Gdy pracodawca zatrudnia pracownika, który jest rodzicem, albo gdy pracownikowi rodzi się pierwsze dziecko, pracodawca powinien przekazać mu do wypełnienia tzw. oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień rodzicielskich. Zawiera ono deklarację, czy pracownik będzie korzystał (albo czy się zrzeka) z opcjonalnych uprawnień rodzica dziecka w wieku do 4, 8 i 14 lat.
Oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień rodzicielskich – moment pobrania deklaracji i możliwość zmiany
Tzw. deklarację w sprawie korzystania z uprawnień rodzicielskich składa się przeważnie:
1) na początku zatrudnienia – jeśli np. z kwestionariusza osobowego pracodawca dowiaduje się, że pracownik ma przynajmniej 1 dziecko poniżej 14. roku życia i chciałby skorzystać z uprawnień, które są deklarowane w tym dokumencie albo
2) w trakcie zatrudnienia – gdy deklaracja ta dotąd nie była potrzebna, a teraz już jest (np. gdy pracownikowi rodzi się pierwsze dziecko albo gdy miał już wprawdzie małe dziecko, ale dotąd nie zamierzał korzystać z opisanych w deklaracji uprawnień, a teraz już chce).
Dokładna data sporządzenia deklaracji rodzicielskiej nie jest istotna. Ważne jest jedynie, aby data ta poprzedzała skorzystanie z uprawnień rodzicielskich i aby nie była wcześniejsza niż dzień rozpoczęcia pracy (dopiero bowiem od pracownika – a nie od kandydata do pracy – możemy pobierać dane wynikające z deklaracji rodzicielskiej).
Deklaracja o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich zasadniczo jest pobierana na czas nieokreślony – do odwołania (czyli np. nie musi być ponawiana co roku). Jeśli mamy bez przerwy kolejne umowy o pracę, pracownik nie musi jej ponawiać przy każdej umowie. Pracownik może natomiast w każdej chwili zmienić swoją deklarację – odnośnie dowolnego jej punktu. Może więc np. zadeklarować, że cofa zgodę na nadgodziny albo że odtąd będzie jednak korzystał z 2 dni wolnych „na dziecko”.
Forma deklaracji o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich
Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich może mieć dowolną formę, choć raczej powinna ona być dostosowana do formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej, gdzie oświadczenie jest przechowywane. Czyli: jeśli akta są pisemne, to oświadczenie też zasadniczo powinno być pisemne. Jednak oświadczenie elektroniczne łatwo jest przekonwertować na dokument papierowy (wystarczy wydrukować z np. e-maila, podpisać przez osobę, która uzupełnia dokumentację pracowniczą, może być z adnotacją „za zgodę z dokumentem elektronicznym” i umieścić w papierowych aktach osobowych).
Przepisy nie nakazują wprost stosowania wobec wszystkich pracowników oświadczeń rodzicielskich. Jeśli więc np. pracownik-rodzic nie chciałby korzystać z uprawnień rodzicielskich, można wcale nie wręczać mu takiego oświadczenia. Gdy jednak chce skorzystać z takich uprawnień, to powinien w jakiejś formie (niekoniecznie w zaproponowanej tu we wzorze) złożyć oświadczenie w tym zakresie. Dlatego w takim przypadku możemy wymagać od pracowników-rodziców, aby wypełnili przedstawiony przez pracodawcę wzór deklaracji rodzicielskiej.
Można też pobierać od pracownika zgody doraźne, np. na każde z uprawnień rodzicielskich osobno – w razie potrzeby. Niemniej jednak ze względu na wygodę pracodawcy (kadr) najpraktyczniejsze wydaje się zbiorcze oświadczenie pracownika (zob. wzór) dotyczące wszystkich tych uprawnień rodzicielskich, które zależą od deklaracji czy zgody pracownika.
Może być tak, że pracownika dotyczą tylko niektóre kwestie z opisywanego oświadczenia (np. jeśli zatrudniamy osobę, której najmłodsze dziecko ma 10 lat, to może ona skorzystać tylko z wolnego na dziecko, zaś pozostałe zgody już jej nie dotyczą). W takim przypadku możemy więc sporządzić osobny wzór (w którym po prostu wykreślamy dalsze punkty). Jednak możemy też nadal stosować wzór zbiorczy i np. w dalszych punktach wpisać adnotację „nie dotyczy” lub po prostu opisać je tak, żeby wynikało z nich, że pracownik w takim przypadku ich nie wypełnia.
Uprawnienia pracowników, o których mowa w deklaracji rodzicielskiej
a) uprawnienia pracownika-rodzica do 4 roku życia
Rodzica dziecka, które nie ukończyło 4. roku życia, nie można bez jego zgody zatrudniać powyżej 8 godzin na dobę w systemach dopuszczających taką wydłużoną pracę. Chodzi tu o pracę planową powyżej 8 godzin (którą trzeba odróżnić od nieplanowanych nadgodzin). Taka planowa praca jest możliwa np. w systemie równoważnym czy w systemie skróconego tygodnia pracy. Dłuższy dobowy wymiar czasu pracy jest wtedy rekompensowany krótszą pracą w inne dni lub dodatkowymi dniami wolnymi. Bez swojej zgody rodzic dziecka do lat 4. nadal może pracować w takich systemach, ale w praktyce i tak w żadnym dniu nie będzie mógł mieć więcej niż 8 godzin pracy.
Jeśli pracodawca jest pewien, że nie będzie stosował takich systemów czasu pracy, może całkiem pominąć ten punkt i nie zamieszczać go w deklaracji rodzicielskiej.
b) uprawnienia pracownika-rodzica dziecka do 8 roku życia
Po zmianach z 2023 roku rodzica dziecka, które nie ukończyło 8. roku życia, nie można bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej i w systemie przerywanego czasu pracy oraz delegować poza stałe miejsce pracy. Pracownik deklaruje osobno tak/nie co do każdego z tych czterech rozwiązań – więc trzeba je rozpisać osobno. Może więc np. zgodzić się na nadgodziny, a na delegowanie już nie itd.
Pracodawca może nie dawać pracownikowi do wypełnienia tego punktu deklaracji, jeśli nie przewiduje stosowania nadgodzin, pory nocnej, delegacji czy systemu przerywanego. Jednak warto to przemyśleć. O ile bowiem wprowadzenie systemu równoważnego jest dość przewidywalne, o tyle nadgodziny, praca nocna lub konieczność delegacji już nie zawsze. Być może więc warto na wszelki wypadek zachować ten punkt, aby w razie pilnej potrzeby np. nadgodzin nie trzeba było szybko uzyskiwać jeszcze zgody od pracownika. Czyli żeby już wcześniej było wiadomo, czy w razie czego możemy mu polecić pracę nadliczbową, czy nie.
Wprawdzie pracownik może zawsze zmienić swoją deklarację (poprzez złożenie kolejnej). Jeśli jednak np. zadeklarował, że zgadza się na nadgodziny, a potem, gdy już otrzymał pilne polecenie pracy nadliczbowej, nagle zmienił deklarację – może to być nie w porządku wobec pracodawcy. Pracodawca w dobrej wierze liczył bowiem na jego pracę nadliczbową. Jednak czytając przepis literalnie, teoretycznie pracownik może skorzystać z takiej zmiany.
c) zwolnienie z art. 188 kp (tzw. wolne na dziecko)
Pracownik wychowujący przynajmniej 1 dziecko, które nie ukończyło 14 lat, ma prawo do skorzystania z 2 dni wolnych lub 16 godzin wolnych z tego tytułu w roku kalendarzowym. Przy czym jeśli pracownik niepełnoetatowy korzysta z tego zwolnienia w godzinach, jego wymiar jest proporcjonalny do wymiaru etatu.
Pracownik w każdym momencie może zmienić swoją deklarację. Może więc np. w połowie roku zadeklarować, że odtąd będzie korzystał z „opieki na dziecko” – i będzie miał wówczas prawo do pełnych 2 dni tego zwolnienia (zakładając, że drugi rodzic nie korzystał z tego uprawnienia w danym roku).
d) obniżenie etatu zamiast urlopu wychowawczego
Dodanie tego punktu do deklaracji o korzystaniu lub nie z uprawnień rodzicielskich wydaje się najmniej potrzebne, ponieważ obniżenie etatu i tak zawsze wymaga osobnego wniosku pracownika (złożonego z 21-dniowym wyprzedzeniem). Niemniej z treści art. 1891 kp wynikałoby, że też najlepiej zapytać o to pracownika w deklaracji rodzicielskiej (ponieważ z tego uprawnienia też może jednocześnie korzystać tylko jeden rodzic).
Zgodnie z art. 1867 kp pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wiążący wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa etatu w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego. Obniżenie może obejmować maksymalnie tyle czasu, ile pozostało pracownikowi urlopu wychowawczego na dane dziecko (np. maksymalnie 15 miesięcy). Natomiast w drugą stronę to nie działa, tzn. obniżenie „nie zużywa” urlopu wychowawczego. Maksymalną granicą skorzystania z tego obniżenia etatu (jak i z urlopu wychowawczego) jest upływ roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.
