Zatrudnianie cudzoziemców – co zapisać w umowie i jakie prawo zastosować

Zatrudnianie cudzoziemców – co zapisać w umowie i jakie prawo zastosować

Michał Culepa

Przy okazji noworocznych zmian w przepisach o sezonowym i krótkoterminowym zatrudnianiu cudzoziemców, warto przyjrzeć się zasadom zawierania umów z pracownikami spoza Polski. W jakim języku można (trzeba) je sformułować? Jak to jest w przypadku umowy o pracę, a jak – w przypadku umów cywilnoprawnych? I które zasady zatrudnienia stosować – polskie czy zagraniczne?

Polskie prawo pracy nie różnicuje pozycji pracowników – obywateli polski i pracowników – cudzoziemców. Wszyscy mają te same prawa i te same obowiązki. Podobnie należy też traktować cudzoziemców zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Cudzoziemcy, podobnie jak pracownicy polscy mogą być zatrudniani na różnych podstawach prawnych. Dopuszczalne jest zarówno zatrudnienie na podstawie umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych – zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego, by wymienić tylko najpopularniejsze formy prawne wykonywania pracy.

Jeżeli strony danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywane jest zatrudnienie wybrały prawo polskie jako właściwe, albo z całokształtu stosunku prawnego wynika, że polskie przepisy zostaną zastosowane – wówczas umowy należy sporządzać w zgodzie z przepisami Kodeksu pracy (kp), albo Kodeksu cywilnego (kc).

Jakie przepisy znajdują zastosowanie?

Przy zawieraniu umowy z cudzoziemcem – obcokrajowcem, której treścią jest wykonywanie pracy, należy mieć świadomość, że druga strona nie jest obywatelem polskim i przez to następuje nawiązanie stosunku prawnego z tzw. elementem  obcym, czyli zagranicznym. Cudzoziemiec, nawet przebywając w Polsce nadal podlega bowiem w pewnym zakresie regulacjom prawnym swojego kraju ojczystego – kraju, którego jest obywatelem. Może więc w takiej sytuacji dojść do kolizji norm prawnych – nie będzie wiadomo, jakie prawo należy zastosować do danej umowy. Wówczas należy sięgnąć do norm regulujących właściwość prawa dla danego stosunku prawnego. Normy te zawiera ustawa z 4 lutego 2011 r. – Prawo prywatne międzynarodowe (Dz.U. z 2015 r. poz. 1792 – dalej PPM).

Jednak w obecnym stanie prawnym przepisy PPM stanowią tylko częściową regulację krajową. Wszystkie kraje UE obowiązują bowiem (w sposób bezpośredni, czyli niejako zamiast ustaw i rozporządzeń) regulacje wspólnotowe, zawarte w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I) (Dz.Urz. UE L 177 z 04.07.2008 r., str. 6) – dalej jako Rozp. Rzym I.

Obowiązujący obecnie art. 28 ust. 1 PPM wprost odwołuje się do Rozp. Rzym I  jako do przepisów określających prawo właściwe dla zobowiązań umownych, przez zobowiązania umowne rozumie się tutaj wszelkie umowy, zawierane pomiędzy podmiotami pochodzącymi z innych krajów. Praktycznie wszystkie umowy będą podlegały regułom kolizyjnym ustalonym przez Rozp. Rzym I gdyż zgodnie z art. 28 ust. 2  PPM do zobowiązań umownych, które na podstawie przepisu art. 1 ust. 2 lit. j Rozp. Rzym I zostały wyłączone z zakresu jego zastosowania (chodzi tu o umowy ubezpieczenia wynikające z operacji, których przedmiotem jest zapewnienie pracownikom lub osobom pracującym na własny rachunek, należącym do zakładu lub grupy zakładów, lub do określonej grupy lub grup zawodowych, świadczeń w przypadku śmierci lub dożycia określonego wieku, przerwania lub ograniczenia działalności, choroby zawodowej lub wypadku przy pracy), stosuje się przepisy tego rozporządzenia odpowiednie dla danego zobowiązania.

