Prezenty dla pracowników w grudniu – co naprawdę ma sens (i nie psuje rozliczeń)?

Do tego dochodzi klasyka:

• „Czy możemy dać wszystkim po równo z Funduszu?”
• „Czy bony są bez podatku?”
• „Czy dzień wolny to też prezent?”
• „Szef chce ‘coś symbolicznego’, ale księgowość już mniej symbolicznie pyta o PIT i ZUS”.

Zróbmy więc przegląd dobrych prezentów dla pracowników w 2025 r. – takich, które:

1. cieszą ludzi,
2. nie kłócą się z ZFŚS i podatkami,
3. nie generują niepotrzebnej roboty w kadrach i płacach.

Z perspektywy działu kadr warto zacząć nie od katalogu prezentowego, tylko od dwóch prostych decyzji:

• podziękowanie za rok pracy (bardziej „motywacyjnie”),
• wsparcie socjalne (pomoc świąteczna, paczki, bony dla rodzin o niższych dochodach),
• budowanie marki pracodawcy (coś ładnego, „instagramowalnego”),
• benefit dla wszystkich „po równo”.

Od odpowiedzi zależy źródło finansowania i sposób przyznawania świadczenia.

Najczęściej masz dwa scenariusze:

a) ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych)
Tu wchodzą w grę świadczenia socjalne przyznawane z uwzględnieniem kryterium socjalnego – sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (art. 8 ustawy o ZFŚS).

b) Środki obrotowe (zwykłe koszty działalności)
Tutaj świadczenia są zasadniczo traktowane jako przychód ze stosunku pracy, co co do zasady oznacza PIT i ZUS – chyba że wchodzą w grę konkretne zwolnienia podatkowe.

Dalej w artykule będziemy przy każdym pomyśle zaznaczać: ZFŚS czy środki obrotowe i jakie konsekwencje podatkowe.

Limit zwolnienia z PIT w 2025 r.

W 2025 r. świadczenia pieniężne i rzeczowe finansowane w całości z ZFŚS (lub funduszy związków zawodowych) są zwolnione z PIT do łącznej kwoty 1000 zł rocznie na jednego pracownika.

To zwolnienie obejmuje zarówno:

• świadczenia rzeczowe (np. paczki),
• świadczenia pieniężne (np. przelew „świąteczny” z Funduszu),
  o ile:
• są sfinansowane w całości z ZFŚS,
• są związane z działalnością socjalną (a więc przyznawane z uwzględnieniem kryterium socjalnego, a nie „po równo wszystkim”).

Zwolnienie z PIT nie dotyczy bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi – nawet jeśli są finansowane z ZFŚS. Takie świadczenia podlegają opodatkowaniu w całości.

Czyli:

• Paczka ze słodyczami z Funduszu – tak, w limicie 1000 zł zwolniona z PIT.
• Bon do drogerii z Funduszu – nie, pełen PIT.

Część pracodawców w ostatnich latach zaczęła stosować imienne karty przedpłacone jako świadczenie z ZFŚS, różnicując ich wartość według sytuacji socjalnej. W indywidualnych interpretacjach organy podatkowe dopuszczały możliwość korzystania z limitu zwolnienia dla takich świadczeń, jeśli spełniają one warunki świadczeń socjalnych i nie są klasycznym „bonem towarowym” na konkretny sklep.

To jednak obszar, w którym:

• trzeba bardzo dobrze opisać świadczenie w regulaminie ZFŚS,
• zachować różnicowanie socjalne,
• liczyć się z tym, że praktyka organów może się zmieniać.

Jeśli firma nie ma wysokiej tolerancji ryzyka, grudniowe „karty na zakupy” lepiej rozwiązać jako klasyczny bon / karta podarunkowa ze środków obrotowych (świadomie godząc się na PIT/ZUS).

