Proces rekrutacji: czego możesz dowiedzieć się od kandydata do pracy
Co możesz zrobić, by w zgodzie z przepisami pozyskać potrzebny zakres informacji o kandydacie do pracy? Czy CV nadesłane przez osoby, które nie zostały zatrudnione można zachować na potrzeby następnej rekrutacji? Czy można przeprowadzić test psychologiczny? Jaka kara grozi za naruszenie przepisów? Dowiedzcie się Państwo, czytając ten tekst.
Warunkiem zatrudnienia niemal we wszystkich instytucjach jest pozytywny przebieg procesu rekrutacji. Składa się on z wielu elementów. Dla pracodawcy najistotniejsze jest pozyskanie na tyle szerokiego zakresu informacji, by możliwe stało się dokonanie oceny kandydata pod kątem jego przydatności dla firmy. Z drugiej jednak strony, dane należy pozyskiwać w taki sposób, aby nie naruszyć prawa i nie narazić się na sankcje w przypadku kontroli GIODO.
ETAP I: Nadsyłanie ofert
1. Zakres danych w CV - limitowany
W pierwszym etapie rekrutacji podstawowym dokumentem, z jakim styka się dział kadr i pracodawca, jest CV kandydata. To w nim znajdują się informacje, z którymi osoba ubiegająca się o pracę chce zapoznać przyszłego pracodawcę. Co do zasady, pracodawca nie może wymagać od kandydatów do pracy, aby przekazywali w CV inne informacje, aniżeli wymagane przepisami prawa. Nie są wprawdzie wykluczone sytuacje, w których ubiegający się o zatrudnienie z własnej woli zechce zapoznać pracodawcę z informacjami na prywatny temat (np. hobby). Inicjatywa w tym zakresie powinna należeć jednak do kandydata, a nie do pracodawcy.
Nawet jeśli w CV podano liczbę dzieci - nie pytaj o ich wiek
Jeżeli kandydat do pracy (ale jeszcze nie pracownik) umieścił w swoim CV informacje wykraczające poza zakres danych, do których żądania ustawowo jest upoważniony pracodawca - nie oznacza to jeszcze, że można żądać poszerzania zakresu tych danych.
2. Danych kandydatów nie musisz rejestrować
Pozyskując dane osobowe kandydatów do pracy (zwłaszcza uzyskując ich CV), pracodawca tworzy zbiór danych osobowych. Pewnym udogodnieniem dla pracodawcy jest, że zbioru danych kandydatów na pracowników nie trzeba zgłaszać do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.
3. Informacja dla pracowników - obowiązkowa!
Pracodawca powinien poinformować osoby, których dane pozyskano w toku rekrutacji o:
» nazwie siedziby administratora danych,
» celu zbierania danych,
» przewidywanych odbiorcach (kategoriach odbiorców) danych,
» prawie dostępu do treści swoich danych,
» prawie poprawiania danych,
» dobrowolności albo obowiązku podania danych wraz ze wskazaniem jego podstawy ustawowej.
Przepisy nie zawierają wskazówek, kiedy, ani też w jakiej formie, trzeba dochować obowiązku informacyjnego. Należy więc przyjąć, że forma jest dowolna (czyli można ten obowiązek wypełnić również ustnie). Warto jednak pamiętać, że w przypadku zaistnienia sporu, ciężar udowodnienia, że obowiązek ten w rzeczywistości został wykonany spoczywa na pracodawcy. Z tego powodu lepiej zachować formę pisemną. Aby oszczędzić sobie pracy związanej z każdorazowym informowaniem poszczególnych kandydatów, można np. zamieścić informację w ogłoszeniu rekrutacyjnym, zgodnie z poniższym wzorem:
Wzór informacji dla kandydatów do pracy
„Dane osobowe nadsyłane w CV będą gromadzone wyłącznie w celu przeprowadzenia rekrutacji. Administratorem danych jest ARAKS S.A, ul. Kolorowa 17, 00-089 Warszawa. Kandydaci mają prawo dostępu do treści swoich danych i możliwość ich poprawiania - kontaktując się z działem kadr (tel. 088 338 32 39). Podstawa prawna: art. 221 Kodeksu pracy.”
Podkreślenia wymaga, że podane wyżej rozwiązanie (tj. formułka w ogłoszeniu rekrutacyjnym) nie jest jedynym możliwym. Zgodnie bowiem z przepisami, pracodawcy nie muszą osobno informować kandydatów o zasadach przetwarzania danych, gdy osoba, której dane dotyczą, posiada te informacje. Z tym, że o ile nie jest trudno udowodnić, że kandydat zdawał sobie sprawę z celu gromadzenia danych i znał nazwę administratora (skoro podano ją w ogłoszeniu rekrutacyjnym), o tyle trudniejsze może być udowodnienie, że kandydat zdawał sobie sprawę z prawa dostępu do treści swoich danych i możliwości ich poprawiania.. Niemniej jednak, jest to możliwe, o ile pracodawca dał do zrozumienia, że w każdej chwili wnioskujący o zatrudnienie może uzupełnić, czy poprawić przesłane dokumenty.
