5 cech specjalisty od rozwiązywania problemów

Każdego dnia mierzymy się z licznymi decyzjami. Jedne z nich są ważniejsze inne nieco mniej. Jedne będą dotyczyły życia prywatnego inne zawodowego. Jeszcze inne będą dotyczyły nas samych, a kolejne naszej rodziny, bliskich. Będąc menadżerami podejmujemy także decyzje mające wpływ na życie innych osób.

Wszystkie podejmowane przez nas decyzje mają jeden element wspólny. Związane są z rozwiązaniem jakiegoś problemu. Dlatego wielu pracodawców poszukuje nie tyle pracowników do swoich przedsiębiorstw, ile osoby sprawnie poruszające się po procesach decyzyjnych. Osoby umiejące rozwiązywać problemy, a tym samym podejmujące dobre decyzje. Znajduje to odzwierciedlenie już podczas rozmów kwalifikacyjnych. W Internecie znajdziemy mnóstwo przykładów pytań problemowych, które mają za zadanie sprawdzić umiejętność radzenia sobie kandydata w trudnych sytuacjach, a w konsekwencji umiejętność rozwiązywania problemów.

Owa umiejętność posiada jedną bardzo ważną właściwość. Można się jej nauczyć. Co więcej każdy może osiągnąć zadawalający poziom w kompetencji jaką jest rozwiązywanie problemów. Punktem wyjścia do jej rozwoju może być poznanie cech osób będących ekspertami w dziedzinie rozwiązywania problemów.

Poniżej znajduje się lista 5 takich cech, od których warto rozpocząć naukę.

Bez względu na to w jakiej branży pracuje menadżer musi być przygotowany na działanie w niepewnych warunkach. Nawet, gdy sądzi, że zebrał już wystarczającą liczbę potrzebnych informacji to zawsze znajdzie się element, który zostanie przeoczony.

Pod stwierdzeniem opisanym powyżej wielu menadżerów będzie gotowych podpisać się obiema rękami. Z własnej praktyki będą w stanie podać sytuację, kiedy uważali, że są doskonale przygotowani, a jednak przeoczyli, wydawałoby się oczywistą sprawę. Dzieje się tak, ponieważ ówczesny świat przesiąknięty jest informacjami. Każda z nich może okazać się kluczowa dla powodzenia naszego działania.

Niepewność jest więc jednym z głównych obszarów, w którym poruszają się przedstawiciele kadry zarządzającej. Doskonały przykład tego mieliśmy na początku pandemii. Duża niepewność związana z działaniami rządzących sprawiała, że wiele przedsiębiorstw nie podejmowało zakrojonych na szeroką skalę działań. Obawa (jak się okazało słuszna) przed zamknięciem ludzi w domach sprawiła, że wiele przedsiębiorstw po prostu musiało przerwać lub zakończyć swoją działalność.  

Specjalista od rozwiązywania problemów musi zdawać sobie sprawę, że większość czasu swojej pracy będzie poruszał się po cienkim i kruchym lodzie. Będzie działał w obszarze niepełnej informacji. Wiele decyzji podejmowanych przez niego będzie popartych niepełnymi danymi lub danymi, które szybko ulegają zmianie. Będzie to szczególnie trudne dla osób, które lubią mieć wszystko dobrze zaplanowane, wskazane kolejne kroki, które muszą podjąć. To prawidłowe podejście niewiele jednak pozwala osiągnąć w przypadku sytuacji kryzysowych, gdy konieczne jest szybkie rozwiązanie problemu.

Zarządzanie jest bardzo trudne. Zwłaszcza dla osób, które chcą wykonać swoje zadanie jak najlepiej. Może bowiem okazać się, że ich profesjonalizm, zaangażowanie i chęć osiągnięcia sukcesu będą bardziej przeszkadzać niż pomagać w rozwiązaniu problemu. W takiej sytuacji nie pomoże nawet specjalistyczna wiedza, którą posiadają menadżerowie. Właściwym działaniem w takich okolicznościach będzie opuszczenie swojego biura i spojrzenie na sytuację z innej perspektywy.