Jeśli prezenty finansowane są ze środków obrotowych (poza ZFŚS), to z punktu widzenia pracownika najczęściej są to świadczenia ze stosunku pracy – a więc:

• przychód opodatkowany PIT,
• oskładkowany składkami ZUS (chyba że istnieje szczególne zwolnienie składkowe, np. dla niektórych świadczeń rzeczowych o bardzo niskiej wartości, zgodnie z przepisami ubezpieczeniowymi).

Dla pracodawcy to zwykle koszt podatkowy (CIT), ale to temat bardziej dla księgowości niż kadr. Warto wiedzieć, że przy prezentach świątecznych dla pracowników organy podatkowe zasadniczo nie kwestionują możliwości zaliczenia wydatku w koszty, o ile jest on związany z działalnością gospodarczą, polityką personalną i motywacyjną firmy.

Dla działu kadr najważniejsze jest:
czy wartość prezentu powinna trafić na listę płac i do PIT-11 (jeśli tak – trzeba zadbać o dane, terminy i komunikację).

Co to może być?
Zestaw produktów lepszej jakości: słodycze, kawa/herbata, coś regionalnego, eko, może firmowy gadżet, ale taki, którego ktoś naprawdę użyje.

Plusy:

• Ludzie wciąż lubią „namacalne” prezenty.
• Dobrze dobrana paczka buduje pozytywne skojarzenia z firmą.

Kadry i podatki:

• Finansowana z ZFŚS – może korzystać ze zwolnienia z PIT do limitu 1000 zł rocznie, jeśli jest świadczeniem socjalnym przyznawanym wg kryteriów socjalnych.
• Finansowana ze środków obrotowych – co do zasady przychód do opodatkowania i oskładkowania.

Praktyczny tip:
Zróżnicowanie paczek (np. większa wartość dla osób o niższych dochodach) przy finansowaniu z ZFŚS może być mało „wizerunkowe”, ale jest zgodne z prawem. Można to komunikacyjnie ubrać jako „dodatkowe wsparcie socjalne”.

Co to może być?
Wejściówki do kina, teatru, na koncert, a nawet pakiety kulturalne.

Plusy:

• Wspiera nie tylko pracownika, ale często całą rodzinę.
• To nadal „klasyczne” świadczenie socjalne.

Kadry i podatki:

• Jeśli bilety są finansowane z ZFŚS, mogą korzystać ze zwolnienia z PIT do limitu 1000 zł jako świadczenie rzeczowe związane z działalnością socjalną.
• Ze środków obrotowych – przychód pracownika, co do zasady opodatkowany i oskładkowany.

Co to może być?

Doładowanie karty sportowej, pakiet „wellbeing” (fitness online, joga, aplikacja zdrowotna).

Plusy:

• Wspiera zdrowie, zmniejsza absencję (przynajmniej w założeniu).
• „Sprzedaje się” jako element długofalowej polityki prozdrowotnej, nie tylko jednorazowy prezent.

Kadry i podatki:

• Z ZFŚS – jako usługa o charakterze rekreacyjnym może być świadczeniem socjalnym, jeśli przyznawana jest z uwzględnieniem kryterium socjalnego (różne dopłaty w zależności od sytuacji pracownika). Zwolnienie PIT w limicie 1000 zł.
• Ze środków obrotowych – przychód do opodatkowania, co do zasady także oskładkowany.

Co to może być?
Dodatkowy płatny dzień wolny w okresie świątecznym, skrócenie dnia pracy np. 24 grudnia albo 31 grudnia.

Plusy:

• W praktyce bardzo wysoko oceniany benefit – ludzie często cenią czas bardziej niż kolejną rzecz do domu.
• Nie generuje dodatkowych przelewów, paczek, list płac.

Kadry i podatki:

• Dzień wolny to przede wszystkim decyzja organizacyjna w zakresie czasu pracy – pracownik otrzymuje normalne wynagrodzenie, ale nie wykonuje w tym dniu pracy.
• Nie jest to typowe „świadczenie socjalne”, więc nie wiążemy go z ZFŚS, tylko z organizacją czasu pracy i regulaminem pracy / układem zbiorowym.
• Z punktu widzenia podatków – nie zwiększamy przychodu (wynagrodzenie jak za pracę), ale warto zadbać o prawidłowe udokumentowanie (zarządzenie, zmiana harmonogramu).

