Długotrwała nieobecność po świadczeniu rehabilitacyjnym – jak rozliczać pracownika i co zrobić po przyznaniu renty?
Nasz długoletni pracownik w połowie stycznia skończył 12 miesięczny okres przebywania na świadczeniu rehabilitacyjnym. Niestety nadal jest niezdolny do pracy. Złożył wniosek o rentę z tytułu niezdolności do pracy, ma umiarkowany stopień niepełnosprawności. Wyraziliśmy zgodę, aby na czas oczekiwania na decyzję z ZUS miał nieobecność usprawiedliwioną niepłatną. Mamy informację, że dostał orzeczenie i czeka teraz na decyzję ZUS. 1. Od dnia 15.01.2026 r. wykazujemy w dokumentacji rozliczeniowej jego nieobecność z kodem 151, bez przerw na weekendy czy dni wolne od pracy. Przykładowo za luty 01.02.-28.02.2026. Czy to jest prawidłowo? 2. Co możemy zrobić, jeśli pracownik przedłoży nam decyzję o przyznaniu renty? 3. Wiemy, że w połowie kwietnia ma mieć zabieg. Czy nadal, po otrzymaniu decyzji o przyznaniu renty, może mieć nieobecność usprawiedliwioną niepłatną do czasu powrotu do pracy? 4. Czas nieobecności usprawiedliwionej bez prawa do wynagrodzenia czy zasiłku jest okresem składkowym, ale czy przez tak długi czas może być taka sytuacja bez obawy narażenia nas lub jego na jakieś zarzuty? 4. Czy gdyby była możliwość pozostawienia pracownika w zatrudnieniu nadal na nieobecności usprawiedliwionej niepłatnej mamy wymagać zwolnień lekarskich na dowód usprawiedliwienia tej nieobecności? 5. Czy może lepiej będzie dla pracownika jak rozwiążemy z nim stosunek pracy? Co w tej sytuacji możemy to zrobić?
Wykazywanie nieobecności z kodem 151 (okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku) od momentu zakończenia świadczenia rehabilitacyjnego jest prawidłowe.
- Czy prawidłowe jest wykazywanie nieobecności pracownika kodem 151 bez przerw na dni wolne po zakończeniu świadczenia rehabilitacyjnego?
- Jakie możliwości ma pracodawca po otrzymaniu przez pracownika decyzji o przyznaniu renty z tytułu niezdolności do pracy?
- Czy długotrwała nieobecność usprawiedliwiona bez wynagrodzenia (kod 151) jest bezpieczna dla pracodawcy i pracownika oraz jak ją prawidłowo dokumentować?
Sprawdź też:
- Długotrwała i częsta nieobecność pracownika jako podstawa wypowiedzenia umowy o pracę (Wyrok SR w Człuchowie z dnia 14 listopada 2025 r., IV P 72/25)
- Jak skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę: kluczowe aspekty rozwiązywania umów o pracę
- Jak zwolnić pracownika na l4 (długa choroba a zwolnienie z art. 53 kp) – wzory zapisów
- Rozwiązanie umowy po wyczerpaniu 182 dni choroby – co może zrobić pracodawca?
Zobacz też:
1. Wykazywanie nieobecności w dokumentacji rozliczeniowej
W sytuacji, gdy pracownik nie odzyskał zdolności do pracy, a pracodawca wyraził zgodę na dalsze zatrudnienie bez świadczenia pracy, okres ten obejmuje wszystkie dni kalendarzowe (w tym weekendy i święta). Skoro niezdolność do pracy ma charakter ciągły, nie ma podstaw do przerywania tego okresu w dokumentacji ZUS.
2. Postępowanie po przedłożeniu decyzji o przyznaniu renty
Otrzymanie decyzji o przyznaniu renty z tytułu niezdolności do pracy daje stronom dwie główne drogi:
- Kontynuacja zatrudnienia: Sam fakt otrzymania renty nie rozwiązuje automatycznie stosunku pracy. Pracownik może pozostać zatrudniony, o ile lekarz medycyny pracy wyda orzeczenie o zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku.
- Rozwiązanie umowy: Jeśli pracownik nie jest w stanie wrócić do pracy, możliwe jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron lub przez pracodawcę bez wypowiedzenia (w trybie art. 53 Kodeksu pracy), co otwiera pracownikowi drogę do ubiegania się o odprawę rentową.
3. Nieobecność niepłatna do czasu powrotu po zabiegu
Tak, istnieje możliwość utrzymania statusu nieobecności usprawiedliwionej niepłatnej po otrzymaniu decyzji o rencie. Jest to rozwiązanie opierające się na obustronnej zgodzie (tzw. nieobecność z przyczyn uznanych przez pracodawcę za usprawiedliwione). Należy jednak pamiętać, że jeśli pracownik otrzyma rentę, okresy niezdolności do pracy po jej przyznaniu nie będą już uprawniały do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia społecznego w ramach tego samego stosunku pracy, dopóki pracownik formalnie nie „odzyska” zdolności i nie wróci do aktywności zawodowej.
4. Ryzyko długotrwałej nieobecności bez wynagrodzenia
Okres nieobecności usprawiedliwionej niepłatnej (kod 151) jest traktowany przez ZUS jako okres nieskładkowy. Choć długotrwałe utrzymywanie takiego stanu nie jest bezpośrednio penalizowane, niesie ze sobą pewne konsekwencje:
- Dla pracownika: Brak odprowadzanych składek emerytalno-rentowych oraz brak wpływu na wysokość przyszłych świadczeń.
- Dla pracodawcy: Ryzyko zarzutu o obchodzenie przepisów dotyczących urlopów bezpłatnych lub nierównego traktowania, choć w przypadku oczekiwania na decyzję ZUS i choroby jest to zazwyczaj uznawane za działanie na korzyść pracownika (ochrona miejsca pracy).
5. Dokumentowanie nieobecności (zwolnienia lekarskie)
W momencie, gdy pracownik posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub decyzję o rencie z tytułu niezdolności do pracy, dokumenty te stanowią dowód na brak zdolności do pracy. Jednakże, dla celów porządkowych i jednoznacznego usprawiedliwienia nieobecności w pracy (szczególnie w kontekście planowanego zabiegu), zaleca się, aby pracownik dostarczał zaświadczenia lekarskie (e-ZLA) lub inne zaświadczenia medyczne potwierdzające dalszą niezdolność. Pozwala to uniknąć wątpliwości czy nieobecność nadal ma podłoże zdrowotne.
6. Rozwiązanie stosunku pracy
Decyzja o rozwiązaniu umowy powinna być podyktowana interesem obu stron.
Zalety rozwiązania umowy dla pracownika:
- Odprawa rentowa: Pracownikowi, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę, przysługuje jednorazowa odprawa pieniężna w wysokości co najmniej 1-miesięcznego wynagrodzenia (art. 92¹ KP).
- Możliwość pełnej regeneracji: Brak formalnych obowiązków wobec pracodawcy.
Możliwe tryby rozwiązania umowy:
- Porozumienie stron: Najbezpieczniejsza i najszybsza forma, w której strony ustalają datę zakończenia współpracy w związku z przejściem na rentę.
- Tryb art. 53 § 1 pkt 1 lit. b Kodeksu pracy: Pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeżeli niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż łączny okres pobierania wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące. W opisanym przypadku ten okres już minął, więc rozwiązanie umowy w tym trybie jest prawnie dopuszczalne.
Karolina Kołakowska
