Dokumentacja ZUS - Portal Kadrowy

Błędy w sposobie wypełnienia formularzy ubezpieczeniowych prowadzą do powstania niewłaściwych zapisów na poszczególnych kontach osoby ubezpieczonej. Porady zamieszczone w tym dziale ułatwią prawidłowe przygotowywanie dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej do ZUS, a w razie potrzeby – pomogą w odpowiednim skorygowaniu dokumentów.

Dokumentacja

Wolne dla pracownika z powodu usuwania skutków powodzi – czy należy je wykazać w raporcie ZUS RSA

Pytanie: W związku z klęską powodzi na południu Polski mamy następujące pytanie. Pracownik wystąpił o wolne ze względu na usuwanie skutków powodzi na podstawie" Szczególne rozwiązania związane z usuwaniem skutków powodzi" ust. z dnia 16.09.2011. art. 8". Pytanie brzmi z jakim kodem powinien być wykazany dany pracownik w raporcie miesięcznym ZUS RCA?

Minimalny okres prowadzenia działalności a zaświadczenie A1 w Polsce – wyjątki i zasady

Pytanie: Czy istnieje jakieś odstępstwo od minimalnego czasu prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, który wynosi 2 miesiące, aby uzyskać zaświadczenie A1? Czy faktury poświadczające rozpoczęcie działalności w Polsce przez okres około pół miesiąca wystarczą?

Wydanie zaświadczenia A1 po założeniu działalności – kiedy można wyjechać do pracy za granicę

Pytanie: Czy o A1 można się starać od razu po założeniu działalności gospodarczej czy musi minąć jakiś okres? Czy o A1 można się starać nie mając żadnej faktury sprzedażowej? Tylko umowę z kontrahentem? Czy można wyjechać do pracy za granicę po wysłaniu wniosku o A1? Czy należy poczekać na zaświadczenie wydane przez ZUS? Czy wystarczy tylko wniosek i potwierdzenie złożenia?

Więcej w kategorii Dokumentacja »

Dokumentacja rozliczeniowa

Jaki kod ZUS RSA zastosować za 9 tygodni urlopu rodzicielskiego ojca dziecka?

Pytanie: Pracownik (ojciec dziecka) złożył wniosek o urlop rodzicielski w wymiarze 9 tygodni zgodnie z nowymi przepisami z roku 2023 r. (żona wykorzystała cały urlop rodzicielski który zakończył się 06.07.2023 r. zaraz po urlopie macierzyńskim). Z jakim kodem rodzaju świadczeń należy zastosować ww. urlop? Czy z kodem 319 czy 338?

ZUS ZSWA do 31 marca – jak prawidłowo złożyć dokument za poprzedni rok

Do 31 marca pracodawcy przekazują do ZUS zgłoszenie ZUS ZSWA za osoby, za które w poprzednim roku opłacali składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Dokument ten bezpośrednio wpływa na ustalenie prawa do emerytury pomostowej, dlatego wymaga szczególnej staranności przy wypełnianiu. Najwięcej błędów powstaje przy wykazywaniu przerw w pracy szczególnej, zmian wymiaru etatu, kodów tytułu ubezpieczenia oraz dat granicznych. Problematyczne okazują się również sytuacje nietypowe, takie jak czasowe przeniesienie, zmiana nazwiska czy zawarcie kolejnych umów.

ZUS KOA a urlop bezpłatny pracownika – jak wykazać okresy podlegania ubezpieczeniom?

Pytanie: Mam pytanie dotyczące wypełnienia formularza ZUS KOA. Pracownik jest zatrudniony od 1 kwietnia 2019 r. W 2024 r. korzystał z urlopu bezpłatnego przez pół roku, po którym został ponownie zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego od 1 września 2024 r. Analogiczna sytuacja wystąpiła również w 2025 r. – po kolejnym urlopie bezpłatnym pracownik został ponownie zgłoszony do ubezpieczeń od 1 września 2025 r. Obecnie w systemie pracownik widnieje jako ubezpieczony z kodem 011000 trzy razy. Czy w formularzu ZUS KOA powinnam wykazać każdy okres podlegania ubezpieczeniom w osobnym wierszu, czy wskazać jeden zbiorczy okres?