Co to może być?
Jednorazowa premia uznaniowa w grudniu, często nazywana „świąteczną”.

Plusy:

• Pracownik dokładnie wie, ile dostał i na co może to wydać.
• Dla części zespołu to wręcz preferowany „prezent”.

Kadry i podatki:

• Z definicji jest to przychód ze stosunku pracy: pełen PIT, pełne składki ZUS.
• Nie korzysta ze zwolnienia ZFŚS, bo nie jest świadczeniem socjalnym – raczej elementem wynagrodzenia za pracę (nawet jeśli wypłacanym przy okazji świąt).

Warto tę formę stosować świadomie – nie „bo tak się zawsze robiło”, tylko jako element polityki wynagradzania, np. powiązany z wynikami.

Co to może być?
Karta do popularnej sieci handlowej, voucher do drogerii, sklepu internetowego czy platformy multibrandowej.

Plusy:

• Pracownik sam wybiera, czego potrzebuje.
• Zero ryzyka „nie trafił w gust”.

Kadry i podatki:

• UWAGA: bony, talony i inne znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi są wyłączone ze zwolnienia PIT dla świadczeń z ZFŚS – nawet jeśli były finansowane z Funduszu.
• W praktyce najbezpieczniej jest traktować taki prezent jako świadczenie z bieżących środków, z pełnym opodatkowaniem i oskładkowaniem (ujęcie na liście płac).

Czyli: świetny prezent z perspektywy pracownika, ale kadry muszą jasno zakomunikować, że to benefit opodatkowany, żeby nie było zdziwienia przy PIT-11.

Co to może być?

• dodatki świąteczne z ZFŚS dla osób w trudniejszej sytuacji,
• paczki dla dzieci pracowników,
• współfinansowanie wypoczynku zimowego (ferii),
• akcje: wspólne pakowanie paczek dla potrzebujących, zbiórki, przekazywanie części budżetu prezentowego na cele społeczne.

Plusy:

• Buduje poczucie wspólnoty, że firma ma serce, nie tylko słupki.
• Wspiera osoby, które naprawdę potrzebują pomocy – zgodnie z ideą ZFŚS.

Kadry i podatki:

• Świadczenia z ZFŚS: możliwość skorzystania ze zwolnienia PIT do 1000 zł rocznie, pod warunkiem stosowania kryteriów socjalnych.
• Działania charytatywne kierowane na zewnątrz (nie dla pracowników) to już bardziej temat dla księgowości i CSR – dla kadr istotne jest, czy i jak angażuje się w to załogę (czas pracy, BHP, RODO przy zbieraniu danych).

1. „Z ZFŚS damy wszystkim po równo, żeby było sprawiedliwie”
   Niestety – to prosta droga do naruszenia ustawy o ZFŚS, która wymaga przyznawania świadczeń w oparciu o kryterium socjalne (sytuacja życiowa, rodzinna, materialna).
2. Bony z ZFŚS „bez podatku, bo przecież to socjalne”
   Przepisy i praktyka organów podatkowych są tu bezlitosne: klasyczne bony i talony nie korzystają ze zwolnienia – podatek trzeba naliczyć.
3. Brak komunikacji z księgowością
   Wydajemy prezenty, a dopiero w styczniu ktoś w księgowości pyta: „A gdzie wartości do listy płac i PIT-11?”. Warto ustalić:
   • kto zbiera listy obdarowanych,
   • w jakiej wartości ująć świadczenie,
   • kiedy to trafi na listę płac.
4. Brak dokumentacji dla ZFŚS
   Zbieranie danych o sytuacji socjalnej pracownika wymaga nie tylko regulaminu, ale i sensownego procesu oraz podstaw prawnych (RODO).
5. Zbyt osobiste prezenty
   Perfumy, kosmetyki „dla pań”, alkohol – to proszenie się o kłopoty wizerunkowe i ryzyko zarzutów o nierówne traktowanie czy niewłaściwe standardy BHP / trzeźwości.