Co wynika z zasady swobody wyboru umowy?

Generalną zasadą jest swoboda wyboru prawa właściwego przez strony.Jak stanowi bowiem Rozp. Rzym I w art. 3 ust. 1-2,  umowa podlega prawu wybranemu przez strony. Wybór prawa jest dokonany wyraźnie lub w sposób jednoznaczny wynika z postanowień umowy lub okoliczności sprawy. Strony mogą dokonać wyboru prawa właściwego dla całej umowy lub tylko dla jej części. Ponadto strony mogą w każdym czasie umówić się, że umowa podlega prawu innemu niż to, które dla tej umowy było uprzednio właściwe na podstawie wcześniejszego wyboru dokonanego zgodnie z niniejszym artykułem lub na podstawie innych przepisów niniejszego rozporządzenia. Zmiana prawa właściwego dokonana przez strony po zawarciu umowy nie narusza ważności umowy ze względu na formę, ani praw osób trzecich.

Zasada wyboru prawa obowiązuje także – z pewnymi ograniczeniami – dla umów o pracę. Zasadą jest, że indywidualna umowa o pracę podlega prawu wybranemu przez strony zgodnie z art. 3 Rozp. Rzym I.

Przykład
Wynegocjowanie stosowania prawa rodzimego

Cudzoziemiec O., obywatel francuski, został zatrudniony na stanowisku dyrektora generalnego spółki XA, mającej siedzibę w Poznaniu. W umowie o pracę wynegocjował klauzulę o zastosowaniu wobec niego prawa francuskiego. Pomimo, że praca będzie wykonywana w Polsce (w Poznaniu) oraz w firmie prowadzącej działalność w Polsce i według polskiego prawa, warunki zatrudnienia (w tym: czas pracy, wymiar urlopu, stawki wynagrodzenia i wypłata należności) będą ustalane według prawa francuskiego.
Jednak oskładkowanie i opodatkowanie wynagrodzenia wynikającego z tej umowy będzie uzależnione od tego, czy cudzoziemiec ma status rezydenta podatkowego, oraz czy wykonuje pracę na zasadach ogólnych w Polsce, czy też jako pracownik delegowany. Co do zasady w przypadku oskładkowania stosuje się polskie przepisy o ubezpieczeniach społecznych, według zasady lex loci labori (prawo wg. miejsca wykonywania pracy).

Przykład
Zastosowanie prawa polskiego

Firma YB prowadząca działalność na rynku rosyjskim zdecydowała się zatrudnić na stanowisku przedstawiciela handlowego cudzoziemca S., obywatela Federacji Rosyjskiej. Miejscem pracy S. będzie siedziba firmy w Lublinie – niezależnie od ewentualnych częstych wyjazdów służbowych za wschodnią granicę. Strony umowy o pracę zdecydowały, że do zawartej umowy będzie miało zastosowanie prawo obowiązujące pracodawcę tj. prawo polskie. W związku z powyższym np. należności za delegacje S. będą rozliczane według przepisów polskiego Kodeksu pracy i rozporządzeń wykonawczych dotyczących podróży służbowych.

Jednakże rozporządzenie wprowadza ograniczenie, gdyż wybór prawa nie może jednak prowadzić do pozbawienia pracownika ochrony przyznanej mu na podstawie przepisów, których nie można wyłączyć w drodze umowy, na mocy prawa, jakie, w przypadku braku wyboru, byłoby właściwe zgodnie z dalszymi przepisami. W praktyce oznacza to, że zastosowanie wybranego przez strony prawa nie może skutkować gorszą sytuacją pracownika – cudzoziemca.

