Przepisy o sygnalistach na ostatniej prostej – jak przygotować się do wdrożenia kanału zgłoszeń

12 stycznia 2024 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji zamieszczono najnowszą wersję projektu ustawy w sprawie sygnalistów. Choć wydaje się, że to dopiero początek prac legislacyjnych, to trzeba wziąć pod uwagę, że w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów jako planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów wskazuje się I kwartał 2024 r. Zakłada się zatem znaczne przyśpieszenie prac.

Można też z dużym prawdopodobieństwem założyć, że projekt ustawy raczej nie ulegnie istotnym zmianom, w szczególności w zakresie rozwiązań dotyczących zgłoszeń wewnętrznych. Nowy projekt różni się od poprzedniego w zasadzie wyłącznie w zakresie zgłoszeń zewnętrznych (przedstawiony do konsultacji projekt przewiduje, że centralnym organem w obszarze ochrony sygnalistów i przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych będzie Rzecznik Praw Obywatelskich) i wyżej wspomnianego okresu vacatio legis. Nie wprowadzono jednak żadnych istotnych zmian projektowanych przepisów regulujących zgłoszenia wewnętrzne w stosunku do poprzedniego projektu ustawy.

Warto też przypomnieć, że choć dyrektywa unijna określa dwa terminy wdrożenia obowiązków, w zależności od wielkości pracodawcy (założeniem było, że najpierw nowe obowiązki obejmą tylko największych pracodawców, a dopiero po dwóch latach tych mniejszych), to jednak z uwagi na upływ czasu i fakt, że oba terminy określone dyrektywą już minęły, nowe obowiązki od razu dotyczyć będą wszystkich pracodawców, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób.

Zdecydowanie nie warto czekać na ogłoszenie ustawy, po prostu będzie zbyt mało czasu na przygotowanie i przeprowadzenie wdrożenia.

Kanały zgłoszeń nieprawidłowości to nic innego jak narzędzie, za pomocą którego sygnalista chcący dokonać zgłoszenia może skontaktować się z właściwą osobą dedykowaną do rozpoznawania zgłoszeń w ramach organizacji. Projekt ustawy nie narzuca w tym zakresie żadnych rozwiązań, przewiduje tylko, że sygnalista powinien mieć przynajmniej możliwość dokonania zgłoszenia ustnie lub pisemnie. Co ważne – nowe przepisy nie przewidują obowiązku zapewnienia anonimowości zgłaszającego naruszenie, co nie oznacza, że pracodawca nie może się na takie rozwiązanie zdecydować.

Zgodnie z projektem ustawy zgłoszenie ustne może zostać dokonane:

• telefonicznie, lub

• za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej, a także

• na żądanie sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania takiego wniosku.

Natomiast zgłoszenie pisemne może zostać dokonane:

• w formie papierowej, lub

• w formie elektronicznej.

Pracodawca powinien także rozważyć, czy nie zdecydować się na wybór takiego kanału zgłoszeń, który zapewnia anonimowość osobie dokonującej zgłoszenia. Plusem takiego rozwiązania jest to, że z uwagi na brak możliwości ustalenia tożsamości zgłaszającego pracownicy będą czuli się bezpieczniej i będą bardziej skorzy do raportowania niepokojących ich zdarzeń. Minusem natomiast – konieczność stosowania dedykowanych rozwiązań technicznych (np. aplikacji) i obawa przed nadużywaniem kanału zgłoszeń do składania powiadomień w sprawach błahych, lub celem dokuczenia współpracownikom (w sytuacji anonimowości zgłoszeń pracownicy mogą czuć się bezkarni).

Od decyzji pracodawcy zależy też, czy zgłoszenia będą przyjmowane przez osobę lub dedykowany zespół wewnątrz firmy, czy też przez podmiot zewnętrzny (np. kancelarię prawną, inną spółkę w ramach grupy kapitałowej).

Warto też pamiętać, że niezależnie od wybranego narzędzia nieprawidłowości kanał dokonywania zgłoszeń w każdym przypadku musi:

• być przystępny i łatwy w obsłudze dla wszystkich pracowników;

• zapewniać poufność danych osoby zgłaszającej oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy;

• zapewniać możliwość kontaktu zwrotnego ze zgłaszającym;

• być dostępny także dla osób „z zewnątrz” – byłych pracowników, osób uczestniczących w procesie rekrutacji, czy osób działających pod kierownictwem zleceniobiorców.

Gdy pracodawca zdecyduje już w jaki sposób pracownicy będą mogli raportować naruszenia, konieczne jest wyznaczenie osoby, która będzie zgłoszenia te przyjmować i rozpoznawać.

Przepisy projektu ustawy nakazują, by pracodawca określił:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej firmy, bądź podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń,

• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej firmy, upoważnione do podejmowania działań następczych (weryfikacji zgłoszenia, dalszej komunikacji ze zgłaszającym, występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnych) – może być to sama osoba lub jednostka wewnętrzna, które zostały wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń.

Oznacza to, że choć pracodawca może wyznaczyć podmiot zewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń, to już nie może powierzyć mu podejmowania działań następczych. Ograniczenie to ma także co do zasady zastosowanie do grup kapitałowych – wyjątkiem są podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób. Mogą one na podstawie umowy ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz prowadzania postępowania wyjaśniającego.

Dla upoważnienia podmiotu zewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń wymagane jest zawarcie umowy - może ona obejmować powierzenie obsługi przyjmowania zgłoszeń, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazania informacji zwrotnej zgłaszającemu i zapewnienia informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych.

Na tym etapie pracodawca staje więc przed dylematem:

• czy przyjmowanie zgłoszeń pozostawić wewnątrz firmy wyznaczając w tym celu osobę lub dział organizacyjny, czy zlecić na zewnątrz,

• komu w ramach organizacji powierzyć podejmowanie działań następczych,

• czy – jeśli firma spełnia warunki liczebności zatrudnienia – nie ustalić wspólnych zasad przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego z inną, spełniającą te warunki, firmą.

Warto wskazać, że wskazując osobę dedykowaną do podejmowania działań następczych wewnątrz organizacji, pracodawca musi zapewnić, że wyznaczona osoba:

• jest postawiona wysoko w strukturze organizacyjnej firmy i raportuje bezpośrednio zarządowi;

• jest wyposażona w szereg uprawnień dających swobodę decyzyjną oraz prawo wglądu w dokumenty, systemy i podejmowania działań władczych, by móc skutecznie prowadzić postępowania wyjaśniające;

• cieszy się zaufaniem pracowników, nie jest konfliktowa, wybuchowa czy agresywna, jest dyskretna i godna zaufania, oraz sumienna i odpowiedzialna; ważna jest także by była stanowcza w działaniu i umiała radzić sobie w sytuacjach stresowych;

• ma umiejętności niezbędne do obsługi kanału zgłoszeń;

• nie jest przeciążona obowiązkami - jeśli jest to aktualny pracownik, który ma już przypisany zakres obowiązków należy zadbać, by nie kolidował on z nowo nałożonymi obowiązkami w ramach systemu zgłaszania nieprawidłowości;

• ma precyzyjne przypisane odpowiedzialności, określony zakres obowiązków i została wyposażona w odpowiednie narzędzia umożliwiające skuteczne prowadzenie postępowania wyjaśniającego; w tym celu konieczne może być przyjęcie odpowiednich procedur.

Projekt ustawy stanowi, że obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Przepis narzuca obowiązkowe elementy takiej procedury. Zgodnie z jego postanowieniami procedura musi wskazywać:

1. osobę lub jednostkę organizacyjną uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń;

2. sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego;

3. osobę lub jednostkę organizacyjną upoważnioną do podejmowania działań następczych;

4. obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;

5. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez upoważnioną osobę lub jednostkę organizacyjną;

6. maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;

7. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.

Wydaje się, że to minimum może nie być wystarczające. Procedura może oczywiście zostać rozbudowana o dodatkowe postanowienia (przykłady takich dodatkowych postanowień także wymienia przepis projektu ustawy). Warto więc zadbać, by lektura procedury pozwalała pracownikowi zrozumieć:

• jak dokonać zgłoszenia, krok po kroku; jeśli w firmie zapewnionych jest więcej niż jeden kanał zgłoszeń dla pracowników należy uwzględnić wszystkie,

• czemu kanał ma służyć i co może być przedmiotem zgłoszenia,

• kto będzie zajmował się zgłoszeniem,

• jakie kroki i działania będą podejmowane po zgłoszeniu,

• w jakim czasie otrzyma potwierdzenie przyjęcia i informację o sposobie załatwienia sprawy,

• jak ochronione są jego dane i jak zapewnia się poufność zgłoszenia;

• jaka ochrona mu przysługuje – nie tylko na czym ona polega, ale także jakie warunki muszą być spełnione, by przysługiwała, z naciskiem na dobrą wiarę zgłaszającego,

• jakie są skutki zgłoszenia w złej wierze i możliwych konsekwencjach nadużywania kanału zgłoszeń.

Mimo, że nie jest to obowiązkowe to jednak warto, by pracodawca rozważył przyjęcie dodatkowych procedur regulujących proces obsługi zgłoszeń, przykładowo:

• procedurę obsługi zgłoszeń – dedykowaną dla pracowników odpowiedzialnych za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń, określającą m.in. kwestie odpowiedzialności za przyjmowanie i procedowanie zgłoszeń, regulacje techniczne związane z obsługą kanału, terminy i częstotliwość podejmowania działań, wymogi związane z zachowaniem poufności i ochroną danych osobowych;

• procedurę postępowania wyjaśniającego – określająca zasady prowadzenia postępowania wyjaśniającego krok po kroku; w ramach tej procedury należałoby określić kompetencje i uprawnienia osoby prowadzącej postępowanie, zasady przeprowadzania poszczególnych czynności dowodowych, czy sposoby ich utrwalania, zabezpieczania i przechowywania.

• procedurę prowadzenia rejestru zgłoszeń – regulującą organizację techniczną rejestru, osoby odpowiedzialne za prowadzenie rejestru, osoby uprawnione do wglądu w rejestr, sposób zabezpieczenia przechowywanych danych, okres przechowywania danych w rejestrze i zasady ich usuwania.

Warunkiem ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych jest skonsultowanie ich z pracownikami:

1. zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo

2. w braku zakładowej organizacji związkowej – z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa powinien uwzględnić w harmonogramie wdrożenia czas niezbędny na wyłonienie przedstawicieli pracowników, dla potrzeb uzgodnienia procedury.

Trzeba pamiętać, że proces ten jest obowiązkowy i przy planowaniu wdrożenia należy uwzględnić czas niezbędny na jego przeprowadzenie i wejście procedury zgłoszeń wewnętrznych w życie – czas ten to:

• od 5 do 10 dni na konsultacje z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników – termin liczony jest od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury do konsultacji;

• 7 dni na wejście w życie skonsultowanej procedury – termin liczony jest od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty u pracodawcy.

Warto także zarezerwować czas na szkolenia pracowników i kampanie informacyjne – jeśli nie przed wejściem w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych, to w niedługim czasie po jej wdrożeniu. Zapewni to, że procedura nie będzie martwa i faktycznie zapewni pracodawcy źródło wiedzy o zdarzeniach mogących mieć znaczenie dla bezpieczeństwa prawnego jego działalności.

Źródło:

- projekt ustawy (z 8 stycznia 2024 r.) o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, rcl.gov.pl