Żeby temat „prezentów dla pracowników” nie ciągnął się za działem kadr aż do rozliczeń rocznych, warto przejść krok po kroku:

1. Ustal budżet i źródło finansowania
   • osobno na ZFŚS (świadczenia socjalne),
   • osobno na środki obrotowe (benefity „motywacyjne”).
2. Sprawdź regulamin ZFŚS
   • jakie formy świadczeń są w nim przewidziane,
   • czy opisuje kryteria socjalne i sposób różnicowania świadczeń,
   • czy trzeba go uaktualnić o nowe formy (np. karty przedpłacone, bilety).
3. Wybierz formę prezentu z myślą o pracownikach
   • czy mają miejsce do przechowania paczek,
   • czy część załogi pracuje zdalnie / w terenie,
   • czy ludzie wolą elastyczność (karty, vouchery) czy „coś konkretnego”.
4. Skonsultuj konsekwencje podatkowe
   • z księgowym / doradcą – szczególnie jeśli planujecie nietypowe rozwiązania (karty, programy typu gift card, „hybrydowe” świadczenia).
5. Przygotuj komunikację dla pracowników
   • co, komu, kiedy i w jakiej formie zostanie przekazane,
   • czy świadczenie będzie widoczne na pasku płac / PIT-11,
   • jak składać wniosek / oświadczenie socjalne (ZFŚS).
6. Zadbaj o dokumentację
   • listy obdarowanych (z przypisaną wartością świadczeń),
   • wnioski / oświadczenia socjalne,
   • zarządzenia pracodawcy (np. dzień wolny, skrócony czas pracy).

Idealny grudniowy prezent z perspektywy kadr to taki, który:

• dla pracownika
  – jest realną wartością (czas, elastyczność, jakość, możliwość wyboru),
• dla pracodawcy
  – buduje relację z zespołem i markę pracodawcy,
• dla działu kadr i płac
  – ma jasne źródło finansowania, klarowne zasady przyznawania i przewidywalne skutki podatkowe.

W praktyce świetnie sprawdza się mix:

• z ZFŚS – paczki, bilety, wsparcie socjalne dla najbardziej potrzebujących,
• z bieżących środków – bardziej uniwersalne benefity (bony, karty, premia świąteczna),
• plus decyzje organizacyjne – dodatkowy wolny dzień czy skrócenie czasu pracy.

Jeśli chcesz, w kolejnym kroku mogę pomóc Ci przygotować konkretną wersję tego tekstu pod regulamin ZFŚS w Waszej firmie albo osobny „poradnik dla pracowników: jak działają prezenty świąteczne i podatki”, który możesz wrzucić na intranet.

Jeśli firma przekazuje świadczenia byłym pracownikom – emerytom lub rencistom, wchodzi w grę osobne zwolnienie podatkowe z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT.

• Świadczenia pieniężne i rzeczowe otrzymywane przez emerytów i rencistów od byłego pracodawcy, w związku z łączącym ich kiedyś stosunkiem pracy, są zwolnione z PIT do łącznej kwoty 4500 zł rocznie.
• Zwolnienie to nie zależy od źródła finansowania (może to być ZFŚS lub środki obrotowe).

W praktyce mamy więc dwa różne limity:

• dla aktualnych pracowników – limit 1000 zł rocznie dla świadczeń pieniężnych i rzeczowych z ZFŚS (art. 21 ust. 1 pkt 67),
• dla emerytów/rencistów – byłych pracowników – limit 4500 zł rocznie dla świadczeń od byłego pracodawcy (art. 21 ust. 1 pkt 38).

Jeżeli w firmie co roku przygotowujecie np. osobne paczki świąteczne dla emerytów, warto:

• rozdzielić te dwie grupy w dokumentacji,
• monitorować osobno wykorzystanie limitu 4500 zł u emerytów,
• jasno opisać w regulaminie ZFŚS, że emeryci i renciści są jedną z uprawnionych grup.