrudniający, ale w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. W związku z tym to osoby zatrudnione będą jej stroną, natomiast zostanie zawarta przez pracodawcę. Osoby zatrudnione nie będą przekazywały żadnego pełnomocnictwa do zawarcia tej umowy, a także nie będą miały wpływu na jej treść, chyba że pracodawca będzie chciał dopuścić reprezentacje pracowników do procesu ustalania jej treści.

Druga z umów szczegółowo reguluje kwestie uczestnictwa w PPK, a załącznikiem do niej jest lista uczestników PPK u danego pracodawcy.

Ważne
Zmiany na liście uczestników PPK a treść umowy o prowadzenie PPK

W związku z faktem, że uczestnictwo w PPK jest dobrowolne, zmiany dokonywane na liście uczestników PPK nie będą powodowały konieczności aneksowania umowy o prowadzenia PPK. Obowiązkiem pracodawcy będzie jedynie aktualizowanie listy uczestników i informowanie instytucji finansowej o wszelkich zmianach w jej treści.

Ustawa przewiduje również, że pracodawca będzie zawierał jedną umowę o prowadzenie PPK obejmującą wszystkich pracowników, natomiast ewentualne zmiany w liczbie uczestników PPK będą wiązały się jedynie ze zmianą treści załącznika (listy uczestników).

Umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:

  • strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową,

  • dane identyfikujące uczestnika PPK,

  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK
    i sposób zmiany wysokości tych wpłat,

  • nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową,

  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,

  • sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty,

  • warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,

  • zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK.

Kiedy można wypowiedzieć umowę o zarządzanie PPK

Podmiot zatrudniający ma prawo wypowiedzenia umowy o zarządzanie PPK w dowolnym momencie, zgodnie z okresem wypowiedzenia, który został zawarty w dotychczasowej umowie o zarządzanie PPK. Jednakże pracodawca może wypowiedzieć umowę o zarządzenie dopiero w sytuacji, kiedy zawrze nową umowę o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową. Jest to de facto jedyna przesłanka, po której spełnieniu pracodawca będzie mógł wypowiedzieć dotychczasową umowę o zarządzanie PPK.

Ważne
Należy poinformować pracowników


Każdy pracodawca może być stroną tylko jednej umowy o zarządzanie PPK. W momencie kiedy zostanie wypowiedziana umowa o zarządzanie PPK, pracodawca powinien niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni poinformować uczestników PPK o planowanym dokonaniu wypłaty transferowej środków zgromadzonych w dotychczasowej instytucji finansowej do nowej instytucji finansowej. Uczestnik PPK będzie miał możliwość zgłoszenia sprzeciwu do dokonania takiej wypłaty transferowej i pozostawienia środków w dotychczasowej instytucji finansowej.

Autorem odpowiedzi jest: 

Oskar Sobolewski

Oskar Sobolewski

Oskar Sobolewski

Prawnik. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Ekspert w Instytucie Emerytalnym. Autor pierwszej pracy magisterskiej o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Doświadczenie zawodowe zdobywał m.in. podczas 2-letniej współpracy z ZUS, gdzie zajmował się III filarem emerytalnym i orzecznictwem lekarskim. Współtworzył raport Przegląd systemu emerytalnego – Bezpieczeństwo dzięki odpowiedzialności. Posiada doświadczenie w zakresie doradztwa przy tworzeniu i funkcjonowaniu PPE oraz przygotowaniu produktów PPK.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel