Porady Najnowsze porady i wyjaśnienia z zakresu kadr, płac, ZUS i HR – eksperckie odpowiedzi na praktyczne pytania dotyczące zatrudniania pracowników, rozliczania zasiłków, prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej, obowiązków pracodawcy oraz zmian w przepisach prawa pracy.

Pytanie dotyczy elektronicznych akt osobowych i dodawania do nich elektronicznych wersji dokumentów. W procesie przejścia z akt papierowych na elektroniczne odwzorowywane są dokumenty papierowe do wersji plików pdf, a następnie ich zgodność z oryginałem potwierdzana jest podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. Później, w bieżącej pracy z systemu kadrowego generowane są seryjnie różnego rodzaju dokumenty np. decyzje o przyznaniu dodatków, zmiana stawek wynagrodzenia itp.
Czy dopuszczalne jest wygenerowanie takich dokumentów, gdzie 1 egzemplarz ma postać papierową, zostaje podpisany przez pracodawcę i przekazywany do rąk pracownika, a drugi wygenerowany z systemu kadrowego jest eksportowany bezpośrednio do e-akt w formie elektronicznej? Jeśli tak, to w którym momencie powinien zostać elektronicznie podpisany: przed importem do e-teczki, po imporcie dopiero w e-teczce, czy może powinien mieć znak graficzny e-podpisu na dokumencie, a w e-teczce jeszcze raz zostać podpisany? W jaki sposób usprawnić obieg dokumentów między generowaniem w systemie kadrowym a e-teczką przy założeniu, że: 1) pracownik może otrzymać dokument w formie elektronicznej, 2) pracownik musi otrzymać dokument w formie papierowej, ponieważ nie może lub nie chce odebrać dokumentu w formie elektronicznej.

Pracownik od 5 lat przebywa na zwolnieniach lekarskich, urlopach: macierzyńskim, rodzicielskich i wychowawczych na dwójkę dzieci. Wypisała wniosek na urlop wypoczynkowy na 2 stycznia, a od 5 stycznia będzie na urlopie wychowawczym. Czy biorąc jeden dzień urlopu wypoczynkowego nie powinna wykorzystać całego zaległego? Czy nie powinnam wysłać jej na badania kontrolne przed urlopem wypoczynkowym jednodniowym?

Mamy zatrudnić na umowę zlecenie serwisanta do wykonywania przeglądów. Jest on zatrudniony u innego pracodawcy na umowie o pracę i zarabia więcej niż minimalne wynagrodzenie. Jego stawka na umowie zlecenia w naszej firmie ma wynosić 100 zł za 1 godz. pracy netto oraz 2 zł netto za przejechany kilometr. Ma użytkować swój prywatny samochód. Jak powinnam zawrzeć zapis w umowie zlecenia dotyczący jego wynagrodzenia? Jak się to ma do kwestii „kilometrówki" i jego prywatnego samochodu? Załóżmy, że z wykazu godzin i kilometrów jaki będzie prowadził przepracuje przez miesiąc np. 25 godz. i przejedzie 1000 km. Jak to rozliczyć? Czy istnieje limit kilometrów? Co z podatkiem?

Mamy pracownika zatrudnionego na stanowisku Kierownik. Czasowo (od sierpnia 2024 r.) poszerzyliśmy mu zakres obowiązków o obowiązki psychologa (pracownik ma wymagane uprawnienia, wcześniej pracował na stanowisku psychologa). W związku z dodatkowymi obowiązkami pracownik otrzymał dodatek specjalny. Czy faktycznie wystarczy zwykłe pismo do pracownika o poszerzonym zakresie i dodatku specjalnym? A jeśli nie wystarczy, to jak dokonać korekty i prawidłowo zmienić umowę?

Czy badania kontrolne przedłużają ważność badań okresowych przy założeniu, że szkodliwe czynniki są tu i tu takie same, a badanie okresowe wypadają w późniejszym czasie niż kontrolne. W orzeczeniach lekarskich badań kontrolnych widnieje zazwyczaj zapis „termin następnych badań okresowych ‚data,”. Czy tym samym z automatu przedłużają się badania okresowe?

Jakie wynagrodzenie powinien otrzymać pracownik zatrudniony w systemie równoważnym jednozmianowym za pracę w niedziele i święta? Czy przysługuje mu jakiś dodatek z tego tytułu czy w tym przypadku niedziela i święto jest traktowana jako zwykły dzień pracy?

Po roku nienagannej pracy kara porządkowa jest uznawana za niebyłą i informacja o niej jest usuwana z akt osobowych. Ale jak wygląda sytuacja z pracownikami, którzy otrzymali karę porządkową i rozwiązują z pracodawcą umowę o pracę, a nie minął jeszcze rok od otrzymania upomnienia lub nagany? Czy informacja o karze porządkowej może być wówczas przechowywana w aktach osobowych po ustaniu zatrudnienia? Czy jeśli np. pracownik otrzymał upomnienie w lutym, stosunek pracy ustał w maju, pracodawca ponownie zatrudnił tego samego pracownika we wrześniu, a w październiku otrzymał kolejne upomnienie, czy wtedy pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych karę z lutego i października (w ciągu roku otrzymał dwie kary, ale w międzyczasie rozwiązał stosunek pracy, a potem został ponownie zatrudniony)?

Ewidencję czasu pracy i związaną z urlopami przechowujemy elektronicznie, ale wnioski o podział urlopu w danym roku pracownicy dostarczają w wersji papierowej. W jaki sposób należy je przechowywać? Czy można umieścić je w części B akt osobowych?

Czy pracodawca może nie wyrazić zgody na odpracowanie wyjścia prywatnego pracownika, jeśli wcześniej wyraził zgodę na jego wyjście prywatne?

Potrzebuję potwierdzenia w zakresie kwalifikacji składkowej odszkodowania wypłacanego w ramach porozumienia stron. W firmie prowadzony jest obecnie proces restrukturyzacji, w związku z czym część stanowisk została zlikwidowana, a w innych przypadkach następuje redukcja etatów. W jednym z przypadków zawarto porozumienie rozwiązujące umowę o pracę, w którym przewidziano wypłatę odszkodowania w wysokości czteromiesięcznego wynagrodzenia. Pracownik wybrał tę formę rozwiązania umowy jako korzystniejszą od wypowiedzenia z przyczyn niedotyczących pracownika – z uwagi na przyznane dodatkowe świadczenie finansowe. Porozumienie zostało zawarte w związku z prowadzoną restrukturyzacją, jednak jego treść nie zawiera informacji o przyczynie rozwiązania umowy o pracę. Proszę o potwierdzenie, czy w takim przypadku odszkodowanie może zostać wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS, jako rekompensata z tytułu rozwiązania umowy z przyczyn niedotyczących pracownika, czy też powinno być potraktowane jako przychód ze stosunku pracy, podlegający składkom ZUS i opodatkowaniu. Czy powinno zostać oskładkowane ze względu na sposób rozwiązania umowy?