Jeżeli natomiast strony nie dokonały wyboru prawa właściwego dla indywidualnej umowy o pracę, umowa podlega prawu państwa, w którym lub - gdy takiego brak - z którego pracownik zazwyczaj świadczy pracę w wykonaniu umowy. Za zmianę państwa, w którym zazwyczaj świadczona jest praca, nie uważa się jednak tymczasowego zatrudnienia w innym państwie.

Przykład
Strony nie wybrały przepisów w umowie – co decyduje?

Polsko-niemiecka firma spedycyjna ZP mająca siedzibę w Szczecinie (Polska), zatrudnia na stanowisku cudzoziemca P.  obywatela niemieckiego. Cudzoziemiec zamieszkały jest na stałe w Niemczech, ale dojeżdża do pracy w Szczecinie.
W umowie o pracę strony nie dokonały wyboru prawa właściwego.
W tym wypadku pracodawca ma siedzibę w Polsce i w Polsce praca będzie na stałe wykonywana. Dla tego stosunku pracy zastosowanie będą miały wyłącznie przepisy polskiego prawa pracy, przede wszystkim KP, przy czym, jeżeli pewne elementy stosunku pracy będą korzystniej uregulowane w przepisach prawa niemieckiego, wówczas – w zakresie tych korzystniejszych elementów – należy stosować prawo niemieckie.

Co zrobić, gdy nie da się ustalić miejsca pracy?

Gdy nie można ustalić prawa właściwego według miejsca wykonywania pracy, umowa o pracę podlega prawu państwa, w którym znajduje się przedsiębiorstwo, za pośrednictwem którego zatrudniono pracownika.

Przykład
Nie można ustalić miejsca wykonywania pracy – co wówczas?

Cudzoziemiec R. obywatel Litwy  została zatrudniona przez firmę EW mającą siedzibę w Gdańsku, po czym został przeniesiony do pracy w Szwecji, w zagranicznym przedstawicielstwie firmy EW. Strony nie dokonały wyboru prawa właściwego, ale w tym wypadku umowa o pracę będzie musiała zostać zawarta na podstawie przepisów polskich, gdyż przedsiębiorstwo, za pośrednictwem którego nastąpiło zatrudnienie, ma siedzibę w Polsce.

Natomiast jeżeli ze wszystkich okoliczności wynika, że umowa wykazuje ściślejszy związek z państwem innym niż wskazane wyżej, stosuje się prawo tego innego państwa. Przyjmuje się, że gdy pracownik wykonuje działalność w więcej niż jednym państwie, państwem, w którym zazwyczaj świadczy pracę w wykonaniu umowy, w rozumieniu tego przepisu jest państwo, w którym lub z którego – przy uwzględnieniu ogółu elementów cechujących wspomnianą działalność – pracownik wywiązuje się z zasadniczej części swoich obowiązków wobec pracodawcy (por. wyrok Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich z 15 marca 2011 r., sygn. C-29/10 w sprawie H. Koelzsch przeciwko Wielkiemu Księstwu Luksemburga).

Czy umowy cywilnoprawne też obejmuje swoboda wyboru prawa właściwego?

Podobnie jak w przypadku obywateli polskich, praca może być także wykonywana nie tylko na podstawie umowy o pracę, ale też różnego rodzaju umów cywilnoprawnych. Najczęściej, w celu wykonywania pracy, zawierane są następujące umowy: zlecenie, umowa o dzieło, kontrakt menedżerski.

Przepisy Rozp. Rzym I nie znają jednak rozróżnienia tych umów, tak jak polski KC. Reguły kolizyjne zawarte w art. 4 Rozp. Rzym I określają prawo właściwe dla poszczególnych umów w następujący sposób:

  • umowa o świadczenie usług podlega prawu państwa, w którym usługodawca ma miejsce zwykłego pobytu; w tym przypadku należy zakwalifikować do takich umów polskie umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie,
  • umowa franczyzy podlega prawu państwa, w którym franczyzobiorca ma miejsce zwykłego pobytu,
  • umowa dystrybucji podlega prawu państwa, w którym dystrybutor ma miejsce zwykłego pobytu.

