Automatyzacja procesów HR – sposób na obniżenie kosztów
Automatyzacja procesów HR to sposób na obniżenie kosztów. Coraz więcej firm zaczyna doceniać znaczenie digitalizacji procesów kadrowo-płacowych. Nic dziwnego, wpływa ona nie tylko na wydajność pracy, ale też znacząco redukuje koszty i poprawia jakość obsługi pracowników. W jaki sposób? Wyjaśniamy poniżej.
Jak automatyzacja procesów HR obniża firmowe koszty?
Mniej wydatków na przestrzeń biurową
Elektroniczne wersje dokumentów są znacznie tańsze niż ich papierowe odpowiedniki. Dlaczego? Po pierwsze odchodzą koszty zakupu papieru, tonerów i drukarek. Po drugie, firma nie musi inwestować w przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Dotyczy to wydatków na utrzymanie archiwum wewnątrz organizacji, jak i zlecanie tego wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym. W pierwszym przypadku przedsiębiorstwa obniżają koszty poprzez wynajem mniejszych powierzchni biurowych lub zyskują dodatkowe miejsce, które mogą zagospodarować według zapotrzebowania.
Po trzecie, cyfrowa transformacja sprawia, że pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki z dowolnego miejsca – również z domu. Oznacza to, że pracodawcy mogą ograniczyć koszty utrzymania biura, ponieważ zatrudnieni zrealizują zadania tak samo efektywnie w trybie pracy zdalnej.
Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów wspiera całościowo procesy biznesowe. Poprawia komunikację w firmie, zapewniając pracownikom dostęp do niezbędnych firmowych zasobów w dowolnym czasie. Nie trzeba skanować dokumentów lub wymieniać się nimi. To oszczędność czasu, jak i mniejsze ryzyko ich zniszczenia czy zagubienia.
Automatyzacja obiegu dokumentów pozwala na sprawną obsługę procesów kadrowo-płacowych. Wówczas rośnie wydajność pracowników, a spadają koszty realizacji poszczególnych zadań. Dotyczy to takich czynności, jak wysyłka elektronicznych pasków płacowych, dystrybucja PIT-ów czy składanie elektronicznych wniosków urlopowych. Tradycyjna forma dystrybucji pasków wynagrodzeń czy deklaracji jest zajęciem bardzo czasochłonnym. Systemy kadrowo-płacowe umożliwiają zrealizowanie tych czynności za pomocą kilku kliknięć.
Zapewnienie ciągłości procesów
Oprogramowanie kadrowo-płacowe zapewnia pełną kontrolę nad czasem pracy pracowników i wszystkimi absencjami. Osoba odpowiedzialna za grafik trzyma rękę na pulsie i może odpowiednio reagować w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń. Decyzje o przyznaniu urlopu podejmuje się zawsze na podstawie aktualnego salda urlopowego. Zachowanie ciągłości pracy jest szczególnie istotne w branży produkcyjnej, gdy każdy niepożądany przestój jest jednoznaczny ze stratami finansowymi.
Uniknięcie kar za nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów
Trzymanie ręki na pulsie w przypadku grafiku ma także znaczenie, jeśli nie chcemy przekroczyć ograniczeń związanych z czasem pracy. System HR zapewnia kontrolę nad limitami nadgodzin. Umożliwi również takie zaplanowanie pracy, by zapewnić pracownikom należny odpoczynek dobowy. Jeżeli Państwowa Inspekcja Pracy wykryje błędy i przekroczenia w czasie kontroli, może nałożyć na pracodawcę karę finansową.
Niezwykle istotne jest także pilnowanie terminów aktualnych badań lekarskich, uprawnień do wykonywania zawodów czy szkoleń BHP. Systemy kadrowo-płacowe wyposażone w monitoring zdarzeń skutecznie pomagają w realizacji poszczególnych zadań kadrowych w tym zakresie. Automatyzacja procesów HR jest kluczowa zwłaszcza w przypadku firm średniej wielkości oraz dużych, ponieważ oprogramowanie HR przypomina o tym, co wymaga działania ze strony specjalistów HR. Efekt? Zgodność z przepisami i brak kar finansowych. Innymi słowy, oszczędności.
Brak kosztownych pomyłek
Błędy zdarzają się każdemu. Jednak w przypadku kadr i płac nawet najdrobniejsza pomyłka może być bardzo nieprzyjemna w skutkach. Automatyzacja procesów HR rozwiązuje ten problem, zmniejszając ryzyko popełnienia błędu. Na szczególną wzmiankę zasługuje w tym przypadku import danych. Rozwiązanie eliminuje konieczność żmudnego i ręcznego przenoszenia danych pomiędzy systemami. Co więcej, gdy raz wprowadzimy dane do oprogramowania, możemy z nich korzystać przy realizacji wszelkich działań kadrowo-płacowych. Jeśli mamy papierowe wersje dokumentów, musimy je każdorazowo ręcznie uzupełniać. Automatyzacja procesów HR sprawia, że poszczególne dokumenty uzupełniają się automatycznie aktualnymi i poprawnymi danymi pracownika. To oczywiście tylko przykład, ale dostrzegasz wagę tego udogodnienia, prawda?
Automatyzacja procesów HR – sposób na mniejsze koszty
Automatyzacja procesów HR znacząco wpływa na optymalizację kosztów. Oprócz konkretnych kwot związanych z mniejszymi kosztami utrzymania powierzchni biurowych należy również spojrzeć na proces digitalizacji długofalowo. Automatyzacja minimalizuje nakłady pracy i zwiększa wydajność pracy działu kadrowo-płacowego, co w dłuższej perspektywie oznacza oszczędności dla przedsiębiorstwa.
