Roboczy grafik czasu pracy w długich okresach rozliczeniowych

Długi okres rozliczeniowy jest dla pracodawcy korzystny, ponieważ można zaplanować więcej pracy w miesiącach, w których zapotrzebowanie na nią jest większe i odpowiednio mniej w innych okresach.

Najczęściej trudno jest jednak pracodawcy ustalić szczegółowy okres, np. na 6 miesięcy do przodu. Dlatego wystarczy, że sporządza miesięczne rozkłady cząstkowe. Dzięki temu łatwiej mu uniknąć konieczności ich zmiany już w trakcie ich obowiązywania (zwłaszcza że niektórzy specjaliści uważają, iż zmiana ta jest możliwa tylko w przypadkach niezależnych od pracodawcy, jak np. z powodu choroby innego pracownika itp.).

Jednak nawet w przypadku gdy pracodawca ustala miesięczne rozkłady cząstkowe, powinien mniej więcej pilnować czasu pracy w całym okresie rozliczeniowym. Chodzi np. o to, aby w pierwszych miesiącach okresu rozliczeniowego:

• nie zaplanować zbyt dużo pracy (tak, aby potem dało się zrekompensować ją odpowiednim czasem wolnym),

• nie zaplanować zbyt mało pracy (podczas gdy możliwości były większe).

Należy również na bieżąco śledzić liczbę dni wolnych, aby w ramach okresu rozliczeniowego zachować przeciętnie 5-dniowy czas pracy, okresy odpoczynku, zwłaszcza tygodniowego i co najmniej raz na 4 tygodnie niedzielę kalendarzową wolną od pracy.

Dobrym rozwiązaniem może być prowadzenie – oprócz rozkładów cząstkowych – także jednego zbiorczego, roboczego rozkładu na dany okres rozliczeniowy. Pozwala on kontrolować i przewidywać przyszły czas pracy. Jednocześnie nie jest oficjalnie ogłaszany jako obowiązujący. Dzięki temu można go na bieżąco i z dowolnych powodów modyfikować w trakcie okresu rozliczeniowego (z tym że nie można zupełnie dowolnie zmieniać tej części rozkładu, która już jest ogłoszona). Byłby on więc do wewnętrznego użytku kadr czy ewentualnie kierowników działów.

Kolejną korzyścią takiego roboczego rozkładu jest fakt, że nie musi on szczegółowo wskazywać całego czasu pracy danego pracownika. Można więc np. na przyszłe miesiące zaplanować mu tylko dni pracy i dni wolne, nie precyzując jeszcze godzin pracy.

Wiążący jest jedynie rozkład przekazany pracownikom i to on podlega ewentualnej kontroli PIP. Natomiast rozkład roboczy stanowi rodzaj brudnopisu. Nie powinien być więc przekazywany pracownikom, aby nie było wątpliwości, który jest obowiązujący i by PIP nie robił problemów z powodu tworzenia podwójnej dokumentacji.

Dobrym sposobem, który pozwoli uniknąć dublowania pracy, jest sporządzenie dużego, roboczego rozkładu, a następnie ogłaszanie poszczególnych jego części jako obowiązujące rozkłady cząstkowe – na każdy kolejny miesiąc kalendarzowy. Przed ogłoszeniem każdego kolejnego odcinka można jeszcze wprowadzać dowolne korekty w rozkładzie.