Obniżenie etatu w tym trybie daje pracownikowi ochronę przed wypowiedzeniem – taką jak na urlopie wychowawczym. Trwa ona przez cały czas obniżenia, ale nie dłużej niż przez 12 miesięcy (choćby samo obniżenie etatu trwało dłużej).
Data urodzenia dziecka w deklaracji rodzicielskiej
Dobrze jest, aby pracownik w którymś miejscu deklaracji rodzicielskiej wskazał, kiedy urodziło się najmłodsze z jego dzieci (nie podaje zaś tu imienia i nazwiska dziecka). Jest to dana osobowa, którą w tym przypadku możemy przetwarzać bez zgody pracownika. Jej podanie jest bowiem niezbędne do skorzystania z uprawnień, z których pracownik dobrowolnie chce skorzystać. Dzięki takiej informacji możemy łatwo sami sprawdzić, kiedy mijają okresy ważności poszczególnych uprawnień pracownika, np. kiedy mija 8. rok życia dziecka.
Pracodawca może (nie musi) żądać, aby pracownik pokazał dokument poświadczający datę urodzenia dziecka, np. akt urodzenia. Takiego dokumentu nie kseruje się do akt pracowniczych, ale można napisać na deklaracji „potwierdzam za zgodność z dostarczonym aktem urodzenia”.
Deklaracja, że drugi rodzic nie będzie korzystał z uprawnień
Z opisywanych tu uprawnień rodzicielskich może jednorazowo korzystać tylko jedno z rodziców dziecka (art. 1891 kp). Dlatego w oświadczeniu powinna znaleźć się deklaracja, że z opisanych tu uprawnień, z których pracownik zamierza korzystać, nie będzie w tym czasie korzystał drugi rodzic. Przy czym i tak nie mamy w praktyce możliwości zweryfikowania takiej deklaracji – a więc musimy w tym przypadku poprzestać na oświadczeniu pracownika (nie możemy np. żądać deklaracji od drugiego rodzica czy zaświadczenia od jego pracodawcy itp.).
Czego nie powinno być w deklaracji o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich
W deklaracji rodzicielskiej pracownik nie powinien wskazywać, czy ze zwolnienia na dziecko w konkretnym roku będzie korzystał w dniach, czy w godzinach (dlatego we wzorze oświadczenia podaliśmy „2 dni albo 16 godzin”). Przepis wyraźnie stanowi bowiem, że o tym decyduje pracownik w pierwszym wniosku w danym roku kalendarzowym (np. jeśli w pierwszym wniosku jest prośba o to zwolnienie na godziny, wszystkie wnioski w tym roku kalendarzowym powinny być też na godziny).
W deklaracji rodzicielskiej pracownik nie deklaruje też, czy będzie korzystał:
- z rozwiązań tzw. elastycznej organizacji pracy (art. 1881 kp) lub
- z innych uprawnień rodziców małych dzieci, np. dotyczących pracy zdalnej, urlopów związanych z rodzicielstwem itd., z wyjątkiem obniżenia wymiaru etatu zamiast urlopu wychowawczego albo
- z innych uprawnień związanych z opieką (np. wolne „na siłę wyższą”, urlop opiekuńczy).
Pracownik nie musi bowiem odgórnie deklarować zamiaru korzystania z takich zwolnień z większym wyprzedzeniem niż wymaga tego wniosek o nie (np. 3 tygodnie dla elastycznej organizacji pracy). Wymuszanie na nim wcześniejszej deklaracji i tak nie byłoby więc wiążące.
Gdzie jest przechowywana deklaracja w sprawie korzystania z uprawnień rodzicielskich
Z przepisów wynika, że deklarację rodzicielską należy umieszczać w części B akt osobowych. Jednak w tym zakresie jest pewien problem, gdyż jednocześnie przepisy nakazują umieszczać w dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy:
- określone zgody z art. 148 i art. 178 § 2 kp (czyli pora nocna, nadgodziny), które mogą być na czas nieokreślony albo doraźne, a oprócz nich także
- co roku zbierane wnioski o wolne na dziecko z art. 188 kp, z czego najważniejszy jest pierwszy wniosek w każdym roku.
Wydaje się, że jedynym rozsądnym rozwiązaniem w takim przypadku jest umieszczenie deklaracji rodzicielskiej w części B akt osobowych, a w przypadku gdy pracownik wyraził w niej zgodę na okoliczności wskazane w pkt 1 i 2 naszego wzoru – dodatkowo skserowanie tej deklaracji także do dokumentacji ewidencyjnej.
