Ryczałt obejmuje koszty eksploatacji, zakupu paliwa - już nie
Jeśli pracodawca pokrywa koszty paliwa do napędu samochodu udostępnionego pracownikowi na jego osobiste potrzeby, to należy je rozliczać niezależnie od ryczałtu za prywatne korzystanie ze służbowego auta. W ryczałcie mieszczą się natomiast ponoszone przez firmę standardowe koszty eksploatacji pojazdu.
Takie wnioski nasuwają się z treści interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 września 2015 r. (nr IBPB-2-1/4511-206/15/DP). Wspomniane pismo zostało wydane na wniosek przedsiębiorcy posiadającego flotę samochodów osobowych. Choć auta służyły jego pracownikom przede wszystkim do realizacji celów służbowych, to za przyzwoleniem pracodawcy tym osobom wolno z nich było pobocznie korzystać także w celach prywatnych. W związku z tym podmiot ten zwrócił się do organu podatkowego z zapytaniem, czy kwota ryczałtu za takie korzystanie z samochodu służbowego, podlegająca doliczeniu pracownikowi do jego przychodu obejmuje również koszty eksploatacji pojazdu (w tym koszty paliwa, myjni, płynu do spryskiwaczy oraz kosmetyków samochodowych).
Wątpliwości, co zawiera ryczałt
Wątpliwości przedsiębiorcy dotyczyły przepisów obowiązujących w tym zakresie od 1 stycznia 2015 r. Na ich podstawie przychód pracownika użytkującego służbowy samochód na własne potrzeby wynosi odpowiednio 250 zł – jeśli pojemność silnika nie przekracza 1600 cm3 albo 400 zł miesięcznie – w przypadku aut o pojemności silnika większej niż 1600 cm3. Natomiast jeśli firmowy samochód jest wykorzystywany do celów osobistych pracownika jedynie przez część miesiąca, wówczas przychód tej osoby należy obliczyć proporcjonalnie do liczby dni, w których w ten sposób dysponowała autem. Mianowicie w takim przypadku wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 wspomnianych wcześniej kwot.
Swoje wątpliwości wnioskodawca uzasadniał faktem, że ustawa o PIT nie wskazuje wprost, które wydatki związane z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika zawierają się w kwocie omawianego ryczałtu.
Koszty eksploatacyjne - w ryczałcie, pochodne - poza nim
W odpowiedzi na wniosek dyrektor izby skarbowej wyjaśnił, że w przepisach, o których mowa chodzi wyłącznie o świadczenia związane z korzystaniem z samochodu służbowego, a nie o wszelkie pochodne koszty związane z jego używaniem.
Dlatego omawiany ryczałt obejmuje jedynie koszty firmy wynikające z udostępnienia pracownikowi auta do celów prywatnych, w tym koszty eksploatacji, do których poniesienia ta firma jako pracodawca będzie zobowiązana niezależnie od tego, czy wspomniany pracownik będzie wykorzystywał pojazd na własne potrzeby czy też nie.
Odnosi się to np. do kosztów myjni, płynu do spryskiwaczy czy kosmetyków samochodowych. Według organu podatkowego przedmiotowym ryczałtem nie są natomiast objęte koszty paliwa dodatkowo pokrywane przez pracodawcę w tej części, która dotyczy wykorzystywania służbowego samochodu do osobistych celów pracownika.
Wnioski dla płatnika: Potrzebna odrębna ewidencja
Z treści omawianej interpretacji nasuwa się wniosek, że koszty paliwa zużytego przez pracownika, które pracodawca pokrył w związku udostępnieniem tej osobie służbowego samochodu na jej własne potrzeby, powinny być rozliczane odrębnie, a więc poza wskazanym wcześniej ryczałtem. Rodzi to dla przedsiębiorców dodatkowe obowiązki, związane np. z prowadzeniem w tym celu odpowiednich ewidencji, z których będą wynikać ilość i wartość tego paliwa.
Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 września 2015 r. (nr IBPB-2-1/4511-206/15/DP)
Mariusz Olech
