Zmiana umowy w razie „przejścia” pracownika na telepracę
Pracownica w związku z jej trudną sytuacją rodzinną (wychowuje 2 małych dzieci) zwróciła się do nas z prośbą o zmianę warunków umowy. Chciałaby świadczyć pracę w ten sposób, że: 3 razy w tygodniu przychodziłaby do firmy i świadczyła pracę w miejscu siedziby firmy, a 2 dni poprzez łącze internetowe (jest informatykiem w dziale IT) pracowałaby w domu. Proszę o informację, jak powinna zmienić się umowa w punkcie dotyczącym miejsca wykonywania pracy i jakie powinny być inne zmiany w umowie o pracę oraz w jakiej formie należy tego dokonać. Nadmieniam, że umowa jest na czas określony, do 31 grudnia 2010 r., i pracownica od października wraca do pracy po krótkim urlopie wychowawczym. Czy firma poniesie jakieś koszty związane z tą zmianą (pracownica pracowałby w swoim domu na swoim komputerze)?
Nie ma potrzeby zmiany warunków umowy o pracę. Wykonywanie pracy po części w domu telepracownika wymaga zawarcia porozumienia między pracownikiem a pracodawcą (w formie aneksu do umowy). Obowiązkiem pracodawcy będzie jednak pokrycie części kosztów związanych z używaniem własnego sprzętu pracownika. Takie postanowienia należy zawrzeć w odrębnej umowie.
1. Umowa o pracę bez zmian
Pracownicy, którzy chcą pogodzić swoje obowiązki rodzinne z pracą, np. z opieką nad dziećmi, mogą wykonywać pracę regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Aby przejść na system telepracy w trakcie trwania zatrudnienia, pracownik powinien złożyć wniosek o objęcie go takim systemem. Wniosek taki należy uzasadnić, wskazując przyczyny wykonywania pracy w niektórych dniach w domu. Pracodawca powinien w miarę możliwości wniosek pracownika uwzględnić, choć formalnie takiego obowiązku nie ma.
2. Zmiana formy wykonywania pracy - tylko w drodze porozumienia
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana poza zakładem pracy, może nastąpić zarówno przy przyjmowaniu nowego pracownika, jak i w trakcie zatrudnienia. Zmiana warunków wykonywania pracy może mieć miejsce tylko w drodze porozumienia zawartego między pracodawcą a pracownikiem. Przepisy nie wskazują, jakie postanowienia powinno zawierać porozumienie, niemniej powinno ono przede wszystkim określać:
» pracownika i pracodawcę,
» informację odnośnie zmiany sposobu wykonywania pracy, czyli „przejścia” pracownika na telepracę,
» miejsce wykonywania pracy, np. dom pracownika (w przypadku podanym w pytaniu strony powinny także ustalić, iż 3 razy w tygodniu pracownik będzie wykonywał pracę w zakładzie pracy, a przez pozostałe 2 dni w domu),
» informację o sposobie przekazywania wyników pracy pracownika,
» datę, od której pracownik będzie telepracownikiem.
Wterminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeśli wniosek telepracownika byłby złożony po upływie 3 miesięcy, pracodawca, w miarę możliwości, powinien taki wniosek również uwzględnić.
3. W odrębnej umowie - zwrot kosztów związanych z używaniem własnego sprzętu
Zatrudnienie telepracowników wiąże się ze szczególnymi obowiązkami pracodawcy. Pracodawca zatrudniając osoby w tej formie ma obowiązek m.in.:
» dostarczyć sprzęt do wykonywania pracy (np. komputer),
» ubezpieczyć ten sprzęt,
» pokryć koszty związane z instalacją, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
» zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.
Z obowiązków tych pracodawca może się zwolnić, ale tylko w odrębnej umowie zawartej z pracownikiem. Z okoliczności przedstawionych w pytaniu wynika, iż pracownica posiada własny komputer i chce z niego korzystać do celów służbowych. W umowie można zatem uwzględnić, że pracodawca pokrywa część kosztów związanych z używaniem sprzętu pracownika i wypłaca pracownikowi ekwiwalent. Ekwiwalent ten powinien zostać ustalony w:
»porozumieniu z pracownikiem,
» umowie,
»a jeżeli w zakładzie działają organizacje związkowe - w regulaminie.
4. Rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia
Warto dodać, iż po zawarciu porozumienia pracodawca, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika telepracy, powinien przekazać mu informacje o jednostce organizacyjnej, w której strukturze znajduje się stanowisko telepracownika oraz o osobie, która będzie dokonywała z pracownikiem czynności z zakresu prawa pracy, odpowiedzialnej za współpracę oraz upoważnionej do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy. Jeśli w porozumieniu zostały ustalone nowe warunki zatrudnienia, jak np. wynagrodzenie, pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie o nowych warunkach zatrudnienia.
» art. 29 § 32, art. 675, art. 676, art. 677 § 1 pkt 2, § 3, art. 678 § 1, § 2, art. 6710, art. 6711 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94).
Ewa Dziem