Pani X, uczestniczyła w rekrutacji na stanowisko konsultantki w firmie kosmetycznej. Zarzuciła firmie brak wypełnienia obowiązku informacyjnego twierdząc, iż w momencie pozyskania jej danych nie poinformowano jej o celu zbierania danych. Pani X nie miała jednak racji. Wysyłając CV wiedziała bowiem, kto będzie jej dane przetwarzał i w jakim celu. A więc pracodawca nie musiał osobno o tym informować. Poza tym, kadrowa rozpoczynając rekrutację poinformowała, że gdyby Pani X chciała jeszcze zmienić lub uzupełnić swoje dane, to może to zrobić za pośrednictwem działu kadr.
ETAP II: Rozmowa rekrutacyjna
4. O co wolno pytać kandydata?
Kodeks pracy ogranicza zakres danych o kandydacie na dane stanowisko. Zgodnie art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
» imię (imiona) i nazwisko,
» imiona rodziców,
» datę urodzenia,
» miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
» wykształcenie,
» przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Jeśli chodzi o te informacje, pracodawca nie tylko może żądać ich ujawnienia przez pracownika, ale również ich udokumentowania.
5. Inne dane - mogą wynikać z odrębnych przepisów
Żądanie podania innych danych osobowych jest uzasadnione przede wszystkim, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
O co możesz pytać na podstawie przepisów szczególnych? | ||
Kategoria |
Uwagi |
Podstawa prawna |
|
Obywatelstwo, np.: cudzoziemiec -urzędnik służby cywilnej |
Możesz pytać o obywatelstwo ze względu na procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców i przepisy om zatrudnianiu w administracji |
- art. 87 ustawy z 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U nr 99, poz.1001), - art. 4 ustawy z 18 grudnia 1998r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 1999 nr 49,poz.483) |
|
Karalność, np.: - pracownik samorządowy na stanowisku urzędniczym - inspektor transportu drogowego -straznik miejski |
Możesz sprawdzać czy osoby te były karane ze względu n a wymóg niekaralności określony w ustawie |
- art.3 ust. 3 pkt 2 ustawy z 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych (Dz.U z 2001r. nr 142, poz.1593 ze zm.) -art.76 pkt 2 ustawy z 6 erześnia 2001r. o transporcie drogowym (Dz. U z 2004r. nr 204,poz.2088 ze zm.) -art.24 ustawy z 29 sierpnia 1997r. o strażach gminnych (Dz.U. nr 123,poz. 779) |
|
Informacja o pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych: - każdy zatrudniany |
Masz obowiązek uzyskać pisemne oświadczenie w tym zakresie od każdej osoby, którą planujesz zatrudnić. |
- art. 36 ust. 6 ustawy z 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz.1001 ze zm.) |
|
Wyznanie, np.: -katecheta -pracownik merytoryczny episkopatu |
Pytanie o wyznanie jest uzasadnione charakterem działalności pracodawcy i rodzajem stanowiska |
-art.18 3b § 4 Kodeksu pracy |
Pan X ubiega się o stanowisko strażnika miejskiego i podczas rozmowy kwalifikacyjnej kierownik jednostki żąda przedłożenia przez niego zaświadczenia o uregulowanym stosunku do służby wojskowej oraz informacji na temat istnienia w jego życiu jakiegokolwiek konfliktu z prawem.
Pracodawca ma prawo żądać tych informacji. Zgodnie bowiem z art. 24 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. Nr 123, poz. 779 ze zm.) strażnikiem może być osoba, która m.in. cieszy się nieposzlakowaną opinią i ma uregulowany stosunek do służby wojskowej.
Od kobiety, która ubiega się o stanowisko asystentki w firmie reklamowej potencjalny pracodawca wymaga przedstawienia zaświadczenia o niekaralności oraz informacji, kiedy zmieniła stan cywilny i czy w najbliższym okresie zamierza powiększyć rodzinę.
Pracodawca nie ma prawa pozyskiwać tego typu informacji wobec braku przepisów szczególnych regulujących warunki zatrudnienia na ww. stanowisku.
6. Niekiedy wystarczy zgoda kandydata
Jeśli nie ma przepisu prawa, który zezwalającego na pozyskanie określonych danych pojawia się pytanie, czy pracodawca może uzyskać zgodę potencjalnego pracownika na ich podanie? Uzyskanie takiej zgody jest możliwe. Jeśli więc, w ostatnim podanym przykładzie pracodawca - z uwagi na to, że asystentka będzie w zastępstwie prezesa podpisywała faktury o dużej wartości - uzyska od kandydatki na to stanowisko zgodę na przedstawienie zaświadczenia o niekaralności, jego działań nie będzie można uznać za niezgodne z prawem.
