Udokumentowanie wyższego stażu pracy w trakcie zatrudnienia
Pracowniczy staż pracy, od którego zależy m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego, a w przypadku niektórych pracowników także wysokość dodatku stażowego i prawo do nagrody jubileuszowej, ustala się na podstawie dokumentów dostarczonych przez pracownika. Zdarza się, że pracownik przedkłada kolejne dokumenty jeszcze w trakcie trwania umowy. Jak w takiej sytuacji powinien zachować się pracodawca?
Staż pracy ustala się na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Jednak niedostarczenie przez pracownika w momencie podejmowania zatrudnienia określonych dokumentów nie powoduje, że dane okresy nie będą w ogóle podlegały wliczeniu do stażu pracy. Przedłożenie pracodawcy świadectw pracy i innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia oraz inne okresy , podlegające wliczeniu do stażu pracy na mocy odrębnych przepisów, pełni funkcję dowodową. Oznacza to, że z dniem dostarczenia dodatkowych dokumentów pracodawca musi przeliczyć na nowo staż pracy pracownika.
Trzeba wyrównać świadczenia za co najmniej 3 lata wstecz
Takie przeliczenie zazwyczaj powoduje np. ustalenie wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, przyznanie wyższego dodatku stażowego lub uzyskanie nagrody jubileuszowej. Wszystkie te uprawnienia i świadczenia należą się pracownikowi nie od momentu dostarczenia dokumentów, ale odpowiednio wcześniej – już na podstawie przeliczonego na nowo stażu pracy.
Pracodawca może uwolnić się od obowiązku wypłaty np. wyższego dodatku lub zaległych nagród jubileuszowych za okres wcześniejszy niż 3 lata wstecz. Tyle bowiem wynosi termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.
Wyższy staż pracy to wyższy wymiar urlopu...
Dostarczenie przez pracownika dokumentów potwierdzających okresy podlegające wliczeniu do pracowniczego stażu pracy (np. okres zatrudnienia za granicą) może spowodować wsteczne zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego. W konsekwencji pracownik nabędzie prawo do dodatkowych dni urlopu zaległego, które nie uległy jeszcze przedawnieniu.
Pracodawca zatrudnił pracownika 1 września 2013 r. na czas określony 3 lat. W momencie zatrudnienia pracownik przedstawił pracodawcy dokumenty, z których wynikało, że jego staż pracy wynosi 7 lat i 10 miesięcy (z tytułu nauki, zatrudnienia oraz odbywania stażu z urzędu pracy), pracodawca przyznał mu więc 20 dni urlopu wypoczynkowego w roku. W sierpniu 2015 r. pracownik przedstawił pracodawcy świadectwo pracy dokumentujące 2 lata pracy. Wobec tego pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni już 1 listopada 2013 r. Pracownikowi przysługuje wyrównanie urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata – tj. 2 dni za 2013 r. i 6 dni za 2014 r. W 2015 r. pracownik ma prawo do 26 dni urlopu.
Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne, przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem I kwartału roku następnego [obecnie III kwartału roku następnego – przyp. redakcji], jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38).
...dodatek stażowy...
W świetle zapisów ustawy o pracownikach samorządowych oraz wydanego na jej podstawie rozporządzenia dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi po 5 latach pracy w wysokości wynoszącej 5 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1 proc. za każdy dalszy rok pracy, aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.
Do okresów pracy uprawniających do dodatku za wysługę lat wlicza się bowiem wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Udokumentowanie okresów zatrudnienie oraz innych okresów, które podlegają wliczeniu do stażu, od którego zależy prawo i wysokość dodatku stażowego, leży w interesie pracownika. Warto podkreślić, że pracownik nabywa prawo do dodatku stażowego w dniu upływu okresu, uprawniającego go do dodatku lub dodatku w wyższej wysokości, a nie w dniu udokumentowania tych okresów.
Jeżeli pracownik udokumentuje prawo do wyższego dodatku stażowego (nawet w trakcie zatrudnienia), pracodawca jest zobowiązany do przyznania lub przeliczenia już wypłacanego dodatku, zgodnie z powołanymi wyżej zapisami. Ponadto należy wypłacić pracownikowi wyrównanie dodatku za 3 lata wstecz.
...i nagroda jubileuszowa
W przypadku gdy pracownik uzupełni dokumenty i minie już data, w której nabył prawo do nagrody jubileuszowej określonego stopnia, należy określić, czy doszło do przedawnienia roszczenia. Roszczenie pracownika o wypłatę świadczenia, w tym nagrody jubileuszowej, wygasa po upływie 3 lat od daty, w której stało się wymagalne.
>> Wpływ udokumentowania pracy na roli w trakcie trwającego zatrudnienia na prawo do nagrody jubileuszowej
>> Prawo do nagrody jubileuszowej nauczyciela, który w trakcie zatrudnienia przedstawił dodatkowe dokumenty
Pracownik zatrudniony w zakładzie budżetowym od 6 października 2014 r. udokumentował 25 lat i 5 miesięcy poprzednich okresów zatrudnienia (w tym 1 rok pobierania zasiłku dla bezrobotnych). We wrześniu 2015 r. pracownik przedstawił dodatkowo świadectwo pracy za okres od 1 lutego 2005 r do 31 marca 2015 r., tj. 10 lat i 2 miesiące. Po zsumowaniu zakończonych okresów zatrudnienia oraz stażu w zakładzie ogólny staż pracy tego pracownika na 1 września 2015 r. wynosi 36 lat i 7 miesięcy. Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi nagrodę za 35 lat pracy – nie minął jeszcze bowiem termin przedawnienia. Kolejną nagrodę pracownik otrzyma w dniu osiągnięcia 40-letniego stażu pracy, tj. za 3 lata i 5 miesięcy.
Gdyby pracodawca nie podniósł zarzutu przedawnienia, byłby zobowiązany do wypłaty pracownikowi także nagrody jubileuszowej za 30 lat pracy.
