Elastyczny czas pracy – dla kogo i w jakim trybie?

Wejście w życie z 23 sierpnia 2013 r. ustawy z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych oznacza m.in.

• możliwość wydłużania okresów rozliczeniowych do 12 miesięcy w każdym systemie czasu pracy,
• ruchome rozkłady czasu pracy,
• większa dostępność przerywanego systemu czasu pracy,
• regulacje w zakresie udzielania i odpracowywania wyjść prywatnych pracowników w godzinach pracy oraz
• obowiązek tworzenia harmonogramów czasu pracy.

Jednym z najważniejszych i najbardziej oczekiwanych rozwiązań, jakie będą obowiązywać od 23 sierpnia 2013 r. jest możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego – w każdym systemie czasu pracy. Można to zatem zrobić zarówno w systemie podstawowym, równoważnym czy skróconego tygodnia pracy. Jest jednak warunek – musi to być uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy oraz zachowane być muszą ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Trzeba pamiętać, że o wydłużeniu okresu rozliczeniowego pracodawca nie decyduje sam, ale musi uzyskać zgodę:

• organizacji związkowych (lub, jeśli w zakładzie działa więcej niż jedna organizacja związkowa i nie można osiągnąć porozumienia ze wszystkim, organizacji reprezentatywnej w rozumieniu art. 241^25a Kodeksu pracy) lub
• przedstawicieli pracowników wyłonionych w trybie przyjętym u pracodawcy.

Ustalenia między wskazanymi wyżej stronami należy zawrzeć w porozumieniu, które go kopię trzeba następnie przekazać do właściwego okręgowego inspektora pracy – w terminie 5 dni od zawarcia porozumienia.

Omawiana nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza zupełnie nową instytucję – ruchomy czas pracy, w dwóch wariantach:

• rozkład czasu pracy, przewidujący różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy oraz
• rozkład czasu pracy przewidujący przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

W obu przypadkach ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Stosowanie ruchomego czasu pracy jest możliwe:

• na podstawie porozumienia obejmującego ogół lub wybraną grupę/ grupy pracowników (wówczas porozumienie, podobnie jak przy wydłużaniu okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy, zawiera się z organizacjami związkowymi albo przedstawicielami pracowników albo
• na pisemny wniosek pracownika – nawet jeśli pracodawca nie zawarła porozumienia w tej sprawie z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.

Obecnie system przerywanego czasu pracy jest zarezerwowany dla pracodawców, których pracownicy objęci są układem zbiorowym pracy. Przepisy nie przewidują bowiem innego dopuszczalnego trybu wprowadzenia tego systemu.

Z dniem 23 sierpnia 2013 r. to się zmienia – system przerywanego czasu pracy będzie można wprowadzić także w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy.

W przypadku, gdy nie będzie możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia jego treść z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a Kodeksu pracy.

Od 23 sierpnia 2013 r. pracodawcy nie będą mieli już problemów z udzielaniem pracownikom zwolnień prywatnych w godzinach pracy oraz z rozliczaniem odpracowywania takich wyjść.

Zgodnie bowiem z nowym art. 150 § 2¹ Kodeksu pracy czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Należy jednak pamiętać, że odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Co istotne, na mocy przytoczonego przepisu nie będzie możliwe odpracowanie prywatnego wyjścia pracownika w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy albo w niedzielę lub święto. W takim bowiem przypadku zastosowanie mają przepisy o pracy w dniu wolnym i w niedzielę oraz święto, a nie o pracy w godzinach nadliczbowych. Pracodawca nie będzie mógł zobowiązać pracownika, ani też zgodzić się na jego propozycję, odpracowania np. wyjścia prywatnego ze środy – w wolną sobotę.

W trakcie prac na ustawą nowelizującą Kodeks pracy najwięcej sprzeciwu pracodawców wzbudził przepis nakładający na nich obowiązek sporządzania harmonogramów czasu pracy. Trzeba je sporządzać (w formie papierowej lub elektronicznej) na okresy co najmniej 1-miesięczne (niezależnie od długości okresu rozliczeniowego, obowiązującego w zakładzie) i przekazywać pracowniom na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem okresu objętego tym harmonogramem.

Na szczęście przepisy przewidują szereg zwolnień z tego obowiązku. I tak pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę,
• w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy – w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
• na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady ruchomego czasu pracy lub pracownik ma ustalony indywidualny rozkład czasu pracy.