Więcej w kategorii Dokumentacja rozliczeniowa »

Dokumentacja świadczeniowa

Z-15A – jak zweryfikować wniosek o zasiłek opiekuńczy (poradnik)

Wniosek Z-15A, mimo że formalnie wypełnia ubezpieczony, w praktyce wymaga weryfikacji po stronie pracodawcy, który odpowiada za prawidłowe ustalenie prawa do zasiłku oraz kompletność dokumentacji przekazywanej do ZUS. To właśnie na etapie jego sporządzania najczęściej pojawiają się błędy – m.in. w zakresie okresu opieki, oświadczeń czy zgodności z e-ZLA – które mogą skutkować wstrzymaniem lub opóźnieniem wypłaty zasiłku.

Urodzenie martwego dziecka – zmiany w dokumentowaniu prawa do zasiłku

Obowiązują zmienione przepisy, które umożliwiają ustalenie prawa do zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego lub zasiłku pogrzebowego na podstawie zaświadczenia o martwym urodzeniu. W przypadku zasiłku pogrzebowego będzie to możliwe również na podstawie karty zgonu.

Dokumentacja zasiłkowa po śmierci pracownika, który otrzymywał zasiłek chorobowy

Pytanie: W dniu 04.03.2025 r. zmarł pracownik, miał prawo do zasiłku chorobowego. Czy rozliczając miesiąc marzec w ZUS po śmierci pracownika, należy sporządzić RCA z dwoma kodami, tj. 01 10 00 i 30 00 00 z kwotą 0,00 zł? Czy należy również sporządzić raport RSA za dany miesiąc z kwotą 0,00 zł (wszystkie świadczenia po zmarłym pracowniku weszły do spadku i wypłacone będą w terminie późniejszym osobom uprawnionym po załatwieniu wszystkich spraw spadkowych)?

Więcej w kategorii Dokumentacja świadczeniowa »

Dokumentacja zgłoszeniowa

Przejście z umowy o pracę na umowę zlecenia po przyznaniu renty – jak wykazać w dokumentach ZUS

Pytanie: Pracownikowi, z którym mamy równocześnie podpisaną umowę zlecenia, ZUS przyznał rentę z tytułu częściowej niezdolności do pracy. W związku z tym wystąpił on z prośbą o rozwiązanie umowy o pracę. Nadal chce być zatrudniony w ramach umowy cywilnoprawnej. Jak taką zmianę wykazać w dokumentach ubezpieczeniowych?

Czy nowy przedsiębiorca może ubiegać się o formularz A1 przy wyjeździe do kraju Unii Europejskiej

Pytanie: Czy przedsiębiorca, który kilka dni temu założył działalność gospodarczą i od razu chce wyjechać do Belgii, gdzie będzie świadczył usługi elektryczne (tożsame z profilem działalności), może złożyć wniosek o wydanie A1 na formularzu US-2?

Zmiana danych adresowych pracownika

Pytanie: W jaki sposób płatnik powinien zgłosić zmianę danych adresowych pracownika, tj. adres zameldowania i adres zamieszkania w Płatniku?

Więcej w kategorii Dokumentacja zgłoszeniowa »

Dokumentacja emerytalno-rentowa

ZUS ZSWA do 31 marca – jak prawidłowo złożyć dokument za poprzedni rok

Do 31 marca pracodawcy przekazują do ZUS zgłoszenie ZUS ZSWA za osoby, za które w poprzednim roku opłacali składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Dokument ten bezpośrednio wpływa na ustalenie prawa do emerytury pomostowej, dlatego wymaga szczególnej staranności przy wypełnianiu. Najwięcej błędów powstaje przy wykazywaniu przerw w pracy szczególnej, zmian wymiaru etatu, kodów tytułu ubezpieczenia oraz dat granicznych. Problematyczne okazują się również sytuacje nietypowe, takie jak czasowe przeniesienie, zmiana nazwiska czy zawarcie kolejnych umów.

Zaświadczenie o przychodach emeryta do ZUS – kiedy pracodawca musi je wystawić, a kiedy nie?

