Czym są systemy ATS w rekrutacji?

Podczas codziennej pracy rekruterzy stykają się z olbrzymimi ilościami danych. Ich przetworzenie samo w sobie jest trudne, na dodatek część z nich ma charakter poufny, w związku z czym firma musi zadbać także o spełnienie restrykcyjnych norm bezpieczeństwa. To jedne z najczęstszych problemów, które utrudniają proces rekrutacji i przekładają się również na doświadczenia kandydata. W szerszym ujęciu mogą przełożyć się jednak na kształtowanie nie najlepszego wizerunku pracodawcy i doprowadzać do zdecydowanie większych kryzysów. Tymczasem, jak pokazuje baza firm ALEO.com, na rynku wciąż pojawiają się nowe podmioty zajmujące się rekrutacją. Ten jest bardzo zróżnicowany: obok dużych organizacji działają na nim również freelancerzy prowadzący jednoosobowe działalności skupione na pozyskiwaniu pracowników. W każdym przypadku warto pomyśleć o cyfryzacji i automatyzacji procesów.

System ATS (applicant tracking system, system śledzenia kandydata), pozwala ułatwić i uporządkować z jednej strony proces rekrutacji, z drugiej natomiast bazy danych wykorzystywane w firmach i działach rekrutacyjnych. Implementacja takiego oprogramowania może więc wspomóc działania w szerszym ujęciu czasowym i przełoży się nie tylko na bieżące procesy, ale również nadchodzące rekrutacje. Jednocześnie wykorzystanie scentralizowanej bazy danych (zazwyczaj bazującej na architekturze chmurowej) pozwala także zadbać o kwestie bezpieczeństwa, w tym przede wszystkim o bezpieczeństwo danych osobowych kandydatów. Pod wieloma względami systemy ATS przypominają więc szeroko wykorzystywane narzędzia CRM (customer relationship management), odpowiedzialne za zarządzanie relacjami z klientami. W tym przypadku w centrum uwagi znajdują się jednak kandydaci i prowadzone procesy rekrutacji.

Wykorzystanie systemów ATS może bezpośrednio przełożyć się na efektywność rekrutacji. Z tego powodu powinny zainteresować się nim zarówno agencje rekrutacyjne, jak i działy HR większych i mniejszych firm. Do najważniejszych zalet systemów ATS należą:

• Łatwe zarządzanie bazą danych: dużym problemem większości rekruterów jest chaos informacyjny. Brak scentralizowanej bazy danych lub panujący w niej chaos utrudniają, a w niektórych przypadkach uniemożliwiają prowadzenie rekrutacji. Systemy ATS pozwalają na tworzenie spersonalizowanych baz i właściwe porządkowanie informacji. Możliwe staje się także wzbogacanie ich o dodatkowe dokumenty, tagi czy komentarze.
• Sprawny przepływ informacji: częstym problemem zespołów odpowiedzialnych za rekrutację jest również niewłaściwa komunikacja pomiędzy rekruterami. ATS pozwala na udoskonalenie tego aspektu.
• Lepsze wyszukiwanie: właściwy system wspierający rekrutację uprości także sam etap selekcji – dzięki wprowadzeniu filtrów pozwoli na szybkie znalezienie odpowiednich kandydatów znajdujących się w bazie oraz zewnętrznych źródłach danych.
• Bezpieczeństwo danych osobowych: najlepsze systemy ATS są dostosowane m.in. do wymogów RODO. Za bezpieczeństwo danych odpowiadają również rozwiązania chmurowe.
• Automatyzacja procesu: dzięki systemom ATS możliwa staje się automatyzacja wielu segmentów procesów rekrutacji: od publikowania ogłoszeń w wielu miejscach jednocześnie i wysyłania zdefiniowanych wiadomości do kandydatów przez ustalanie spotkań po uzupełnianie raportów i analizę efektywności procesów.

Nowoczesne systemy ATS wspomagają również pierwszy etap procesu rekrutacji, w tym m.in. dodawanie ogłoszeń. Zwykle wiąże się to ze sporymi problemami i jest bardzo angażujące z perspektywy pracowników, którzy muszą ręcznie dodawać ogłoszenia w różnych portalach. Dobre oprogramowanie wspiera natomiast multiposting: po utworzeniu wzoru postu ten będzie mógł być opublikowany jednym kliknięciem wielu zdefiniowanych kanałach (np. portalach z ogłoszeniami i mediach społecznościowych), może być również przekazany do agencji rekrutacyjnych wspierających wybrany proces.