W przypadku umów cywilnoprawnych strony mogą także wybrać prawo właściwe. W odniesieniu do typowego zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych tj. zlecenia, czy kontraktu menedżerskiego, jeżeli wyboru prawa nie dokonano, stosuje się reguły określone w art. 4 ust. 1 pkt b) Rozp. Rzym I. Zgodnie z tym przepisem umowa o świadczenie usług podlega prawu państwa, w którym usługodawca ma miejsce zwykłego pobytu.

W myśl art. 19 Rozp. Rzym I za miejsce zwykłego pobytu spółek i innych podmiotów, posiadających osobowość prawną lub jej nieposiadających, uznaje się miejsce siedziby ich głównego organu zarządzającego. Natomiast za miejsce zwykłego pobytu osoby fizycznej, działającej w ramach prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, uznaje się miejsce głównego przedsiębiorstwa. Jeżeli natomiast umowa zawarta jest w ramach działalności filii, agencji lub innego oddziału lub gdy na mocy umowy spełnienie świadczenia należy do obowiązków takiej filii, agencji lub oddziału, za miejsce zwykłego pobytu uznaje się miejsce siedziby tej filii, agencji lub oddziału. Ustalenie miejsca zwykłego pobytu następuje według chwili zawarcia umowy.

W tym wypadku decydujące więc będzie miejsce zamieszkania lub siedziba usługodawcy – czyli w tym wypadku zleceniobiorcy lub wykonawcy umowy. Tym samym do zobowiązań z umów zleceń i umów podobnych, dotyczących świadczenia usług, stosuje się prawo państwa, w którym w chwili zawarcia umowy ma siedzibę albo miejsce zamieszkania przyjmujący zamówienie lub zlecenie (zleceniobiorca).

Przykład
Zdalne wykonywanie usług na zleceniu – które przepisy będą właściwe?

Cudzoziemiec T., obywatel duński, na stałe zamieszkały w Danii został zatrudniony przez polską firmę XC, w celu wykonywania usług informatycznych. Usługi te wykonywane będą zdalnie. Strony umowy nie ustaliły prawa właściwego dla realizacji tego kontraktu.
W tej sytuacji do umowy będzie zastosowane prawo duńskie jako właściwe ze względu na miejsce zamieszkania przyjmującego zlecenie.

Gdy nie można w ten sposób ustalić prawa właściwego, wówczas stosuje się reguły określone w art. 4 ust. 3-4 Rozp. Rzym I, i tak:

  • jeżeli ze wszystkich okoliczności sprawy wyraźnie wynika, że umowa pozostaje w znacznie ściślejszym związku z innym państwem innym niż państwo siedziby/miejsca zamieszkania wykonawcy umowy, to stosuje się prawo tego innego państwa,
  • jeżeli nadal nie można ustalić prawa właściwego, umowa podlega prawu państwa, z którym dana umowa wykazuje najściślejszy związek.

W jakim języku sformułować umowę o pracę?

Bardzo często cudzoziemcy przyjeżdżający do pracy w Polsce znają nasz język i godzą się na sporządzenie umowy po polsku. Problem może się jednak pojawić, gdy cudzoziemiec nie zna naszego języka, albo zna go na tyle słabo, że nie jest w stanie prawidłowo odczytać sporządzonej umowy. Czy można wówczas spisać umowę w języku obcym? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w ustawie z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 224 z późn. zm.) – dalej UJP. Zasadą obowiązującą jest sporządzanie dokumentów w języku polskim. Przepis art. 7 ust. 1 UJP stanowi bowiem, że na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie z udziałem konsumentów oraz przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli:

  • konsument lub osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz
  • umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Umowa o pracę może być sporządzona w języku polskim na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem, nie będącej obywatelem polskim, pouczonej uprzednio o prawie do sporządzenia umowy w języku polskim (art. 8 ust. 1b UJP).

