Narzędzia:
Każdy pracownik powinien mieć w firmie własne, osobne akta osobowe, w których gromadzone będą istotne dla jego stosunku pracy dokumenty. Dotychczasowe przepisy nie pozwalają pracodawcy na wybór formy prowadzenia akt osobowych. Jednak zasadnicza w tym zakresie zmiana nastąpi z początkiem 2019 roku.
Z początkiem 2019 r. pracodawcy będą mogli decydować czy dokumentacja będzie prowadzona nadal w formie papierowej, czy też forma elektroniczna będzie dla nich wygodniejsza. Czy będzie można prowadzić dokumentację pracowniczą częściowo w formie papierowej, a częściowo elektronicznie? I jak prawidłowo „przeprowadzić” przejście na elektroniczną wersję akt?
Zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych na stanowiska urzędnicze przeprowadza się nabór. W postępowaniu rekrutacyjnym od kandydata pobiera się szereg oświadczeń, w tym o stanie zdrowia i braku skazania prawomocnym orzeczeniem sądowym. Jeżeli kandydat przejdzie pomyślnie proces rekrutacji część jego dokumentów trafia do akt osobowych. Co jednak z dokumentami, których obowiązek przechowywania w aktach nie wynika wprost z przepisów, tj. oświadczenia o stanie zdrowia, dotyczące karalności , zdolności do czynności prawnych bądź list motywacyjny kandydata? Czy dokumenty te w myśl RODO powinny być archiwizowane? Czy pracownik powinien być poinformowany o sposobie przechowywania tych pozostałych dokumentów?
Już od 25 maja 2018 roku zacznie być stosowane tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Zmienia ono myślenie o przetwarzaniu danych osobowych, także w obszarze HR. Obecnie trwają również prace nad projektem nowej ustawy o ochronie danych osobowych. Przyjrzyjmy się najważniejszym zmianom, jakie w tym zakresie czekają pracowników działów kadr.
To, że dany podmiot (np. firma) występuje w roli administratora danych osobowych lub procesora i może przetwarzać dane osobowe nie oznacza jeszcze, że dostęp do tych danych ma mieć każdy z pracowników takiego podmiotu. Jak upoważnić konkretnego pracownika do przetwarzania danych? Zobaczmy również, co w tym zakresie mogą zmienić, wprowadzane od 25 maja 2018 r., nowe przepisy o ochronie danych osobowych.
Przepisy Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które zaczną obowiązywać już za pół roku, obejmą wszystkich przedsiębiorców przetwarzających dane osobowe w sposób zautomatyzowany, niezależnie od branży czy skali działalności. Co się zmieni po wejściu w życie nowych przepisów? Na co powinny zwrócić uwagę osoby korzystające z systemów IT do zarządzania kadrami?
Pracuję na stanowisku inspektora ds. kadr i płac w powiatowej jednostce samorządowej. Osoba zajmująca się w naszej jednostce sprawami bhp zwróciła się o uzupełnienie danych osobowych pracowników kierowanych na szkolenie okresowe. Chodzi o dane tj. PESEL, data i miejsce urodzenia. Czy powinnam udostępnić dane tych osób? Sprawdziłam, że na zaświadczeniach z tego rodzaju szkoleń nie ma, oprócz imienia i nazwiska pracownika, ani numeru PESEL-u, ani daty urodzenia. Jest natomiast informacja, że zaświadczenie jest ważne z dowodem osobistym lub prawem jazdy. Jak powinnam postąpić, aby być w zgodzie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych?
Czy pracodawca realizujący obowiązek wydawania odzieży roboczej, po zebraniu od pracowników w imiennej ankiecie danych wrażliwych, tj. wzrost, obwód głowy, obwód bioder i klatki piersiowej, rozmiar buta itp., może te dane umieścić w module „dane osobowe pracownika” w systemie kadrowo-płacowym? Czy nie stoi temu na przeszkodzie treść art. 221 Kodeksu pracy, wskazująca na możliwość zebrania określonych w nim danych o pracowniku?
Imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia - to najważniejsze dane osobowe, jakie powinien podać pracownik ubiegający się o zatrudnienie. Podania, jakich innych danych może jeszcze żądać pracodawca od pracownika? Czy ten katalog jest zamknięty oraz czy powszechna ostatnio praktyka pobierania odcisków palców od pracowników jest legalna?
Zamieszanie wokół przywrócenia Święta Trzech Króli jako dnia wolnego od pracy spowodowało, że niemal niezauważona przeszła nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych. Warto jednak przyjrzeć się jej bliżej - szczególnie w kontekście ewentualnych kontroli inspektorów GIODO oraz uprawnień i obowiązków kontrolowanych!
Czy nauczyciel, który legitymuje się dyplomem ukończenia studiów wyższych, na którym widnieje nazwisko panieńskie, powinien okazać się aktem zawarcia małżeństwa? Jeśli tak, to w której części akt osobowych powinien być przechowywany taki dokument w przypadku, jeśli został dostarczony już po zawarciu umowy?
Jesteśmy zakładem budżetowym podległym gminie. Czy w trakcie kontroli audyt może żądać angaży wszystkich pracowników imiennie o wynagrodzeniach? Czy jest to naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych?
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas
