Potwierdzanie obecności w pracy przez dyrektorów i kierowników działów oraz pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy a ewidencja czasu pracy

Potwierdzanie obecności w pracy przez dyrektorów i kierowników działów oraz pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy a ewidencja czasu pracy

W firmie prowadzimy listy godzinowe do ewidencjonowania godzin pracy. Czy dyrektorzy i kierownicy poszczególnych działów mają też obowiązek prowadzić listy godzinowe? Czy osoby zatrudnione w podstawowym systemie czasu pracy (7.00-15.00) powinni podpisywać się na tych listach, czy tylko osoby zatrudnione w innym systemie czasu pracy? Jak wtedy prowadzić dla nich karty ewidencji czasu pracy?

Z przepisów nie wynika obowiązek samodzielnego ewidencjonowania przez pracowników swoich godzin pracy. Pracownicy mają natomiast obowiązek potwierdzania swojej obecności w pracy w sposób ustalony przez pracodawcę. To pracodawca decyduje, jacy pracownicy i w jaki sposób będą np. wypełniali listy obecności czy też inne dokumenty dotyczące potwierdzania obecności.

1. Przybycie do pracy i obecność potwierdza każdy pracownik

Decyzję w zakresie sposobu potwierdzania przez pracowników obecności w pracy podejmuje pracodawca. Jeżeli zatrudnia co najmniej 20 pracowników, sposób przybycia do pracy ustala w regulaminie pracy. Jeśli jednak liczba pracowników jest mniejsza, to formę potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy pracodawca określa w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia, udzielonej każdemu pracownikowi. Ustalenie, że pracownicy potwierdzają swoją obecność w pracy podpisem na liście obecności, zobowiązuje do składania podpisów na tej liście. Obowiązek taki dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na zajmowane stanowisko i stosowany system czasu pracy. A zatem również dyrektorzy i kierownicy poszczególnych działów muszą podpisywać się na liście obecności, jeżeli taką formę potwierdzania przybycia do pracy wprowadził pracodawca. Niespełnienie tego obowiązku może spowodować zastosowanie odpowiedzialności porządkowej w formie kary upomnienia czy nagany.

2. Lista obecności nie jest ewidencją czasu pracy

Na listach obecności, na których pracownicy podpisem potwierdzają swoje przybycie do pracy, nie ma potrzeby zamieszczania godzin pracy. Lista obecności nie jest kartą ewidencji czasu pracy. Zwykle nie praktykuje się wpisywania godzin pracy na listach obecności.

3. Karta ewidencji czasu pracy - dla każdego pracownika

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest natomiast założenie i prowadzenie, odrębnie dla każdego pracownika, karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy, jak również
• dyżury, urlopy,
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Ewidencję czasu pracy należy prowadzić w formie imiennej karty. Obowiązek wypełniania tej karty nie należy do pracownika, lecz do osoby prowadzącej w firmie sprawy kadrowe (lub innej wyznaczonej osoby). Przepisy nie określają wzoru ani sposobu, w jaki należy prowadzić kartę ewidencyjną. Oznacza to, że może być to dowolna forma, byleby zapisywano w niej wszystkie niezbędne informacje. A zatem wzór karty ewidencji czasu pracy ustala pracodawca w zależności od potrzeb, biorąc pod uwagę stosowane rozkłady i systemy czasu pracy. Prowadzenie innej ewidencji czasu pracy przez pracodawcę, np. list obecności z godzinami pracy, nie zwalnia go z obowiązku prowadzenia kart ewidencji czasu pracy. Jeżeli więc pracownicy wykonują pracę przez 5 dni w tygodniu od 7.00 do 15.00, to w karcie ewidencji należy zapisywać po 8 godzin, gdyż karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać informacje o godzinach pracy przepracowanych w każdym dniu. Ewidencję taką trzeba też prowadzić na bieżąco, bez względu na przyjęty system czasu pracy.

4. Dyrektorzy nie są objęci pełną ewidencją

Przepisy Kodeksu pracy zezwalają, aby osobom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy, za jakich można uznać dyrektorów, nie prowadzić ewidencji czasu pracy w zakresie godzin pracy w poszczególnych dniach. To samo dotyczy osób zatrudnionych w systemie zadaniowym. Zwolnienie dotyczy tylko godzin pracy, a nie prowadzenia ewidencji czasu pracy w ogóle. Oznacza to, że w kartach ewidencji czasu pracy również tych pracowników zamieszcza się urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Dla kierowników poszczególnych działów oraz wszystkich pozostałych pracowników, w tym zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy, karty ewidencji czasu pracy prowadzi się w pełnym zakresie, tzn. ewidencjonuje się również godziny pracy.

Podstawa prawna
» art. 29 § 3, art. 104 § 2, art. 104¹ § 1 pkt 9, art. 108 § 1, art. 128 § 2 pkt 2, art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
» § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286).

Autor: Ewa Dziem