Jak zautomatyzować procesy w firmie i wybrać najlepszy system ERP?

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to określenie dla wyspecjalizowanego oprogramowania służącego do zarządzania przedsiębiorstwem w sposób kompleksowy. Dzięki niemu w jednym miejscu można planować wszelkimi zasobami danej firmy. 

W ramach systemu ERP powstaje jedna baza danych, w której gromadzi się dane na temat rozmaitych obszarów działania danej firmy. W systemie ERP są zintegrowane dane na temat poszczególnych działów - marketingu, logistyki, księgowości, magazynów, sprzedaży, produkcji i wielu innych. 

Oprogramowanie oferuje wiele funkcjonalności umożliwiających sprawne i efektywne obsługiwanie wszystkich tych obszarów działania. Wszyscy pracownicy mają dostęp do jednej bazy danych, a zatem obieg informacji jest bardzo płynny, a ryzyko występowania poważnych błędów proceduralnych jest ograniczone do minimum. 

Automatyzacja procesów biznesowych oraz umiejętność dynamicznego reagowania na zmiany zachodzące na rynku to niezwykle istotne kwestie, które mają obecnie ogromny wpływ na prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu przez firmy z całego świata. Rynek zmienia się w bardzo szybkim tempie, a produkcja musi postępować dynamicznie.

Rosnąca konkurencja wymusza na przedsiębiorcach elastyczność oraz efektywne reagowanie na zachodzące zmiany. Obieg informacji między pracownikami a także między pracownikami a klientami musi być uproszczony. 

Na wszystkie te potrzeby odpowiadają nowoczesne systemy ERP. Pomagają one zwiększyć efektywność prowadzonego biznesu a także ograniczyć koszty. Dodatkowo, dysponując tym nowoczesnym oprogramowaniem możemy na bieżąco kontrolować i zarządzać zarówno wewnętrznymi jak i zewnętrznymi procesami biznesowymi. Systemy ERP pomagają także podejmować trudne decyzje biznesowe o charakterze strategicznym oraz ułatwiają kontrolę procesów. 

Firma, która obserwuje, że dotychczasowe oprogramowania, którymi dysponuje są mało wydajne, koszty magazynowania są wysokie, skala popełnianych błędów przez pracowników jest wysoka, a zdecydowana większość procesów w firmie jest wykonywana ręcznie, z całą pewnością powinna postawić na system ERP, ponieważ omawiane oprogramowanie rozwiązuje tego typu problemy. 

W ramach systemu ERP wprowadza się także elektroniczny obieg dokumentów, czyli iOCR. W ten sposób ograniczamy zużycie papieru oraz obniżamy koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. 

Dzięki wdrożeniu systemu ERP w firmie można odnieść wiele wymiernych korzyści, takich jak:

• wzrost efektywności działu produkcji,
• minimalizacja kosztów,
• wdrożenie automatyzacji,
• usprawnienie obiegu informacji, 
• wzrost poziomu satysfakcji klientów,
• optymalizacja łańcucha dostaw,
• poprawa jakości świadczonych usług i oferowanych produktów,
• zmniejszenie ryzyka popełniania błędów przez pracowników. 

O czym należy pamiętać podczas kupowania systemu ERP dla firmy? Kwestią najważniejszą są zaoferowane funkcjonalności. Należy nadmienić, że każde przedsiębiorstwo ma zupełnie inne potrzeby. W przypadku niewielkich firm sprawdzi się ERP z podstawowymi funkcjonalnościami, zaś globalne, duże przedsiębiorstwa muszą stawiać na zaawansowane rozwiązania. Ma to oczywiście wpływ na cenę oprogramowania. 

Bardzo ważne jest to, by system ERP spełniał potrzeby naszej firmy. Zanim zdecydujemy się na implementację ERP w przedsiębiorstwie, dokładnie przeanalizujmy, w których obszarach konieczna jest automatyzacja, a gdzie dotychczasowe oprogramowanie sprawdza się prawidłowo. Ważną kwestią jest także to, czy firma implementująca oprogramowanie zapewni wsparcie merytoryczne po wdrożeniu oraz szkolenia z obsługi ERP dla pracowników. 

Czas wdrożenia systemu ERP w firmie uzależniony jest od czynników takich jak rozmiar przedsiębiorstwa, liczba działów, w których wdrożony ma być ERP, liczba pracowników oraz liczba funkcjonalności, z których będziemy korzystać. Istotny jest też czas trwania szkoleń z obsługi systemu, które są przeprowadzane przez usługodawcę.