Wycofanie środków PPK, dokumenty PPK i inne pytania – wątpliwości z praktyki
Załóżmy, że pracownik przynosi pracodawcy dokument, który powinien trafić bezpośrednio do instytucji finansowej? Czy musimy go przekazać? Jakie są obowiązki, gdy niewielu pracowników zgłosiło się do PPK? Co robić gdy pracownik ma obniżoną wpłatę podstawową, a jednocześnie otrzyma premię w jednym miesiącu? Czy pracodawca ma prawo wiedzieć o wycofywaniu środków z PPK przez pracownika? Sprawdź odpowiedzi.
Obecnie zbliżamy się do na etapu finalizacji wdrożenia PPK w ramach IV kohorty pracodawców. Do 26 marca sektora publiczny ma obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Po tym terminie jednostki sektora które nie zawrą tej umowy, powinny się liczyć z ryzykiem otrzymania kary grzywny do 1.5% budżetu wynagrodzeń za 2020 rok. Natomiast do 10 kwietnia jednostki sektora publicznego będą zawierały umowę o prowadzenie PPK. Najmniejsi pracodawcy w ramach sektora prywatnego będą zawierali umowy odpowiednio do 23 kwietnia 2021 roku i 10 maja 2021 roku.
Tymczasem wciąż wychodzą wątpliwości związane z PPK w mniejszych podmiotach. Poniżej przedstawiamy kolejne 6 przypadków.
1. Obniżenie wpłaty podstawowej a wypłata premii w tym samym miesiącu
Pytanie: Pracodawca wypłacił uczestnikowi PPK wynagrodzenie w wysokości 3.000 zł 8 marca 2021 roku. Uczestnik ten korzysta z obniżenia wpłaty podstawowej (w jego przypadku jest ona równa 1%), bowiem osiąga wynagrodzenie ze wszystkich źródeł niższe niż 120% minimalnego wynagrodzenia. W dniu 20 marca otrzymał nagrodę w wysokości 500 zł. W 2021 roku limit uprawniający do obniżenia wpłaty podstawowej wynosi 3360 zł. Jak ma postąpić pracodawca?
W takiej sytuacji obowiązkiem pracodawcy będzie dokonanie wyrównania i potrącenia pełnej wpłaty do PPK w wysokości 2% od całej kwoty wynagrodzenia. A zatem, potrąca się:
- 2% wpłatę podstawową z nagrody (czyli 10 zł) a także
- różnice z wynagrodzenia zasadniczego (3000 zł), czyli dodatkowe 30 zł.
Oznacza to, że jego nagroda zmniejszy się o 40 zł netto a nie 10 zł netto, jakby to miało miejsce w przypadku jednoprocentowej wpłaty podstawowej bez przekroczenia limitu.
Pracodawca w każdym miesiącu musi dokładnie pilnować i weryfikować czy wpłata została potrącona w prawidłowej wysokości. Potrąconą wpłatę należy przekazać do 15 kwietnia do instytucji finansowej prowadzącej PPK.
2. Niewielu pracowników zgłosiło się do PPK – jakie są obowiązki pracodawcy?
Pytanie: W ramach mojej jednostki sektora finansów publicznych przygotowujemy się do wdrożenia PPK. Na ten moment tylko 5 z 45 pracowników wyraziło chęć uczestnictwa w PPK (zatrudniam zarówno osoby wieku 18 – 54 lata jak i osoby w wieku 55-69 lat). Czy mimo tak małej liczby muszę wdrożyć PPK? Jedna z tych osób która wyraziła chęć uczestnictwa ma 58 lat, pozostałe mniej niż 50.
Pracodawca publiczny lub prywatny (ale z wyjątkiem mikroprzedsiębiorcy) bez względu na to ile osób zdecyduje się na uczestnictwo w PPK będzie miał obowiązek terminowego zawarcia umowy o zarządzanie PPK (w przypadku jednostki sektora finansów publicznych terminy to: 26 marca i 10 kwietnia).
Osoby w wieku 18-54 lata nie muszą w żaden sposób informować pracodawcy, że chcą zostać w PPK. Pracodawca musi zapisać je automatycznie do PPK – o ile nie wyrażą chęci rezygnacji która należy złożyć w formie pisemnej na wzorze z rozporządzenia. Co więcej pracodawca nie powinien pytać tych pracowników czy będą chcieli uczestniczyć w PPK, gdyż może to zostać uznane za zniechęcanie do uczestnictwa w PPK za co można otrzymać karę grzywny.
Pracodawca powinien jedynie poinformować pracowników w wieku 55-69 lat o tym, że mogą zapisać się do PPK (tak jak to zrobił wspomniany pracownik w wieku 58 lat).
3. Pracownik składa pracodawcy dokumenty dotyczące PPK, zamiast przekazać je bezpośrednio do instytucji finansowej
Pytanie: Co w sytuacji, gdy pracownik złoży pracodawcy oświadczenie, które powinien złożyć bezpośrednio do instytucji finansowej prowadzącej PPK (np. wniosek o wypłatę 25% środków uczestnika w przypadku poważnego zachorowania albo wniosek o wypłatę transferową)? Czy pracodawca mimo wszystko powinien takie dokumenty przyjmować i przekazywać do instytucji finansowej?
Nie. Pracodawca nie powinien przyjmować dokumentów które zgodnie z ustawą o PPK (i umową o zarządzanie) uczestnik PPK powinien przekazywać bezpośrednio do instytucji finansowej. Pracodawca musi naliczać i odprowadzać wpłaty do PPK, i realizować obowiązki związanych z zapisywaniem nowych uczestników do PPK. Nie realizuje natomiast wszelkich innych usług, niezwiązanych z bieżącą obsługą PPK.
Po pierwsze pracodawca nie powinien przyjmować zadań dodatkowych. Po drugie, nie ma podstawy prawnej do przetwarzania danych wrażliwych jak w przypadku wniosku o dokonanie wypłaty w przypadku poważnego zachorowania. W takim przypadku należy więc powiadomić pracownika, że takie dyspozycje należy składać bezpośrednio do instytucji finansowej a nie do pracodawcy. W zależności od instytucji finansowej, pracownik będzie mógł taką dyspozycje złożyć online albo w placówce stacjonarnej. Wyjątek stanowi wypłata transferowa o które mowa w art 19 ustawy o PPK.
4. Pracownik kończy 55 lat przed lub po zawarciu umowy o prowadzenie PPK
Pytanie: Zamierzam zawrzeć umowę o prowadzenie PPK 8 kwietnia 2021 roku. Załóżmy, że jeden pracownik 7 kwietnia kończy 55 lat a drugi osiąga ten wiek 9 kwietnia. Czy takie osoby zapisuję do PPK automatycznie czy na wniosek?
Zawsze kluczowy jest dzień zawarcia umowy i w tym dniu pracodawca ma obowiązek zweryfikowania czy dana osoba jest zapisywana do PPK automatycznie czy na swój wniosek. Nie ma znaczenia czy jest to pierwsza umowa (tworzenie PPK) czy zapisywanie nowego pracownika.
W tym przypadku osoba która 55 urodziny będzie obchodziła w dniu 7 kwietnia, czyli na dzień przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK, pracodawca nie może już takiej osoby zapisać automatycznie, ale musi ją poinformować o możliwości uczestnictwa w PPK.
Natomiast osoba obchodząca 55 urodziny 9 kwietnia czyli dzień po zawarciu umowy o prowadzenie PPK będzie musiała zostać zapisana do PPK automatycznie chyba, że złoży deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK przed tym dniem.
5. Czy pracodawca ma prawo wiedzieć o wycofywaniu środków z PPK?
Pytanie: Zatrudniam osobę w wieku 62 lat. Zgodnie ustawą o PPK, taka osoba może już rozpocząć wycofywanie środków z PPK. Jak mogę się dowiedzieć, że takie wycofywanie już rozpoczęło się? Czy powinienem o to pytać tego pracownika?
Informacje o rozpoczęciu wypłaty środków przez uczestnika PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia będzie musiała przekazać instytucja finansowa. Pracodawca powinien otrzymać taką informację w ciągu 3 dni licząc od dnia złożenia przez pracownika wniosku o wypłatę środków. Od momentu kiedy pracodawca uzyska taką informację zaprzestaje finansowania wpłat do PPK (wpłaty własnej i wpłaty od uczestnika).
Pracodawca nie powinien pytać uczestnika PPK czy rozpoczął już wycofywanie środków. Dopóki nie otrzyma informacji z instytucji finansowej powinien bez żadnych zmian finansować wpłaty do PPK, zakładając że uczestnik nadal akumuluje środki w PPK i nie rozpoczął jeszcze ich wycofywania. Należy pamiętać, że uczestnik PPK o ile „wejdzie do PPK” przed osiągnięciem 70 roku życia, może aktywnie uczestniczyć bez żadnych ograniczeń wiekowych, a pracodawca nadal finansuje wpłatę za takiego uczestnika.
Kiedy wycofanie środków oznacza jednocześnie rezygnację z dalszych wpłat?
Wycofywanie środków po osiągnięciu 60. roku życia (np. w modelu 25% jednorazowo + 75% w co najmniej 120 miesięcznych ratach) oznacza, że pracodawca zaprzestaje comiesięcznego finansowania wpłat do PPK.
Jeżeli natomiast osoba poniżej 60. roku życia rozpocznie wycofanie środków np. w ramach poważnego zachorowania albo wypłaty na cele mieszkaniowe, a nawet w ramach zwrotu, to nie oznacza, że pracodawca zaprzestaje finansowania comiesięcznego wpłat. Jeżeli taki uczestnik PPK nie chce żeby pracodawca dokonywał comiesięcznych pobrań wpłat do PPK musi dodatkowo złożyć deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat (art. 23 ustawy o PPK).
Oskar Sobolewski
