Zmiana rozkładu (grafika, harmonogramu) czasu pracy pracowników

Rozkład czasu pracy (harmonogram, grafik) powinien być ustalany na cały okres rozliczeniowy albo na jego część obejmującą co najmniej 1 miesiąc i podany do wiadomości pracowników najpóźniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu objętego tym rozkładem. Przepisy nie precyzują, czy można go później zmienić (i ewentualnie w jakich okolicznościach). Przyjmuje się jednak, że w niektórych przypadkach jest to możliwe.

Zmiana harmonogramu w trakcie bieżącego okresu rozliczeniowego jest możliwa z powodu nagłej, niemożliwej do przewidzenia nieobecności innego pracownika. A zatem wtedy gdy trzeba szybko zorganizować zastępstwo, ponieważ inny pracownik np. zachorował, wziął urlop na żądanie albo został zwolniony (zwolnił się) z pracy. Jeśli te okoliczności nie były znane już w momencie tworzenia harmonogramu, mogą być powodem do jego zmiany.

Więcej kontrowersji budzi możliwość zmiany bieżącego harmonogramu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, np. nieplanowanej wcześniej dostawy, wzrostu zamówień, którego nie dało się przewidzieć w momencie tworzenia grafiku itp.

Z jednej strony żaden przepis tego nie zabrania. Z drugiej jednak są to sytuacje, które uzasadniają polecenie godzin nadliczbowych. A skoro tak, to zmiana rozkładu byłaby obejściem przepisów o polecaniu nadgodzin i pozbawieniem pracownika ich rekompensaty. Tym bardziej że pracownikowi zwykle trudno obsłużyć np. znacznie większą liczbę zamówień w tym samym czasie, bez wypracowywania nadgodzin.

Dlatego zmiany harmonogramu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, ze względu na działanie na niekorzyść pracownika (pozbawienie go ewentualnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe) należy uznać za niedopuszczalne. Podobnie będzie gdy okaże się, że pracodawca potrzebuje mniej pracy, niż początkowo planował (np. ważny klient nagle zrezygnuje z usług firmy itd.). Również wtedy zmiana harmonogramu nie będzie możliwa, ponieważ pozbawiłaby pracownika wynagrodzenia przestojowego.

Zmiana rozkładu czasu pracy pracowników wymaga takiego samego trybu jak jego ustanowienie. W przypadku gdy rozkład wprowadzono na stałe w regulaminie pracy, jego zmiana jest możliwa dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Natomiast w przypadku, gdy pracodawca sporządza rozkład czasu pracy danego pracownika, o którym mowa w art. 129 § 3 Kodeksu pracy, jego zmiana powinna być podana do wiadomości pracownika w terminie określonym w aktach wewnątrzzakładowych. Termin ten może być krótszy od wskazanego w przepisach tygodniowego terminu na podanie do wiadomości pracowników nowych rozkładów czasu pracy lecz powinien być na tyle długi aby pracodawca miał pewność, że pracownicy zapoznali się z nowymi rozkładami.