Zgodnie z  art. 8 ust. 1 UJP dokumenty, w tym w szczególności umowy z udziałem konsumentów i umowy z zakresu prawa pracy, sporządza się w języku polskim. Jednakże w myśl art. 8 ust. 1b UJP umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy, a także umowa, której stroną jest konsument lub inne niż umowa dokumenty stosowane w obrocie z udziałem konsumentów, mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę lub konsumenta, władających tym językiem, niebędących obywatelami polskimi, pouczonych uprzednio o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim.

Przykład
Umowa po polsku, tłumaczenie w języku obcym

Rosjanin został zatrudniony przez polską firmę XY. z siedzibą w Warszawie. Umowa została sporządzona w języku polskim, jednak na prośbę cudzoziemca  zostało do niej dołączone także tłumaczenie na język rosyjski dokonane przez tłumacza przysięgłego. Zgodnie z ustawą o języku polskim, podstawą wykładni będzie wyłącznie polska wersja umowy.

W jakim języku formułujemy umowę cywilnoprawną?

W odniesieniu do umów dotyczących zatrudnienia, zawartych zgodnie z przepisami KC (a więc zlecenia, umowy o dzieło, a także innych umów nienazwanych, w tym kontraktu menedżerskiego), nie obowiązują wspomniane wyżej ograniczenia.

Kwestia, w jakim języku zostanie zawarta umowa, została pozostawiona wyłącznie decyzji stron takiej umowy. Warto bowiem wiedzieć, że dopuszczalne jest używanie w umowach i innych stosunkach prywatnoprawnych języków obcych – a więc także sporządzanie umów. Nie ma więc obowiązku bezwzględnego używania języka polskiego w umowach (por. w tej kwestii uzasadnienie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 13 września 2005 r., sygn. K 38/04, Dz. U. Nr 186, poz. 1567, uzasadnienie opubl. w: OTK seria A z 2005 r., nr 8, poz. 92).

Zasada ta, wynika wprost z art. 60 kc, który stanowi, że – z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach ustaw – wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej, a także z art. 65 KC. Zgodnie z tym przepisem:

  • oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje,
  • zaś ustalając treść umowy należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu.

Należy również zwrócić uwagę, że do stosunków cywilnoprawnych nie może mieć zastosowania art. 7 ust. 1 UJP, nakazujący używanie języka polskiego w stosunkach pracy i stosunkach konsumenckich.

Pamiętajmy też, że wybór określonego języka w stosunkach umownych będzie też determinował wszelką dalszą komunikację pomiędzy stronami, związaną z wykonywaniem umowy i ewentualną odpowiedzialnością z tytułu jej naruszenia (por. uzasadnienie cyt. wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 13 września 2005 r.). Zleceniodawca i zleceniobiorca (wykonawca dzieła, menedżer) w takim wypadku świadomie wyrażają zgodę na używanie określonego języka w danym stosunku prawnym.

Dokumenty urzędowe i tak muszą być po polsku
Niezależnie od tego, wszelkie dokumenty urzędowe (np. zgłoszenia do ZUS, czy urzędu skarbowego) związane z zawartą umową cywilnoprawną powinny być bezwzględnie sporządzone w języku polskim. Wynika to z faktu, że oświadczenia, podania i inne pisma, składane władzom publicznym w Polsce zgodnie z art. 5 ust. 2 UJP powinny być złożone po polsku.

W jakim języku formułować dokumenty, czy tłumaczyć regulaminy itd.?

Jeżeli polska firma lub instytucja zdecyduje się zawrzeć z cudzoziemcem umowę o pracę, to wówczas zastosowanie w pełni mają wszystkie przepisy polskiego prawa pracy.

