Majówka w kadrach – jak rozliczyć nieobecności pracowników

W maju 2013 r. dni wolne od pracy 1 i 3 maja wypadają w środę i piątek. Wystarczy zatem wolne w czwartek 2 maja i można cieszyć się 5-dniowym weekendem. Dodatkowo dniem wolnym będzie także czwartek 30 maja – Boże Ciało, dzięki czemu można skorzystać z wydłużonego 4-dniowego weekendu.

Dłuższy wypoczynek nie zawsze musi oznaczać dla pracownika konieczność brania urlopu wypoczynkowego. Pracodawca może udzielić swoim pracownikom dodatkowego dnia wolnego, np. 2 maja 2013 r. Należy jednak pamiętać, że za taki dzień pracownikom przysługuje wynagrodzenie lub wynagrodzenie przestojowe. Jeśli bowiem to pracodawca z własnej inicjatywy udziela pracownikom dodatkowego dnia wolnego, nie może z tego tytułu obniżyć ich wynagrodzeń.

Możliwa jest także sytuacja, kiedy pracodawca w zamian za dzień wolny np. w czwartek 2 maja lub w piątek 31 maja, zobowiąże pracowników do odpracowania takiego dnia w innym dniu – np. w wolną sobotę 11 maja 2013 r.

Jeśli pracodawca nie chce lub – ze względów ekonomicznych – nie może dać pracownikom dodatkowego dnia wolnego, pracownik może skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Dzięki temu, biorąc 3 dni urlopu wypoczynkowego na przełomie kwietnia i maja 2013 r., pracownik może skorzystać z aż 9-dniowego wypoczynku.

Rozliczając urlopy – zwłaszcza w okresie, w którym występują dni wolne od pracy – warto pamiętać o kilku ważnych zasadach:

• urlopu udziela się tylko na dni pracy – zgodnie z tą zasadą pracodawca „dysponuje” czasem pracownika tylko w te dni, w które ma on zaplanowaną pracę i tylko na te dni może udzielić mu urlopu

• urlopu udziela się w wymiarze godzinowym – z puli urlopowej pracownika należy odjąć tylko tyle godzin, ile miał on zaplanowane do przepracowania w dniach, na które wziął urlop

W maju 2013 r. wymiar czasu pracy wynosi 160 godzin. Tyle godzin powinien przepracować w tym miesiącu pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Przy rozliczaniu czas pracy – nie tylko w maju – należy pamiętać, że wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Jeśli więc pracownik w danym okresie rozliczeniowym przebywa na urlopie wypoczynkowym lub jest niezdolny do pracy z powodu choroby – wymiar jego czasu pracy w takim okresie należy obniżyć o liczbę godzin do przepracowania w czasie tej nieobecności.

Urlopy związane z pełnieniem funkcji rodzicielskich (m.in. urlop macierzyński, urlop ojcowski) udzielane są w wymiarze wielokrotności tygodnia, przy czym tydzień urlopu odpowiada 7 dniom kalendarzowym.

Ewentualne dni wolne od pracy przypadające w trakcie trwania tych urlopów nie wpływają na ich urlopów. Innymi słowy – jeśli urlop macierzyński lub ojcowski (albo inny urlop związany w pełnieniem funkcji rodzicielskich, np. dodatkowy urlop macierzyński) nakładają się na dni wolne od pracy, pracownik nie ma prawa do „obioru” dodatkowych dni wolnych z tego tytułu.

Przepisy Kodeksu stanowią, że przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego pracownika powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wymóg wykorzystania co najmniej 14-dniowego wypoczynku pojawia się także w przepisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jako warunek otrzymania przez pracownika świadczenia urlopowego. Warunek taki jest również często powielany w zakładowych regulaminach działalności socjalnej – w przypadku ubiegania się o dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS.

Jeśli w przepisach (w Kodeksie pracy lub w przepisach zakładowych) jest mowa o 14 kolejnych dniach wypoczynku, to należy przez to rozumieć 14 kolejnych dni kalendarzowych obejmujących:

• dni pracy,

• dni wolne od pracy (wynikające z harmonogramu czasu pracy oraz z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy),

• niedziele i święta będące dniami ustawowo wolnymi od pracy.