Pytanie: Mam pytanie odnośnie do obowiązku pracodawcy wystawiania zaświadczeń o przychodach emerytów i rencistów. Przykład: Kobieta rocznik 1963 r. Umowę zlecenia w naszym podmiocie ma od 2020 roku. Umowy zawierane są na różne okresy, ale nie było między nimi przerw. Wiek emerytalny osiągnęła w 2023 roku. Czy mieliśmy obowiązek wystawić za nią zaświadczenie do ZUS tylko za 2023 rok, a za kolejne lata już nie? Jak należy rozumieć sformułowanie: „Zaświadczenia o przychodzie emeryta i rencisty nie składa się za osoby pobierające emeryturę, które przed podjęciem pracy ukończyły wiek emerytalny, tj. 60 lat w przypadku kobiet, 65 lat w przypadku mężczyzn." Co znaczy sformułowanie „przed podjęciem pracy" w kontekście naszego pytania?

Jak wykazać premie i ekwiwalent urlopowy w ZUS ERP-7?

Pytanie: Były pracownik wystąpił do nas z wnioskiem o wystawienie zaświadczenia ZUS ERP-7 za lata 2000–2015. Czy mamy taki obowiązek, a jeżeli tak, to czy w ZUS ERP-7 wykazywać także premie, do których zgodnie z regulaminem wynagradzania pracownicy zachowują prawo w czasie pobierania świadczeń chorobowych? I drugie pytanie – czy ekwiwalent wypłacony za urlop bieżący oraz urlopy zaległe wykazać w jednej pozycji ZUS ERP-7, czy też w rozbiciu na lata, których dotyczył niewykorzystany urlop?

Więcej w kategorii Dokumentacja emerytalno-rentowa »

Program Płatnik

Zmiana danych adresowych pracownika

Pytanie: W jaki sposób płatnik powinien zgłosić zmianę danych adresowych pracownika, tj. adres zameldowania i adres zamieszkania w Płatniku?

Problemy techniczne z przekazaniem dokumentów do ZUS – jak powinien postąpić płatnik składek

Pytanie: Mam pytanie dotyczące przekazywania do ZUS rozliczenia miesięcznego – ZUS DRA, ZUS RCA i ZUS RSA. W wyniku licznych aktualizacji programu placowego oraz programu Płatnik nie jestem w stanie przekazać drogą elektroniczną ww. dokumentów rozliczeniowych. W programie Płatnik pojawiają się błędy, których nie da się usunąć. Czy jeżeli przekażę wyliczone składki na konto ZUS nie będzie mnie on wzywał w późniejszym terminie do uzupełnienia dokumentów? Jakie konsekwencje będzie miało dla płatnika przekazanie składek w terminie, ale bez terminowego przekazania dokumentów?

Program Płatnik: Nowa kartoteka, czy edycja dotychczasowej – jak zgłosić zmianę nazwiska pracownicy, gdy była przerwa w zatrudnieniu

Pytanie: Sprawa dotyczy zgłoszenia pracownicy do ZUS z innym nazwiskiem (pracownica wyszła za mąż), niż była zgłoszona wcześniej, przed przerwą w zatrudnieniu. Osoba ta była zatrudniona w naszym zakładzie od 1 września 2008 r. do 31 sierpnia 2009 r. W tym okresie została zgłoszona do ZUS, a wraz z ustaniem zatrudnienia – wyrejestrowana. Od 1 września 2016 r. ponownie została przez nas zatrudniona. W jaki sposób powinnam zgłosić pracownicę i jej dzieci do ubezpieczeń? Utworzyłam nową kartotekę i zgłosiłam pracownicę (z nowym nazwiskiem) na druku ZUS ZUA. Problem w tym, że w Płatniku jej kartoteka z nowym nazwiskiem widnieje jako „niezweryfikowana przez ZUS”. Chciałam również zgłosić dzieci pracownicy na druku ZUS ZCNA. Po weryfikacji dokumentu błędu nie było, ale błąd krytyczny pojawił się po stworzeniu zestawu do wysłania (nie można wysłać dokumentu, gdyż kartoteka nie została „zweryfikowana w ZUS”). Proszę o informację, jak powinnam postąpić w takiej sytuacji.

Więcej w kategorii Program Płatnik »

Brak wyników wyszukiwania

e-Poradnia

Zadaj pytanie ekspertowi i uzyskaj odpowiedź do 2 dni roboczych!