Kodeks pracy przewiduje konieczność zawarcia umowy o pracę w formie pisemnej, a jeżeli nie została ona zawarta w tej formie, najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca obowiązany jest potwierdzić pisemnie pracownikowi ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Ponadto obowiązkowe jest przekazanie pracownikowi na piśmie warunków pracy i zatrudnienia w terminie do 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 2-3 kp).

W przypadku, gdy umowa została zawarta w języku polskim, a cudzoziemiec zna nasz język – sprawa jest w miarę prosta. Należy taką osobę zapoznać z wszystkimi przepisami i zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy, ale nie ma tu konieczności dokonywania tłumaczeń na język ojczysty cudzoziemca. Można tego ewentualnie dokonać na prośbę pracownika-cudzoziemca, ale nie jest to obowiązek pracodawcy wynikający z przepisów prawa. Wydaje się też, że w tym wypadku odmowa dokonania tłumaczenia na język obcy regulaminów czy przeprowadzenia w obcym języku np. obowiązkowego szkolenia bhp nie będzie miała charakteru dyskryminującego pracownika w rozumieniu art. 183a § 1 kp.

Trudniejszą kwestią będzie sytuacja, gdy umowa o pracę została zawarta w języku obcym. Wówczas należy uznać, że również warunki zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 kp powinny być również sporządzone w języku obcym – w którym umowa została zawarta.

Jak już wcześniej wykazano, wybór języka umowy determinuje również kwestię, w jakim języku będą podawane danemu pracownikowi do wiadomości wszelkie pisma i polecenia pracodawcy. W praktyce może to oznaczać konieczność dokonywania tłumaczeń różnego rodzaju zakładowych aktów prawa pracy (np. regulaminów) tak, aby pracownik-cudzoziemiec mógł się z nimi zapoznać w sposób zrozumiały. Dotyczyć to będzie także konieczności przeprowadzania szkoleń bhp w języku ojczystym cudzoziemca oraz także wydawania poleceń służbowych w tym języku.

Jeżeli cudzoziemiec nie zna języka polskiego, wówczas należy mieć na uwadze fakt, że wiele obowiązków spoczywających na pracodawcy będzie musiało być wykonywanych „równolegle”. Będzie to polegać m.in. na konieczności prowadzenia „podwójnej” dokumentacji stosunku pracy – w języku polskim dla organów władzy publicznej (ZUS, organów skarbowych, inspekcji pracy itp.) i równolegle w języku obcym – dla cudzoziemca.

Choć obowiązek ten nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa wydaje się, że może on być wyprowadzony z zasady niedyskryminacji pracownika ze względu na narodowość lub pochodzenie etniczne.

Które zasady dotyczące przebiegu zatrudnienia należy stosować?

Jak już wcześniej wykazano, do pracowników-cudzoziemców zastosowanie mają wszystkie przepisy kp. Przed zawarciem umowy o pracę pracodawca polski ma prawo zażądać od cudzoziemca danych osobowych wymienionych w art. 221 kp. Jeżeli w zebranej dokumentacji wizowej i paszportowej (wymaganej zwłaszcza przy ubieganiu się o zezwolenie na pracę) brakuje pewnych danych, wskazanych poniżej, wówczas pracodawca ma prawo żądania ich uzupełnienia od pracownika cudzoziemca. Danymi tymi są:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • data urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
  • inne dane osobowe pracownika, niezbędne do nawiązania stosunku pracy (w tym także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika), jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (mogą to być szczegółowe dane np. o niepełnosprawności).

Zawarta z cudzoziemcem umowa o pracę powinna zawierać następujące elementy:

1) oznaczenie stron umowy,

2) rodzaj umowy (umowa na czas nie określony, na czas określony, na okres próbny, na zastępstwo, na czas wykonania określonej pracy),

3) datę jej zawarcia,

4) warunki pracy i płacy, w szczególności:

5) rodzaj pracy,

6) miejsce wykonywania pracy,

7) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

8) wymiar czasu pracy,

9) termin rozpoczęcia pracy.

