Wyjazd w delegację użyczonym samochodem
Pracownik otrzymał polecenie udania się w delegację do innej miejscowości swoim prywatnym samochodem. W firmie otrzymuje tzw. kilometrówkę za realizację zadań w obrębie gminy. Czy pracownik może zrealizować polecenie pracodawcy, udając się w delegację innym samochodem (np. żony lub obcej osoby), aby ułatwić sobie dojazd, jadąc lepszym i wygodniejszym pojazdem?
Pracodawca wydając pracownikowi polecenie wyjazdu w podróż służbową określa środek transportu właściwy do odbycia podróży. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Nie musi to być ten sam pojazd, którego pracownik używa do jazd lokalnych.
Zasady rozliczania kosztów związanych z używaniem prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych w przypadku jazd lokalnych reguluje umowa cywilnoprawna zawarta między pracownikiem a pracodawcą, natomiast w przypadku wyjazdów poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pracownika, zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych określają przepisy dotyczące podróży służbowych.
Podróż służbowa samochodem własnym lub użyczonym
Formalnie nie ma przeszkód, aby pracownik w podróż służbową udał się samochodem żony lub innej osoby, która udostępni mu samochód. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż 0,5214 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3, lub 0,8358 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Poza kosztami przejazdów pracownikowi może przysługiwać zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, a więc np. kosztów parkowania.
Dla celów podatkowych należy prowadzić ewidencję
Należy pamiętać, że aby pracodawca mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki ponoszone z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych, przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu. Do jej prowadzenia obowiązana jest osoba używająca pojazdu.
Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
- art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, ze zm.),
- § 1, § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.),
- § 3, § 5 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a, ust. 5 i 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.).
Katarzyna Pietruszyńska
