Bogdan Majkowski

Od 1 lipca 2026 r. zmieniają się zasady składania wniosków o zasiłek opiekuńczy, dlatego jako pracodawca powinieneś przygotować kadry i płace na przyjmowanie dokumentów także elektronicznie. Pracownik będzie mógł przesłać wniosek np. mailem jako skan lub przez system kadrowo-płacowy, a do dokumentacji dołączyć kopie wymaganych załączników. Sprawdź, jak zorganizować obieg dokumentów, kiedy stosować formularze ZUS Z-15A i ZUS Z-15B, co zrobić, gdy nie wypłacasz zasiłków samodzielnie, oraz dlaczego samo e-ZLA nie wystarczy do wypłaty świadczenia. Dzięki temu unikniesz opóźnień, błędnego przekazania sprawy do ZUS i problemów z dokumentacją.

Aby ustalić podstawę podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, trzeba nie tylko sprawdzić, jakie składniki wynagrodzenia podlegają oskładkowaniu, ale także ocenić, czy są one pomniejszane za okres absencji chorobowej. Błąd na tym etapie może skutkować zawyżeniem lub zaniżeniem zasiłku, a w konsekwencji koniecznością korekty dokumentów i rozliczeń. W poradniku wyjaśniamy krok po kroku, które składniki wynagrodzenia należy uwzględnić w podstawie świadczenia chorobowego, które trzeba wyłączyć oraz jak postępować ze składnikami kwartalnymi, rocznymi i pomniejszanymi za czas choroby. To praktyczna instrukcja dla płatników, którzy chcą prawidłowo ustalić podstawę świadczeń i uniknąć najczęstszych błędów w rozliczeniach z ZUS.

Do 31 marca pracodawcy przekazują do ZUS zgłoszenie ZUS ZSWA za osoby, za które w poprzednim roku opłacali składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Dokument ten bezpośrednio wpływa na ustalenie prawa do emerytury pomostowej, dlatego wymaga szczególnej staranności przy wypełnianiu. Najwięcej błędów powstaje przy wykazywaniu przerw w pracy szczególnej, zmian wymiaru etatu, kodów tytułu ubezpieczenia oraz dat granicznych. Problematyczne okazują się również sytuacje nietypowe, takie jak czasowe przeniesienie, zmiana nazwiska czy zawarcie kolejnych umów.

Pytanie: Pracownica wystąpiła z wnioskiem o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, na którym aktualnie przebywa. Nieobecności te obejmą cały miesiąc kalendarzowy. Jak w takiej sytuacji ustalić kwotę wynagrodzenia, od której powinniśmy naliczyć składki? Pracownica wynagradzana jest w formie akordu oraz przysługuje jej dodatek stażowy naliczany od wynagrodzenia zasadniczego.

Od 1 stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno minimalne wynagrodzenie za pracę, jak i prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne. Zmiany te wpłyną bezpośrednio na wysokość składek ZUS, a także na powstanie lub ustanie obowiązku ubezpieczeń w przypadku niektórych zbiegów tytułów do ubezpieczeń. Wyższa płaca minimalna może również skutkować brakiem obowiązku naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy za wybrane osoby. Aby uniknąć błędów i konieczności korekt, płatnicy powinni już teraz zapoznać się z nowymi zasadami i zastosować je przy rozliczeniach za styczeń 2026 r.

Nieprawidłowe ustalenie wysokości zasiłku macierzyńskiego to jeden z błędów ujawnianych podczas kontroli ZUS. Wynika najczęściej z niewłaściwego zastosowania stawki procentowej, zależnej od rodzaju i sposobu korzystania z urlopu. Skutki takich pomyłek mogą być kosztowne – obejmują zarówno korekty dokumentów, jak i konieczność wypłaty wyrównań. W artykule przedstawiamy przejrzyste przykłady wyliczeń, które ułatwią prawidłowe ustalenie świadczenia i pomogą uniknąć problemów w rozliczeniach.

Na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy, sprawdzając, czy w danej sytuacji pracownik odbywa podróż służbową, czy też jest oddelegowany i jakie ma to znaczenie przy naliczaniu składek? Odpowiedź na to pytanie jest kluczowa przy rozliczaniu podróży służbowych i oddelegowania. A dlaczego ZUS często kwestionuje wypłatę świadczeń delegacyjnych pracownikom budowlanym? Kiedy świadczenia delegacyjne mogą wymagać częściowego lub pełnego oskładkowania? Jakich dodatkowych przeliczeń muszą dokonać pracodawcy, ustalając podstawę wymiaru składek pracowników oddelegowanych do pracy za granicą? To tylko niektóre pytania, na które odpowiedź znajdziemy w Raporcie specjalnym. Kontrole ZUS pokazują, że pracodawcy bardzo często mają problem z rozróżnieniem, kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową, a kiedy z oddelegowaniem. Prawidłowe zakwalifikowanie danego zdarzenia ma istotne znaczenie przy określaniu dodatkowych świadczeń przysługujących pracownikom w danej sytuacji oraz przy ustalaniu podstawy wymiaru składek – zwłaszcza w przypadku osób oddelegowanych do pracy za granicą.

Pytanie: Pracownica przebywająca na rocznym świadczeniu rehabilitacyjnym urodziła dziecko. Czy w takiej sytuacji powinniśmy kontynuować wypłatę świadczenia, czy też podjąć wypłatę zasiłku macierzyńskiego? I drugie pytanie – jeżeli pracownicy przysługuje zasiłek macierzyński, to w jakiej wysokości i jak ustalić podstawę jego wymiaru?

Pytanie: W przyszłym miesiącu upłynie okres, na jaki zawarta została z naszym zleceniobiorcą umowa o pracę. Jakie dokumenty złożyć za ten miesiąc oraz jakie daty i kody podać w druku ZUS ZWUA, jeżeli do ustania stosunku pracy dojdzie nie z pierwszym dniem miesiąca, a w jego trakcie?

Pytanie: W okresie wypowiedzenia pracownik wykorzysta dwa dni opieki oraz dwa dni na poszukiwanie pracy. Jak ustalić podstawę wymiaru składek za ten miesiąc, jeśli jest wynagradzany w formie akordu oraz otrzymuje dodatek stażowy naliczany od pensji zasadniczej?