Terminal płatniczy w firmie. Jak wybrać ten najlepszy?

Pierwszy terminal płatniczy pojawił się w Stanach Zjednoczonych w latach 70. XX wieku. Już wtedy stał się prawdziwą rewolucją, a z jego funkcjonalności szybko zaczęto korzystać w wielu innych krajach na świecie. Obecnie płatności bezgotówkowe to już standard, bez którego wielu z nas nie wyobraża sobie codziennych zakupów.

Każdy przedsiębiorca, który chce osiągnąć sukces na rynku i zdobywać wielu nowych klientów, powinien podążać za trendami, a te wskazują jednoznacznie, że płatności kartą, telefonem lub smartwatchem są coraz popularniejsze. Brak terminala płatniczego może oznaczać utratę klientów, a na to nie może sobie pozwolić żaden właściciel firmy. Obecnie terminal płatniczy można kupić na dwa sposoby - za pośrednictwem jednego z operatorów lub w banku. Pierwsza opcja zakłada kontakt z jednym z kilkunastu operatorów płatniczych, którzy działają na terenie kraju, podpisanie umowy i wnoszenie comiesięcznych opłat za korzystanie z urządzenia. W drugim przypadku można liczyć na dzierżawę terminala w ramach dodatkowej usługi dostępnej dla użytkowników kont firmowych.

Co do zasady, użytkowanie terminala płatniczego jest odpłatne. Użytkownik, czyli przedsiębiorca, ponosi miesięczny koszt abonamentu, a także prowizję w określonej wysokości od każdej transakcji przeprowadzonej za pośrednictwem urządzenia. Marża agenta rozliczeniowego jest często uzależniona nie tylko od rodzaju wykorzystanej przez płatnika karty czy innego sposobu płatności, ale również od tego, jaki rachunek rozliczeniowy wskaże przedsiębiorca - niektóre banki rezygnują z pobierania prowizji przez pierwszych kilka miesięcy użytkowania terminala, jeśli rozliczenia będą prowadzone za pośrednictwem rachunku firmowego w danym banku.

Istnieje jednak sposób na to, aby korzystać z terminala bezpłatnie przez 12 miesięcy - wystarczy dołączyć do programu Polska Bezgotówkowa. W ramach tego programu można pozyskać do firmy nawet trzy terminale płatnicze od jednego z agentów rozliczeniowych. Aby skorzystać z tej możliwości, trzeba jednak spełnić warunki stawiane przez organizatorów programu, a więc być małym lub średnim przedsiębiorcą i podpisać umowę na co najmniej 12 miesięcy. Beneficjent programu powinien również posiadać sieć handlową lub usługową, która obejmuje maksymalnie pięć punktów sprzedaży, oraz zadeklarować, że przez ostatnich 12 miesięcy przed złożeniem wniosku nie przyjmował w firmie płatności bezgotówkowych.

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to, jaki jest koszt terminala płatniczego (tutaj przykład operatora PEP), ponieważ każdy operator płatności ustala własne stawki, jednak w niemal każdym przypadku można liczyć na zwolnienie z opłat po spełnieniu określonych warunków. Bezpłatny okres trwa maksymalnie 12 miesięcy (w ramach programu Polska Bezgotówkowa), a u niektórych dostawców nie ma takiego okresu w ogóle. Wybierając terminal, warto więc zwrócić uwagę na długość okresu promocyjnego, a także wysokość prowizji za poszczególne transakcje. Można także zrezygnować z dzierżawy terminala i wykupić go na własność - wówczas koszt takiego urządzenia wynosi zwykle kilkaset złotych.

Rozpowszechnienie płatności bezgotówkowych niejako wymusza na przedsiębiorcach zakup lub dzierżawę terminalu płatniczego. Obecnie dodatkowym motywatorem jest zmiana przepisów, jaką wprowadził Polski Ład - każdy przedsiębiorca, który korzysta z kasy fiskalnej online, powinien od 1 lipca 2022 umożliwić klientom płacenie w formie bezgotówkowej, np. za pośrednictwem terminala płatniczego, który będzie zintegrowany z kasą online. Z tego powodu wielu przedsiębiorców już teraz inwestuje w terminale stacjonarne lub mobilne, które nie tylko ułatwią rozliczenia z klientami, ale również pomogą spełnić warunki stawiane przez nowe przepisy.

Oprócz kosztów, jakie generuje korzystanie z terminala, podczas wyboru urządzenia warto zwrócić uwagę na czas zaksięgowania pieniędzy - zazwyczaj waha się on od 1 do 7 dni. Istotna jest gwarancja oraz możliwość serwisowania urządzenia, jeśli ulegnie ono awarii. W niektórych przypadkach ważne jest, czy terminal umożliwia podzielenie zapłaty na dwie części - bezgotówkową i gotówkową. Z uwagi na kwestie formalne, nie można zapomnieć o weryfikacji długości trwania umowy oraz możliwości jej wcześniejszego zakończenia bez ponoszenia dodatkowych opłat. Chcąc zwiększyć atrakcyjność oferty swojej firmy, warto postarać się o terminal, który oprócz płatności kartami, umożliwia również zapłatę rachunków, doładowanie telefonu lub obsługę płatności telefonem za pomocą aplikacji Apple Pay lub Google Pay, a także blikiem.

Artykuł partnera