Czas wolny za nadgodziny - o czym musi pamiętać pracodawca?

Jednym ze sposobów rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych jest udzielenie czasu wolnego:

• na wniosek pracownika lub
• bez takiego wniosku (z inicjatywy pracodawcy).

Z kolei przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy następuje z upływem okresu rozliczeniowego, co uniemożliwia rekompensowanie takiej pracy czasem wolnym. W przypadku godzin nadliczbowych średniotygodniowych jedyną formą rekompensaty jest wypłacenie wynagrodzenia wraz z dodatkiem.

W przypadku rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych na pisemny wniosek pracownika pracodawca udziela czasu wolnego w tym samym wymiarze czasu pracy (w proporcji 1:1, czyli 1 godzina wolna za 1 godzinę nadliczbową).

Co musi zawierać wniosek pracownika?

Wniosek pracownika o odbiór czasu wolnego powinien zawierać:

• datę wystąpienia godzin nadliczbowych,
• ich liczbę oraz
• datę udzielenia czasu wolnego w zamian za nadgodziny.

W przypadku gdy pracownik nie wskaże we wniosku:

• za które nadgodziny wnioskuje o czas wolny - po akceptacji wniosku pracownika - pracodawca powinien pomniejszyć pulę nadgodzin z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy, o liczbę wnioskowanych przez pracownika godzin (i udzielić czasu wolnego w terminie wnioskowanym przez pracownika);
• terminu, w którym chciałby odebrać czas wolny za godziny nadliczbowe, należy poprosić go o ponowne sporządzenie wniosku z precyzyjnym wskazaniem terminu, samodzielny wybór terminu rekompensaty nadgodzin czasem wolnym przez pracodawcę może być uznany przez pracownika za przymus i stać się powodem skargi do inspektora pracy.

Pracodawca może ograniczyć czas odbioru nadgodzin…

…i wyznaczyć pracownikom składającym wnioski o odbiór czasu wolnego za godziny nadliczbowe dodatkowe warunki, które powinny być uwzględnione w tych wnioskach. Przykładowo, może wskazać, że:

• odbiór czasu wolnego za nadgodziny jest niemożliwy w określone godziny, dni, tygodnie czy miesiące,
• pracownik może odebrać czas wolny jedynie poprzez zwolnienie się z części dnia pracy, nie więcej jednak niż z 2 godzin dziennie.

We wniosku pracownika musi być dokładna data

Regułą w prawie pracy jest, aby wnioski o odbiór czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych precyzyjnie wskazywały zarówno przepracowane godziny nadliczbowe, które pracownik chce rekompensować czasem wolnym od pracy, jak i terminy ich odbioru. Im bardziej precyzyjny wniosek pracownika, tym mniejsze niebezpieczeństwo sporu.

Zdarza się jednak, że strony ustalają terminy odbioru czasu wolnego jedynie w przybliżeniu, np. wskazując miesiąc odbioru, porę roku czy kwartał. Przepisy powszechnie obowiązujące nie przeszkadzają takim praktykom. Jest to zatem prawnie dopuszczalne. Z działalności nadzorczo-kontrolnej inspektorów pracy wynika, że kontrolerzy dopuszczają tak sporządzane wnioski.

Należy tylko pamiętać o tym, że wniosek sporządzony „w przybliżeniu” zobowiązuje strony do ponownego, precyzyjnego ustalenia daty odbioru. Najlepiej będzie, jeśli pracownik złoży później ponowny wniosek, konkretyzując termin odbioru czasu wolnego.

Wniosek pracownika nie wiąże pracodawcy

Co do zasady, pracodawca nie ma obowiązku zgadzać się na wniosek pracownika o rekompensatę nadgodzin czasem wolnym. Może więc całkiem odmówić takiego sposobu rekompensaty lub poprosić pracownika o wskazanie innego terminu. Wniosek pracownika trzeba odebrać i zaakceptować przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. W przeciwnym wypadku pracodawca ma obowiązek zrekompensować pracę nadliczbową przez wypłatę wynagrodzenia wraz z dodatkiem.

Brak wniosku pracownika przy jednoczesnym braku odpowiedniego wynagrodzenia za nadgodziny w terminie jego płatności może być, w razie kontroli, potraktowany jako niewypłacenie pracownikowi należnego wynagrodzenia.

Rozwiązanie umowy przed odebraniem wolnego - co wtedy?

Jeżeli z powodu wcześniejszego rozwiązania umowy odbiór czasu wolnego we wnioskowanym terminie nie będzie możliwy, pracodawca musi zapłacić pracownikowi wynagrodzenie wraz z dodatkiem. Będzie jednak zwolniony z tego obowiązku, jeśli wraz z pracownikiem ustali inny termin odbioru czasu wolnego, jeszcze przed rozwiązaniem umowy - np. w okresie wypowiedzenia.

Drugi termin odbioru wolnego za nadgodziny powinien być ustalony w podobnym trybie jak termin pierwotny (tzn. poprzez złożenie przez pracownika wniosku wskazującego termin odbioru nadgodzin i akceptację tego wniosku przez pracodawcę).

Udzielając czasu wolnego za godziny nadliczbowe bez wniosku pracownika, pracodawca musi oddać czas wolny w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (w proporcji 1:1,5, czyli 1,5 godziny wolnej za 1 godzinę nadliczbową).

Poza tym rekompensata bez wniosku pracownika musi zostać zrealizowana tylko i wyłącznie w tym okresie rozliczeniowym, w którym powstały godziny nadliczbowe.

W przypadku gdy godziny nadliczbowe powstały na tyle późno, że nie ma możliwości odebrania dnia wolnego w danym okresie rozliczeniowym, a pracownik nie składa wniosku o odbiór nadgodzin, pracodawcy pozostaje jedynie wypłata wynagrodzenia wraz z dodatkiem.

Nie ma przeszkód, aby pracownik złożył wniosek o rekompensatę czasem wolnym jedynie kilku godzin, które przepracował nadliczbowo. Natomiast reszta czasu wolnego może zostać udzielona bez jego wniosku, w wymiarze o połowę większym niż pozostała liczba godzin nadliczbowych.

Nie ma również przeszkód, aby na wniosek pracownika zrekompensować czasem wolnym kilka godzin nadliczbowych, a za pozostałe wypłacić wynagrodzenie ze stosownym dodatkiem.

Rekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym zwalnia pracodawcę z obowiązku płacenia dodatków. Również za czas wolny udzielony w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych na swój wniosek pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Podobnie będzie wyglądało ustalenie wynagrodzenia za pracę w sytuacji, gdy rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych czasem wolnym odbywa się bez wniosku pracownika w proporcji 1 godzina nadliczbowa - 1,5 godziny czasu wolnego. Jedyną różnicą jest konieczność ustalenia wynagrodzenia za pracę, również za pół godziny w zwiększonej proporcji. Taka rekompensata nie może pomniejszać pracownikowi wynagrodzenia za pracę.