Jak nie pomylić się zapisując imię i nazwisko cudzoziemca?
W przypadku cudzoziemców ważnym jest, aby precyzyjnie zapisywać brzmienie imienia i nazwiska. W przypadku osób pochodzących z krajów, w których nie używa się alfabetu łacińskiego, należy zastosować ogólnie obowiązujące normy transkrypcji i transliteracji. Metody transliteracji i transkrypcji opublikowane są w internecie, na stronach Słownika Języka Polskiego: http://sjp.pwn.pl, zakładka „Zasady pisowni”.

Po zawarciu umowy o pracę, pracodawca powinien wręczyć pracownikowi omawianą już wyżej informację o warunkach zatrudnienia. Zgodnie z art. 29 § 3 kp, powinna ona zawierać informacje o:

1) obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,

3) urlopie wypoczynkowym,

4) długości okresu wypowiedzenia umowy.

Jeżeli pracodawcę nie obowiązują przepisy układu zbiorowego pracy oraz nie ma obowiązku wydawania regulaminu pracy i regulaminu tego nie wydał, to wówczas musi zamieścić w informacji o warunkach zatrudnienia zapisy dotyczące dodatkowo:

  • danych o porze nocnej obowiązującej w zakładzie pracy,
  • miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia,
  • sposobu potwierdzania przez pracowników obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca musi skierować nowoprzyjętego pracownika-cudzoziemca na badania wstępne, bowiem bez orzeczenia lekarskiego o zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku nie może dopuścić go do pracy. Pracownik musi też odbyć szkolenie wstępne – instruktarz ogólny w zakresie bhp i potwierdzić przeszkolenie na piśmie (art. 2374 kp).

Jakie przepisy stosować w zakresie czasu pracy, urlopów i rodzicielstwa?

W zakresie wynagradzania, jeżeli stosuje się prawo polskie do umowy, wówczas stosuje się polskie przepisy także np. w zakresie czasu pracy i uprawnień urlopowych. Jeżeli w umowie nie znajdą się bardziej korzystne rozwiązania (np. w zakresie czasu pracy) stosuje się zasady kodeksowe, a więc np. w zakresie czasu pracy: 5-dniowy tydzień pracy, 8-godzinny dzień pracy i przeciętnie 40-godzinny tydzień pracy. Cudzoziemiec może być też objęty przedłużonym okresem rozliczeniowym czasu pracy.

W przypadku pracowników delegowanych pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski zapewnia takiemu pracownikowi warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż wynikające z przepisów KP, oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników (art. 4 ust. 1 ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, Dz.U. z 2016 r. poz. 868).

Uprawnienia rodzicielskie – w zakresie urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, ojcowskich itp. również będą realizowane według przepisów polskich. Natomiast zasiłki i inne świadczenia z ubezpieczenia społecznego będą realizowane w zależności od tego, czy cudzoziemiec jest ubezpieczony w ZUS, czy też korzysta z ubezpieczenia swojego kraju ojczystego. Generalną zasadą jest, że osoba wykonująca w danym państwie członkowskim UE pracę najemną lub pracę na własny rachunek podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego. Wyjątkiem są pracownicy delegowani do pracy w innym państwie przez swojego pracodawcę na okres mniej niż 24 miesięcy. Te osoby zachowują uprawnienia w zakresie ubezpieczeń społecznych, a więc uprawnień rodzicielskich w zakresie zasiłków i innych świadczeń państwa w którym są zatrudnieni na stałe (zob. art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1 Rozporządzenia nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego).

Jeżeli u danego pracodawcy pracownicy mają określone uprawnienia płacowe uzależnione od stażu pracy (np. dodatek stażowy, nagroda jubileuszowa), wówczas należy zaliczyć do okresu ogólnego zatrudnienia (jeżeli przepisy płacowe obowiązujące u danego pracodawcę tak stanowią) także udokumentowane okresy zatrudnienia u pracodawców zagranicznych zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nie dotyczy to tych uprawnień, które wynikają z zatrudnienia wyłącznie u danego pracodawcy.

