Jak dobrze wykorzystać tekst w prezentacji – 3 zasady

W dzisiejszych czasach tekst możemy spotkać praktycznie wszędzie. Począwszy od gazet codziennych, książek poprzez Internet, media społecznościowe, ulotki, plakaty. Wszędzie tam pojawia się tekst w różnych formach i objętościach. Niemniej jednak zawsze towarzyszy on wspomniany wyżej formom komunikacji. Jest on również jednym z elementów prezentacji multimedialnej. Oczywiście jego wykorzystanie w prezentacjach podlega pewnym regułom, które za chwilę zostaną przedstawione.

W prezentacjach multimedialnych tekst pojawia się w kilku podstawowych obszarach. Pierwszy w nich to tytuł. Jest on przeważnie ujęty w formie tekstowej, gdyż ta forma daje nam jednoznaczną informację, czego będzie dotyczyło wystąpienie. Sam obraz mógłby wprowadzić dwuznaczność, czego chcemy uniknąć.  

Kolejny obszarem, w którym pojawia się tekst to sekcja nagłówków, a dokładniej tytułów slajdów. Podobnie jak w przypadku tytułu wystąpienia celem jest przekazanie, jak najbardziej skondensowanej informacji. W jak najmniejszej liczbie słów powinniśmy przekazać jak najwięcej treści, która to treść zostanie rozwinięta w trakcie wystąpienia przez prelegenta.

Kolejny obszar to sam tekst – treść slajdu. Pokusą początkujących twórców prezentacji jest umieszczanie jak największej ilości tekstu na slajdzie. Zwłaszcza, gdy osoba przygotowująca prezentację będzie później ją wygłaszała. Często pojawia się takie przekonanie, że tekst jest doskonałą „podpórką”. Na wypadek chwilowej amnezji zawsze można sięgnąć do tekstu i odnaleźć wątek.

Niestety w trakcie wystąpienia dochodzi odrobina stresu i w ścianie tekstu, która pojawi się na slajdzie ciężko będzie się nam odnaleźć. Zdecydowanie lepiej, czytelniej i bardziej przejrzyście będzie wyglądał slajd, gdy zastosujemy jedną z poniższych zasad.

Multimedialny przekaz podlega pewnym zasadom. Dotyczy to także wykorzystania tekstu. Owe reguły powstały w wyniku analiz tysięcy wystąpień. Analizy obejmowały nie tylko badania eyetrackingowe (w które miejsca na slajdzie, stronie patrzymy), ale także reakcje publiczności na różne formy prezentacji treści. W badaniach tych udział biorą zarówno naukowcy, jak i praktycy, którzy na co dzień mają do czynienia z prezentacjami.

Pierwsza z zasad mówi, że na slajdzie powinno znajdować się tyle tekstu, ile zmieści się na t-shirt’cie. Zgodnie z tą zasadą nie powinniśmy przeładowywać slajdów tekstem. Wręcz przeciwnie musimy się zastanowić, co można wyrzucić, o który fragment skrócić tekst. Im niej tekstu, tym lepiej dla osoby występującej. Uwaga słuchaczy będzie bowiem skupina na prezenterze, a nie na slajdzie.

Musimy bowiem pamiętać, nasz mózg jest tak skonstruowany, że tekst pojawiający się na slajdzie będziemy chcieli za wszelką cenę przeczytać. Ta dziwna pokusa pojawi się nawet wtedy, gdy wyraźnie i jednoznacznie zostaniemy poproszeni o to, by nie robić tego. Jako osoby przygotowujące prezentację i później ją wygłaszające możemy się poddać temu zjawisku lub przejąć nad nim kontrolę. Wystarczy umieścić na slajdzie krótką informację tekstową. Odbiorca szybko ją przeczyta i skupi uwagę na nas.

Kolejna zasada stosowania tekstu w prezentacjach multimedialnych to zasada 4 x 4. Mówi ona nam, że na slajdzie powinny znaleźć się maksymalnie 4 linijki tekstu. W każdej z nich powinny się znajdować maksymalnie 4 słowa.

Zasada ta kieruje nasza uwagę na konieczność wypunktowywania treści slajdu. Musimy pamiętać, że to, co pojawia się na stadzie ma stanowić jedynie drogowskaz dla prelegenta. Ma wskazywać mu kierunek, w którym będzie zmierzał.

Skondensowanie treści do 4 linijek i 4 słów w każdej z nich pozwoli jednym rzutem oka objąć cały slajd. Tym samym w momencie zachwiania, chwili zapomnienia w mgnieniu oka prelegent będzie w stanie odnaleźć właściwy punkt na slajdzie i skorzystać z podpowiedzi tekstowej.

Następna zasada stosowania tekstu w prezentacjach multimedialnych mówi, aby używać krótkich haseł. Raczej nie powinniśmy stosować długich rozbudowanych zdań. Często zawierają one wiele słów, które nie wnoszą realnej treści, realnej wartości. Pełnią tylko funkcję wypełniacza przestrzeni.

Stosując tekst w prezentacjach multimedialnych nie możemy także zapomnieć o kilku aspektach technicznych. Wśród nich zawarte są przede wszystkim te mówiące o wielkości czcionki. Nie może być ona zbyt mała, ponieważ wtedy będzie ona nieczytelna. Zwłaszcza dla tych osób, które będą siedziały w dalszych rzędach naszego audytorium. Czcionka nie może być też za duża, ponieważ taka wzbudzi w odbiorcy poczucie, że prelegent jest agresywny.

Optymalna wielkość czcionki stosowanej w prezentacjach multimedialnych 28-32 punkty. Taka czcionka po pierwsze jest czytelna, po drugie jest odpowiednio duża, żeby można było zauważyć ją z każdego miejsca w sali. Taka wielkość czcionki sprawi również, że naturalnie. będziemy musieli ograniczyć ilość tekstu. Najzwyczajniej w świecie nie zmieści się nam on na slajdzie.

Stosując czcionki powinniśmy także pamiętać, aby unikać wielkich liter. W odbiorze takiej czcionki mamy wrażenie, że ktoś do nas krzyczy.

Wykorzystując tekst w prezentacji musimy także pamiętać o kroju czcionki. Czcionka powinna być jak najbardziej przejrzysta i prosta. Najlepiej jest używać czcionek bezszeryfowych. Są one bardziej czytelne i nasi odbiorczy (zwłaszcza z dalszych rzędów sali) podziękują nam za to.

Chcąc stworzyć skuteczny przekaz powinniśmy zrezygnować z wszelkiego rodzaju ozdobników. Może wyglądają one atrakcyjnie, ale zdecydowanie szybciej męczą nasz wzrok. Szybciej jesteśmy zmęczeni i mniej skoncentrowani na treści. Poza tym po 2-3 slajdach początkowy efekt zaskoczenia i atrakcyjności oryginalnej czcionki minie, a odbiorcy będą ją odbierali jako coś „normalnego”. Nadal jednak będzie ona mniej czytelna.

Pomimo różnych ograniczeń mamy możliwość manipulowania tekstem na slajdach. Oczywiście nadal aktualna jest zasad umiaru.

Możemy modyfikować tekst poprzez zmianę wielkości liter, ich koloru, kursywę czy pogrubienia. Pamiętajmy jednak, aby na jednym slajdzie nie stosować więcej niż 3 różnych modyfikacji. Prezentacja powinna pozostać dokumentem multimedialnym. Rozsądne i świadome korzystanie z tekstu, unikanie zbytniego formatowania pozwoli to osiągnąć.

Na koniec jeszcze jedna bardzo ważna zasada. Tworzenia atrakcyjnych prezentacji można się nauczyć. Najzwyczajniej w świecie należy próbować. Z czasem z pewnością dojdziemy do takiej wprawy, która pozwoli nam maksymalnie wykorzystywać tekst w naszej prezentacji. Po to by była ona skutecznym narzędziem prezentowania treści, które chcemy przekazać naszym odbiorcom.