Części składowe prezentacji biznesowej – 10 zasad ciekawej prezentacji

Na pierwszy rzut oka przygotowanie prezentacji nie jest niczym trudnym. Po prostu trzeba powiedzieć wszystko, co najważniejsze i ewentualnie przygotować do tego dodatkowe materiały wizualne. Na początku wydaje się to proste. Pierwsze problemy mogą pojawić się jednak bardzo szybko.

Co będzie najważniejsze w mojej prezentacji? Pierwsze pytanie, które pojawia się praktycznie przy opracowaniu każdego wystąpienia. Warto pamiętać, że na istotność używanych argumentów największy wpływ powinna mieć publiczność. Odbiorcy powinni znajdować się w centrum każdej prezentacji.

Przeważnie problemem jest także czas. Jak maksymalnie go zagospodarować, by nie skończyć zbyt szybko albo, co gorsze nie przeciągać prezentacji w nieskończoność? Kolejnym kłopotliwym obszarem jest sama treść. Co powiedzieć i w jakiej kolejności, żeby publiczność stale utrzymywała zainteresowanie i zapamiętała jak najwięcej z tego, co mówię?

To tylko trzy obszary, które świadczą o tym, że mówca świadomie podchodzi do swojego zadania. Chce jak najlepiej przygotować się do wystąpienia, bo wie, że okaże tym szacunek swoim odbiorcom. Pierwszym krokiem w przygotowaniu poprawnej prezentacji będzie poznanie struktury prezentacji biznesowej. Pozwoli ona na odpowiednie dostosowanie treści, które chce się przekazać do całości wystąpienia.

Podobnie, jak podczas tworzenia raportów, sprawozdań czy innych dokumentów firmowych struktura prezentacji biznesowej również składa się z 3 części. Pierwszą z nich jest wstęp. Jest kilka zasad, które sprawią, że sam wstęp będzie interesującym doświadczeniem, które tylko rozbudzi uwagę publiczności.

Lubimy wiedzieć, z kim mamy do czynienia. Dlatego na etapie wstępu warto się przedstawić. Pamiętajmy jednak, żeby był to tylko imię i nazwisko oraz stanowisko, jakie zajmujemy w firmie. Nie ma potrzeby, byśmy opisywali nasze stanowisko pracy. Nawet jeżeli ma to kluczowe znaczenie dla prezentacji, to lepiej będzie zawrzeć to w dalszej części wystąpienia.

Najważniejszym zadaniem każdego prezentera jest wzbudzenie zainteresowania odbiorców. Walka o uwagę rozpoczyna się już na początku wystąpienia. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, kiedy występujemy pod koniec długiego spotkania np. konferencji. To, czy i w jaki sposób zainteresujemy audytorium przełoży się później na zaangażowanie podczas całego spotkania.

Wstęp nie jest miejscem na rozbudowane zdania. Nalży w nim krótko przedstawić główne przesłanie i cele wystąpienia. Warto je powiązać z efektami, jakie z całości wystąpienia wynikną dla publiczności. Unikajmy używania pustych słów, które rozbudowują naszą wypowiedź, ale nie wnoszą nic wartościowego do treści.

Rozwinięcie jest najdłuższą częścią prezentacji. Omawiamy w niej wszystko to, co zostało zasygnalizowane podczas wstępu. Jest to także część, w której pojawia się najwięcej odstępstw od planu. Przeważnie dotyczą one czasu, który mamy przeznaczony na wystąpienie. To właśnie podczas rozwinięcia często rozmywają się wcześniej ustalone ramy czasowe. Dlatego też kluczowe jest zachowanie struktury i podążanie w wyznaczonym wcześniej kierunku.

Pierwszym działaniem, które pozwoli zachować strukturę rozwinięcia jest podział tematu na wątki. Przy jego zastosowaniu warto pamiętać o zasadzie 3. Mówi ona, że najlepiej zapamiętujemy zagadnienie, gdy zostaną podane 3 przykłady. Większa ich ilość sprawia, że treść się nam rozmywa. Dlatego też warto, by główna część składała się maksymalnie z 3 wątków, w których będą prezentowane po 3 zagadnienia.

Skuteczne prezentowanie argumentów wymaga podawania przykładów. Dobrze, gdy odnoszą się one do doświadczeń audytorium. Pokazuje to bowiem praktyczny wymiar prezentowanych treści, co ma szczególne znaczenie w przypadku wystąpień biznesowych. Odpowiednia ilość anegdot, dygresji, przykładów, z pewnością uatrakcyjni przekaz. Pamiętajmy jednak, żeby stosować je świadomie. Najlepiej tylko tyle, ile zaplanowaliśmy podczas fazy przygotowywania wystąpienia. Każda dodatkowa dygresja (a takie z pewnością pojawią się podczas wystąpienia) oddala nas od najważniejszych treści. Przeważnie będzie także mniej trafna od przygotowanych wcześniej.

Choć wystąpienie biznesowe może być teatrem jednego autora – prezentera – to jednak warto włączyć w nie publiczność. Należy zastanowić się, w którym miejscu można zadać pytanie, pokazać rekwizyt, odtworzyć film lub wprowadzić inny element aktywizujący odbiorców. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy nasze wystąpienie jest długie (kilkudziesięciominutowe). Naturalnym procesem jest spadek uwagi podczas 30-40 minutowej prezentacji. Zwłaszcza, gdy jest to jednostajny monolog prezentera. Zwykłe przejście się po sali wykładowej wręczenie materiału drukowanego będzie dobrym elementem angażującym.

Choć w rozwinięciu przedstawialiśmy najważniejsze treści naszej prezentacji, to nie możemy zapomnieć o zakończeniu. Ma ono decydujący wpływ na odbiór całego naszego wystąpienia. Wykorzystując psychologiczny efekt świeżości interesującym zakończeniem możemy podnieść ocenę wartości naszego wstępu. To właśnie w tej części w największym stopniu możemy zainspirować ludzi do działania.

Na etapie zakończenie dobrze jest powtórzyć wszystkie prezentowane treści. Ponowne ich wyartykułowanie pozwoli publiczności odnaleźć się w natłoku nowych informacji, które otrzymali w trakcie występu. W tym momencie prezenter może (w kilku zdaniach) jeszcze raz podkreślić to, co jest najważniejsze.

Prezentacja biznesowa jest specyficznym rodzajem wystąpienia. Prezenter pokazuje, jak można zmienić, ulepszyć, wdrożyć pewne rozwiązania. Dobrym sposobem na zakończenie prezentacji biznesowej będzie udzielenie słuchaczom rekomendacji, pewnych działań, które mogą oni przełożyć na grunt swojego przedsiębiorstwa. W ten sposób, publiczność nie będzie już musiała zastanawiać się, jak można wdrożyć poszczególne działania. Dostaną gotowe wskazówki. Z jednej strony będzie to potwierdzenie doskonałego przygotowania merytorycznego mówcy. Z drugiej podniesie ocenę jego wystąpienia, gdyż publiczność odniesie wrażenie, że otrzymała realną wartość.

Jeżeli podczas rozwinięcia publiczność nie miała możliwości zadawania pytań, to warto o to poprosić na zakończenie wystąpienia. Nawet najbardziej klarowny, w naszym odczuciu, przekaz może zawierać elementy, które nie zostaną w pełni zrozumiane. Prezenter musi pamiętać, że każdy ma inny zestaw wiedzy i doświadczenia. Możliwość zadania pytania pozwoli rozwiać wszelkie wątpliwości i jednocześnie będzie stanowiła doskonałe uzupełnienie wystąpienia.

Nie to, jak zaczynasz, a jak kończysz ma kluczowe znaczenie dla skuteczności wystąpienia. Dlatego to prezenter powinien zamykać każde wystąpienie. Do niego i jego powinno należeć ostatnie słowo. Nawet po serii pytań, to właśnie on powinien podsumować i zakończyć wystąpienie. Dzięki temu treści, które przekazywał nie rozmyją się. Zrobienie krótkiej pauzy, przyciemnienie ostatniego slajdu lub użycie słowa „Podsumowując” powinny w jasny sposób zakomunikować ostatnie zdania wystąpienia.