Za zgodą - tylko dane potrzebne
Przyzwolenie na uzyskanie zgodny kandydata do pracy nie może być nadużywane. Dlatego warto pamiętać, że działania pracodawcy muszą być celowe i adekwatne, tj. określone informacje muszą być rzeczywiście niezbędne.
7. Zgoda nie może być na wszystko i na zawsze
Jeżeli pracodawca pozyskuje zgodę najlepiej zrobić to na etapie wstępnej rozmowy kwalifikacyjnej. Dla celów dowodowych uzasadnione jest pozyskiwanie takiej zgody w formie pisemnej, przy czym cel tej zgody powinien być wyraźnie określony. Należy też pamiętać, że granicę czasową przechowywania danych w procesie rekrutacji wyznacza chwila jej zakończenia. Niczym nieuzasadnione byłoby zatem po zakończeniu procesu rekrutacji kontynuowanie gromadzenia danych poprzez wykonywanie dalszych testów.
8. Ostrożnie z testami i badaniami!
Zdarza się również że w procesie rekrutacji wykorzystywane są metody badania kandydata za pomocą wariografu, czy testów psychologicznych. Bez wątpienia, tego rodzaju metody są dopuszczalne, jeśli istnieje co do tego wyraźna podstawa prawna. W zdecydowanej większości przypadków tego rodzaju podstawy prawnej nie ma. Może jednak zdarzyć się, że z takich, czy innych przyczyn jest bardzo ważne, aby pracownik zatrudniony na danym stanowisku pracy miał ściśle określone predyspozycje. Jak się wydaje, w takim przypadku jest możliwe przeprowadzenie np. testu pozwalającego na ustalenie predyspozycji kandydata do wykonywania określonego zawodu - o ile kandydat wyrazi na to zgodę. Dla celów dowodowych - najlepiej, aby zgoda była wyrażona w formie pisemnej (przykładowy wzór: poniżej). Należy jednak zastrzec, że nawet gdy pracodawca uzyska zgodę na przeprowadzenie testu, taki test nie może być przeprowadzany w innym celu niż ocena predyspozycji zawodowych. Natomiast nie jest dopuszczalne prowadzenie testów przewidzianych do innych celów, np. testów określających osobowość czy też diagnozujących schorzenia.
Przykładowa klauzula zgody na test psychologiczny
„Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt.1 oraz art. 27 ust. 2 pkt. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U z 2002r. nr 101, poz.926 ze zm.) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych uzyskanych w wyniku wypełnionego przeze mnie testu psychologicznego. Poinformowano mnie, że wypełnienie testu jest dobrowolne a jego wyłącznym celem jest ustalenie moich predyspozycji psychofizycznych do wykonywania zawodu………………”
Pan X ubiegający się o zatrudnienie w Straży Granicznej podczas rozmowy kwalifikacyjnej jest zobowiązany do poddania się badaniom psychologicznym, podczas których ma odpowiedzieć, czy kiedykolwiek zażywał środki psychotropowe oraz czy i w jakich okolicznościach utrzymywał w przeszłości i aktualnie kontakty z osobami przebywającymi poza granicami Polski.
Przeprowadzenie testu w którym umieszczone byłyby pytania w powyższym zakresie jest dopuszczalne na podstawie art. 31 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 234, poz. 1997 ze zm.) oraz wydanego na podstawie tej ustawy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 lutego 2006 r. w sprawie przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Straży Granicznej (Dz. U. Nr 23, poz. 175 ze zm.).
Pani X wniosła podanie o zatrudnienie jej na stanowisku sprzedawczyni w sklepie należącym do dużej sieci handlowej. Jako warunek zatrudnienia na przedmiotowym stanowisku został jej przedstawiony do wypełnienia test psychologiczny, w którym obok informacji o przebiegu jej dotychczasowego zatrudnienia pojawiły się szczegółowe pytania o relacje z bliskimi, przebyte choroby psychiczne, osobiste upodobania i plany rodzinne, a także o informacje o skazaniach za przestępstwa.
Dopuszczalność prowadzenia tego rodzaju testu psychologicznego wydaje się wątpliwa - nawet po uzyskaniu pisemnej zgody Pani X. Stan zdrowia psychicznego niezbędny do wykonywania pracy w charakterze sprzedawcy zostanie w sposób wystarczający oceniony w trakcie badań profilaktycznych. Poza tym, opisany test w zbyt głębokim stopniu ingeruje w sferę prywatną kandydatki do pracy i są za jego pomocą zbierane dane, które nie są niezbędne do oceny predyspozycji zawodowych.
ETAP III: Decyzja o zatrudnieniu
9. Jak długo można przetrzymywać nadesłane CV?
Pozyskując informacje zawarte w CV osoby ubiegającej się o zatrudnienie powstaje pytanie o okres przetwarzania tych danych przez pracodawcę. Za bezsporne należy uznać prawo do przechowywania takiej dokumentacji przez cały okres rekrutacji i także później - gdy dana osoba zostanie zatrudniona (dokumentacja z procesu rekrutacji staje się częścią akt osobowych). Powstaje jednak pytanie, czy można w ogóle przechowywać CV osób, co do których rekrutacja zakończyła się z wynikiem negatywnym.
CV niezatrudnionych pracowników trzeba zniszczyć
Administrator danych (czyli także pracodawca) nie może przechowywać danych osobowych dłużej, niż jest to niezbędne dla osiągnięcia celu przetwarzania tych danych (rekrutacja). Z chwilą więc ustania celu (zakończenia rekrutacji), należy zakończyć przetwarzanie danych. Może to polegać np. na odesłaniu kandydatom ich dokumentów, czy też na zniszczeniu tych dokumentów.
10. Przechowywanie CV tylko za zgodą kandydata
Często zdarza się, że kandydat, który nie został zatrudniony w trakcie rekrutacji, jest zainteresowany udziałem także w kolejnych postępowaniach rekrutacyjnych. W tej sytuacji, dalsze przechowywanie jego CV jest możliwe - ale tylko, gdy kandydat wyrazi na to zgodę. GIODO stoi na stanowisku, że musi to być zgoda wyrażona wprost, w taki sposób, że wyraźnie będzie z niej wynikało, iz chodzi o udział w postępowaniach rekrutacyjnych. Zgoda nie może być natomiast wyrażona w sposób ogólny na bliżej nieokreślony cel. Nie może ona być również wykorzystana np. w celu sprzedaży pozyskanych w ten sposób baz danych innym podmiotom, czy marketingu produktów i usług innych podmiotów. Osoba, która przestaje być zainteresowana uczestnictwem w kolejnych procesach rekrutacji zawsze może ten fakt zgłosić potencjalnemu pracodawcy i żądanie takie powinno zostać uwzględnione.
Wzór zgody kandydata na dalsze przechowywanie CV
„Wyrażam zgodę na dalsze przetwarzanie moich danych osobowych, w tym zwłaszcza przechowywanie mojego CV, przez ………………… w celu skorzystania z tych danych w trakcie kolejnych rekrutacji prowadzonych przez ww. administratora danych osobowych na stanowisko …………………………………….”
11. Za nadużycia GIODO może ukarać
W stosunku do pracodawców, którzy gromadzą dane osobowe nieadekwatne do potrzeb procesu rekrutacji Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych może wydać decyzję administracyjną. W decyzji, GIODO może nakazać m.in. zaprzestanie gromadzenia danych osobowych nieadekwatnych, bądź też usunięcie danych osobowych zbędnych dla realizacji procesu rekrutacji. Zakres nakazów, jakie mogą być wydane w decyzji administracyjnej przez organ ochrony danych osobowych wyznacza ustawa o ochronie danych osobowych. Na podstawie wyników kontroli GIODO może także żądać wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub innego przewidzianego prawem postępowania przeciwko osobom winnym dopuszczenia do uchybień i poinformowania go o wynikach tego postępowania o podjętych działaniach.
12. Istnieją także surowsze kary
Pracodawca, który przetwarza w zbiorze dane osobowe, do których gromadzenia nie jest uprawniony (tj. nie posiada ani podstawy ustawowej, ani zgody osoby zainteresowanej) jest narażony na odpowiedzialność karną w postaci kary grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 lub do 3 lat - w zależności od tego, jakie dane przechowuje. Sankcjami karnymi zagrożony jest także pracodawca, który nie dopełni spoczywającego na nim obowiązku informacyjnego - kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 1 roku.
13. Osoba, której dane przechowujesz może pozwać pracodawcę do sądu
Dochodzenie praw z ustawy o ochronie danych osobowych nie pozbawia osoby, której dane przetwarzane są w sposób niewspółmierny dla potrzeb procesu rekrutacji, możliwości obrony swych interesów przed sądem powszechnym. Może ona żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny w przypadku uznania, że doszło do naruszenia dóbr osobistych
Podstawa prawna
»art. 22¹ Kodeksu pracy
»art. 24 Kodeksu cywilnego
»art. 17, art. 18 ust. 1, art. 23, art. 24, art. 26, art. 27, art. 43 ust. 1 pkt 4, art. 49 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)
» rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U z 2004 r. nr 100, poz. 1024).
Autor: Monika Krasińska