Na co zwrócić uwagę, jeśli chodzi o przepisy równościowe?

Pracodawca, zatrudniający cudzoziemca musi mieć na uwadze fakt, że pracownik cudzoziemski, jako osoba „obca” w środowisku pracowniczym, może on być szczególnie narażony na praktyki dyskryminacyjne i mobbing.

Warto przypomnieć, że za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu, uważa się różnicowanie przez pracodawcę sytuacji pracownika – np. z powodu przynależności etnicznej lub narodowościowej – którego skutkiem jest w szczególności:

1) niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą,

2) pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe.

Przejawem dyskryminowania pracownika może być także:
działanie polegające na zachęcaniu innej osoby do naruszania zasady równego traktowania w zatrudnieniu,
molestowanie, tj. zachowanie, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności albo poniżenie lub upokorzenie pracownika – w tym w szczególności molestowanie seksualne.

Zgodnie z art. 183b § 1 kp na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia faktu, że inne niż pozostałych pracowników, traktowanie cudzoziemca było spowodowane obiektywnymi przyczynami.

Mobbingiem jest natomiast – w myśl art. 943 § 2 kp – działanie lub zachowanie dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników.

Kodeks pracy przewiduje dużo surowszą odpowiedzialność finansową pracodawcy za dopuszczanie lub nawet tolerowanie praktyk dyskryminacyjnych. Za stosowanie praktyk dyskryminacyjnych pracownikowi należy się odszkodowanie w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Takiego samego odszkodowania ma prawo dochodzić od pracodawcy zatrudniony, który wskutek mobbingu rozwiązał umowę o pracę. Warto zauważyć, że przepisy nie określają w takiej sytuacji górnej granicy odszkodowania.

Po zakończeniu zatrudnienia i rozwiązaniu stosunku pracy pracownikowi-cudzoziemcowi należy wydać świadectwo pracy i wypłacić wszelkie należności (np. ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy).

Obecnie obowiązujące przepisy nie przewidują wydawania referencji lub opinii o zatrudnieniu lub innych niż świadectwo pracy dokumentów dotyczących wykonywania pracy u danego pracodawcy lub na danym stanowisku. Pracodawca nie ma więc obowiązku ich wystawiania.

Nie ma jednak żadnych przeszkód prawnych, aby pracodawca wydał – na prośbę pracownika – dokument potwierdzający zatrudnienie, wraz z opinią o pracowniku, czy opisem stanowiska lub czynności wykonywanych. Taką opinię lub referencje mogą być też wystawione w języku obcym – także według określonego wzoru, przedłożonego przez pracownika (jeżeli np. w jego kraju ojczystym, albo u zagranicznego pracodawcy taki dokument jest niezbędny do uzyskania pewnych uprawnień). Wszystko to jednak zależy od porozumienia pomiędzy pracownikiem-cudzoziemcem a jego polskim pracodawcą.

Podstawa prawna: 
  • art. 5, art. 7-8 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz. U. z 2011 r. nr 43, poz. 224 ze zm.),
  • art. 28 ust. 1 ustawy z 4 lutego 2011 r. – Prawo prywatne międzynarodowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1792),
  • art. 1 ust. 2, art. 3, art. 4 ust. 1, art. 19 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I) (Dz.Urz. UE L 177 z 04.07.2008 r., str. 6).
Autorem odpowiedzi jest: 

Michał Culepa

Michał Culepa

Michał Culepa

Prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, wieloletni redaktor Serwisu Prawno-Pracowniczego, współpracownik merytoryczny największych wydawnictw prawniczych. Doświadczony trener i wykładowca. Autor licznych komentarzy i opracowań dotyczących m.in. zatrudnienia w jednostkach sektora finansów publicznych, instytucjach kultury, oświacie.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel