Notoryczne nieobecności pracowników – czy i jak prowadzić rozmowy poabsencyjne?

Zdarza się, że pracodawca chce rozstać się z pracownikiem, na którym nie może polegać. Linią obrony, jaką czasem przyjmują pracownicy jest twierdzenie, że przyczyny ich zwolnień chorobowych tkwią po stronie pracodawcy, który nie zapewnia właściwych warunków pracy.

Z naszych obserwacji wynika, że pracownicy często utożsamiają trudne warunki pracy z koniecznością silniejszej ochrony ich praw. Jest wiele zawodów, które wiążą się z wykonywaniem pracy w niekomfortowych warunkach – w hałasie, w podwyższonej temperaturze, w stresie, czy w otoczeniu nieprzyjemnych zapachów. Jeśli jednak pracodawca przestrzega norm, zapewnia pracownikom środki ochrony indywidulanej i zbiorowej, to trudno będzie mu postawić zarzut bezprawnego, zawinionego działania przeciwko prawom pracowników.

W rozmowach poabsencyjnych nie chodzi o wypytanie pracownika o przyczyny jego nieobecności (tego pracodawcy robić nie wolno), tylko o stworzenie przestrzeni, w której obie strony – pracownik i pracodawca, mogą zakomunikować swoje potrzeby i oczekiwania w świetle powtarzających się, kłopotliwych absencji. Przygotowany do rozmowy przełożony, powinien zwrócić pracownikowi uwagę na skalę jego nieobecności i ich konsekwencje dla zespołu.

To trudna rola, bo wymaga nie tylko przedstawienia faktów, ale też empatii i otwartości na potrzeby pracownika. Rozmowa, z której powinna zostać spisana notatka, daje pracownikowi pole do przedstawienia ewentualnych uwag, co do warunków pracy, czy sposobu organizacji, jeśli mają wpływ na jego stan zdrowia. Z jednej strony daje pracodawcy możliwość zareagowania, z drugiej – przy braku uwag – stanowi narzędzie do obrony przed zarzutami pracownika, że to właśnie warunki pracy spowodowały pogorszenie jego stanu zdrowia.

Ponieważ w takich rozmowach łatwo jest przekroczyć linię chronionej prywatności pracowników, pracodawca, który zdecyduje się na ich przeprowadzanie, powinien zadbać o dwa kluczowe elementy. Po pierwsze, powinien obowiązywać schemat takich rozmów, aby je w zasadniczych punktach ujednolić. Po drugie, osoby, które je przeprowadzają (na przykład z działu HR), powinny zostać przeszkolone przez prawnika, aby miały świadomość, gdzie przebiegają granice prywatności pracownika i co wiąże się z ich przekroczeniem.

Podsumowując, nieobecny pracownik to poważny kłopot dla pracodawcy, zwłaszcza że zwolnienie go też zwykle bywa problematyczne. Decydując się na włączenie rozmów poabsencyjnych na stałe do polityki zarządzania nieobecnościami, pracodawca stwarza sobie szansę na zminimalizowanie części ryzyk związanych z rozstaniem się z takim pracownikiem.