Narzędzia:
Zatrudniamy pracownika samorządowego zatrudnionego po raz pierwszy na stanowisku urzędniczym. Pracownik ten zobowiązany był do odbycia służby przygotowawczej zakończonej egzaminem. Proszę o informację, czy dokumenty tj. zaświadczenie o zdaniu egzaminu i związane ze złożeniem ślubowania należy przechowywać w aktach osobowych?
Proszę o informację, czy w aktach osobowych powinniśmy przechowywać oświadczenie pracownika zawierające jego zgodę na przekazanie danych podmiotowi medycznemu, w celach związanych z objęciem pracownika opieką zdrowotną (pakiet medyczny)?
Z porady dowiesz się m.in.:
Pracodawca zakończył działalność produkcyjną w 2012 roku i wtedy też rozwiązał stosunek pracy z wszystkimi pracownikami. Działalność zlikwidował ostatecznie w 2018 r., a posiadaną dokumentację kadrową przechowuje w domu w odpowiednich warunkach. Czy pracodawca ten musi informować pracowników o okresie przechowywania akt i terminie ich likwidacji?
Pracownik, zatrudniony od 8 sierpnia 1994 r. do 26 kwietnia 2019 r. właśnie przechodzi na emeryturę. W trakcie zatrudnienia zajmował różne stanowiska. Co powinno się wpisać w pkt 3 świadectwa pracy, jeśli w poniżej wskazanym przedziale zajmował 2 stanowiska? Czy powinno się ująć tylko wiodące stanowisko, czy też wpisać oba? Co z wymiarem zatrudnienia? Dodatkowe zadania wykonywały były w ramach oddzielnej umowy o pracę dla danego stanowiska.
Pracownik pracował od 1 sierpnia 1983 r. do 29 lutego 1984 r. na 1/2 etatu. Nie otrzymał świadectwa pracy, a obecnie domaga jego wydania. Nie znalazłam w archiwum akt osobowych tego pracownika. Czy jest możliwość wydania (i w jakiej formie) potwierdzenia, że pracownik był zatrudniony w naszym zakładzie, aby np. ZUS mógł zaliczyć ten staż pracy? Dodam, że wcześniej zostało wydane zaświadczenie na podstawie listy płac.
Czy zatrudniając ponownie pracownika, który już wcześniej był zatrudniony w firmie, należy w części A akt osobowych wpiąć orzeczenia lekarskie z wcześniejszego zatrudnienia? Czy badanie psychologiczne, które jest jeszcze aktualne, możemy również wpiąć do nowych akt osobowych?
Moje pytanie dotyczy notatek służbowych. Chodzi o notatki o nieprzestrzeganiu przez pracowników podstawowych obowiązków, np. „pracownik nie przyszedł dzisiaj do pracy”, „pracownik odmówił wykonania powierzonego mu zadania". Czy można takie notatki składać w aktach osobowych – w części B? Wiążą się one np. z potrzebą potwierdzenia nieobecności pracownika w pracy albo jako późniejszy materiał dowodowy, dokumentujący przyczyny, dla których pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie.
Nowe przepisy umożliwiają pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Skrócony zostanie również okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat.
Skrócenie z 50 do 10 lat czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz możliwość prowadzenia ich w formie elektronicznej – przewidują przyjęte już przez Senat przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Sejm przyjął projekt ustawy, która skróci okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat oraz wprowadzi możliwość prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji w formie elektronicznej. Wprowadzenie zmian planowane jest na 1 stycznia 2019 r.
Powstał u nas problem z wystawieniem zaległych świadectw pracy (chodzi o umowy, w stosunku do których termin wydania mijał 30 czerwca 2017 r.). Proszę o informację, czy trzeba było wystawiać świadectwa pracy w przypadku wielu umów terminowych zawieranych z tym samym pracownikiem na następujące po sobie okresy, jeżeli stosunek pracy nadal trwa? Co w przypadku umów zakończonych przed kilkoma laty? Czy za takie umowy też trzeba wystawić świadectwa pracy? I kto powinien je wystawić, gdy pracownicy zostali przejęci w trybie art. 23[1] kp (przejście zakładu pracy).
Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zakładający skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizację. Nowe rozwiązania mają przyczynić się do zmniejszenia obciążeń pracodawców. Powinny zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.
Rząd zajmie się projektem ustawy, który przewiduje skrócenie okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz możliwość wyboru przez pracodawców elektronicznej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Propozycje te stanowią element – przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju – pakietu „100 zmian dla firm”.
Pracownik na własną prośbę, za porozumieniem stron, rozwiązał umowę o pracę z dniem 31 października (umowa była zawarta na czas nieokreślony, trwała ponad 3 lata). Jednakże już od 7 listopada br. ponownie zawarliśmy z nim umowę o pracę na czas nieokreślony. Czy wszystkie dokumenty pracownika przechowujemy w jednej teczce osobowej, tj. ze starej i nowej umowy? Czy też należałoby starą umowę przenieść do archiwum, a dla kolejnej – założyć nową teczkę?
W części B akt osobowych zamieszczony został zakres czynności pracownika podpisany z dniem 31 stycznia 2006 r. Po pięciu latach doszedł do niego aneks. I tu pojawia się problem, gdyż aneks ten dopięłam do wcześniej umieszczonego zakresu czynności pod tą samą pozycją – w określeniu aktu podając „Zakres obowiązków + Aneks 2011”. Czy to jest wielki błąd? Zaznaczam, że wszystkie dokumenty pod tymi numerami się znajdują. Wydawało mi się wówczas, że taki sposób uporządkowania dokumentów będzie bardziej czytelny.
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas