Przebywanie na urlopie a wyjazd (wczasy) uprawniający do dofinansowania z ZFŚS oraz sposób dokumentowania prawa do świadczenia przez pracownika

Przebywanie na urlopie a wyjazd (wczasy) uprawniający do dofinansowania z ZFŚS oraz sposób dokumentowania prawa do świadczenia przez pracownika

Czy pracownik, który dostaje dofinansowanie z ZFŚS (tzw. wczasy pod gruszą), musi przedstawić jakiś dokument, który stwierdza, że był on na wczasach lub wypoczynku przez siebie zorganizowanym, czy wystarczy oświadczenie o wyjeździe? Czy pracownikowi, który nie wyjedzie na wczasy, a pozostaje na 14-dniowym wypoczynku też przysługuje dofinansowanie z ZFŚS?

Pracownik ubiegający się o dopłatę z ZFŚS do wydatków związanych z organizowaniem wypoczynku powinien uprawdopodobnić sposób wypoczywania według zasad określonych w regulaminie funduszu obowiązującym u pracodawcy.

1. Z ZFŚS - dofinansowanie do wypoczynku, a nie do samego urlopu

Definicja działalności socjalnej, zawarta ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, obejmuje m.in. usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku oraz udzielanie pomocy materialnej w formie finansowej lub rzeczowej. Oznacza to, że ze środków funduszu finansuje się nie sam fakt posiadania prawa i korzystania z urlopu wypoczynkowego, ale ewentualne koszty, jakie pracownik musi ponieść, aby zorganizować sobie i swojej rodzinie wypoczynek na tym urlopie. Zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z funduszu określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym ze związkami zawodowymi, a gdy one nie działają - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. W związku z tym także rodzaje i formy wypoczynku, które będą dofinansowywane z funduszu u danego pracodawcy, powinny być szczegółowo unormowane w regulaminie zakładowym - zgodnie z preferencjami załogi w zakresie sposobu wypoczywania i wielkością środków funduszu przeznaczonych na ten rodzaj działalności socjalnej.

2. Sposób dokumentowania poniesionych na wypoczynek wydatków określa regulamin ZFŚS

Jak wskazuje ustawowa definicja działalności socjalnej, w pierwszej kolejności z funduszu finansuje się usługi w zakresie różnych form wypoczynku, czyli tzw. wypoczynek zorganizowany (wczasy, kolonie, obozy, zimowiska, rajdy, wycieczki itp.). Organizowaniem tego rodzaju wypoczynku zajmują się wyspecjalizowane podmioty (agencje, biura turystyczne), które sprzedając swoje usługi wystawiają odpowiednie dokumenty - faktury, rachunki. Uzupełnieniem pomocy socjalnej pracodawcy w sferze wypoczynku (tzw. wczasy pod gruszą) może być także udzielanie pomocy finansowej w indywidualnie organizowanym wypoczynku urlopowym pracownika. W tym przypadku pracownik mógłby przedstawiać także dostępne mu dokumenty potwierdzające poniesione w związku z tym wydatki. Takim dokumentem może być także jego oświadczenie, w którym pracownik potwierdza swoim podpisem prawdziwość danych w nim zawartych. Szczegółowe postanowienia w zakresie warunków, jakie powinien spełnić pracownik ubiegający się o dofinansowanie do wypoczynku, powinien zawierać regulamin, który jest podstawowym aktem prawnym (zbiorowe prawo zakładowe) regulującym sposób organizowania działalności socjalnej w danym zakładzie i wiążącym pracodawcę i pracownika.

Pamiętać należy, że przyznawanie wszystkich świadczeń socjalnych, w tym także dopłat do różnych form wypoczynku, uzależnia się wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, co w praktyce oznacza, że te świadczenia, jak i ich wysokość mogą nie obejmować wszystkich pracowników oraz nie mogą być przyznawane w jednakowej wysokości.

Podstawa prawna
» art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1, ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335).

Autor: Jadwiga Stefaniak