Spoglądanie na działanie organizacji z różnych perspektyw sprawia, że zyskujemy szerszy obraz sytuacji. Możemy przeanalizować działanie przedsiębiorstwa i dostrzec jego słabe punkty. Musimy jednak otworzyć się na nowe sposoby pozyskiwania informacji. Jednym z nich może być przyjęcie perspektywy zwykłego pracownika. Coraz więcej dyrektorów decyduje się na taki krok. Świadczą o tym chociażby telewizyjne programy typu: Kryptonim szef, w których zarządzający na jakiś czas wcielają się w rolę zwykłych pracowników.

WAŻNE! Działania menadżerów nie muszą być aż tak drastyczne. Bardzo często przed rozwiązaniem kluczowego problemu warto zapytać współpracowników o ich zdanie lub gdy decyzja wymaga specjalistycznych analiz zatrudnić zewnętrznych ekspertów.

W rozwiązywaniu problemów kluczowe jest wybranie najważniejszych informacji spośród wielu, które do nas docierają. Bardzo często menadżerowie różnych szczebli uczestniczą w spotkaniach, debatach, rozmowach, konferencjach. Dociera tam do nich wiele różnorodnych informacji. Wiele z nich może okazać się bezużytecznymi, ale jednak może zaważyć na sukcesie kolejnego przedsięwzięcia. Proste byłoby, gdyby została ona wyróżniona, a uwaga słuchaczy zostałby na nią zwrócona. Często jednak dopiero krytyczna analiza docierających do nas komunikatów pozwala odfiltrować ową wiadomość.

Pierwszym z nich jest rozwijanie koncentracji. To pozwoli nam skupić się na właściwej rozmowie, wykładzie, a nie na licznych rozpraszaczach. Drugim kluczowym elementem jest lepsze zrozumienie naszego współrozmówcy. Kluczowe w tym obszarze będzie poznanie specjalistycznego słownictwa, które używane jest w danej branży. Podstawą jest także dobre przygotowanie się do rozmowy, czytanie specjalistycznej prasy, książek, rozmowa z ekspertami.

Przeważnie to menadżerowie podejmują decyzje, ale nie zawsze to oni są odpowiedzialni za ich wdrażanie w życie. To ich współpracownicy będą implementować produkt lub usługę i wdrażać pomysł w życie. W sytuacji, gdy zespół nie będzie popierał zdania menadżera przedsięwzięcie staje się zagrożone. Dlatego kluczowe jest budowanie zgody wokół sytuacji problemowej.

Choć wielu z nas powie, że jest odporna na stereotypy i sama podejmuje decyzje w oparciu o dostępne informacje to jednak bardzo często nasze zachowanie przeczy temu. Związane jest to z faktem, iż nasza opinia zawsze powstaje w oparciu o niepełną informację, a nasz mózg nie wysila się, by znaleźć właściwe rozwiązanie, a idzie po linii najmniejszego oporu.

Klasycznym przykładem jest sytuacja, w której na blok operacyjny przyjeżdża dziecko poszkodowane w wypadku samochodowym. Chirurg mający operować dziecko mówi, że nie może tego zrobić, ponieważ dziecko jest jego synem. Wszyscy wiedzą jednak, że ojciec dziecka jest prawnikiem. Wiele osób na tak przedstawioną sytuację nie jest w stanie znaleźć rozwiązania. Jest ono bardzo proste. Chirurgiem jest kobieta, matka dziecka. Ciężko jest nam wyjść poza schemat myślenia, w którym chirurg to męski zawód.

Możemy starać się nie oceniać ludzi na pierwszy rzut oka. Początkowo będzie to trudne, ale z czasem na widok nieznajomego będziemy zadawali różne pytania, a nie oceniali i z góry zakładali, że nasza opinia jest prawidłowa. To z kolei przełoży się na lepsze rozwiązywanie problemów, gdyż zebrane przez nas informacje będą pełniejsze.

Przedstawione powyżej cechy osób skutecznie rozwiązujących problemy stanowią jeden z kierunków rozwoju skutecznego menadżera. Pomimo, iż łączą się one ze sobą i w wielu przypadkach jedna cecha wynika z drugiej to jednak można je rozpatrywać pojedynczo. To z kolei pozwala rozwijać każdą cechę osobno, by stopniowo stawać się coraz lepszym menadżerem.